哈佛管理技能培训教程 全集-第218章
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不论你是否诉诸会议前的疏通（当然希望你能尽量做到！），在会议中，一旦由你提出新观念，则千万不要在言辞上威胁到利害攸关的人士。譬如就上述的广告媒体的变动与产品新配方的引进的两个实例来说，你的发言最好能够接近下列的方式以便减少抗拒：
“将广告媒体由目前的报纸改为电视，不但可令我们的品牌更广泛地为消费大众熟知，而且广告的单位成本也可因而减低。这一点，广告科的各位先生知道得比我更加清楚……。”
“关于引进新配方的好处，我事先曾经跟研究发展部门的先生们请教过，他们早已注视这个问题，而且认为潜在的好处可不小……。”
谋求沟通方法
在会议场合内，有不少满腹经验的人因表达不得其法，致使其意见无从表达，更不用说被重视或采纳！在大多数人皆不善于表达意见的现状下，假如你能按下面三个步骤提出你的意见，则它被听取的机会必然加大：
以精简而肯定的措辞说出你的意见。
（2）提出几点具体而充分的理由来证明你的意见的正确性。
（3）重复述说你的意见。
以上三个步骤即是一般所谓的三段式的意见表达方式，亦即
（1）意见（2）证明（3）意见的复述。
举例说明：
“我确信产品A可以大量推出。”（1）
“因为头两个月的试销情况较预期高出25％，“而且多数的营业代表都看好。”（2）
“因此，我确信产品A可以大量推出。”（3）
会议场合中的沟通媒体除了有声的语言之外，无声的语言——诸如仪容、姿态、手势、眼神、面部表情等。仍然扮演相当重要的角色。现将值得特别留意者简述如下：
（1）仪容要整洁。蓬头垢面者通常得不到与会者的好感。飞机驾驶员之所以讨人喜欢及受人尊敬，恐怕跟其仪容整洁有密切的关系。
（2）准时或提早抵达会场。时间的掌握也是一种无声的语言。开会迟到的这种行为所显示的信息可能是：你不重视这场会议、你故意摆架子、你不理会会场将因你的迟到而受干扰、你不介意浪费其他与会者的时间……等等。开会迟到的另一种弊端，便是前文所说的丧失选择良好座位的机会。
（3）避免穿着奇装异服。服饰是一种符号，也是一种无声的语言。当你穿的衣服或是身上所配带的装饰品太奇特或太耀眼时，与会者的注意力将集中在你的衣服与配件上，而不会凝神谛听你所说的话语。因此，为稳妥起见，你的穿戴应尽量趋于保守。
（4）留意坐姿。最理想的坐姿是脊椎骨挺直但却不僵硬，因为只有这样，你才能在松驰状态下维持警觉性。
（5）两眼正视。跟别人对话时最忌讳的便是两眼闪缩，或是斜眼看人，因为这足以令人对你的动机或品格产生不良的评价。同样忌讳的是，以求情的眼光看人，因为这样做足以削弱你说话的份量。
（6）借手势或物品引起注意并强调自身的观点。以手势配合说话的内容，可以令听众印象深刻。手势的大小视你所想强调的内容而定。谈细节的时候，手势要小；谈大事时，手势要加大。运用手势时，你必须考虑周围实体环境的大小。外界的空间愈大时，手势可愈夸张；外界的空间愈小时，手势应愈收敛。为强调你的意见而以物件作为道具是一种良好的举措。
重视活用数据
我们生活在数字的世界里，我们每天所见、所闻与所思的一切，几乎没有不涉及数字的。基于此，我们对数字或多或少均产生麻木或厌烦的感觉。其实，这样的感觉是很自然的，因为数字只是代表事实的一种符号，而非事实本身。在会议中运用数字时，希望你能留意下面两个要领：
（1）除非必要，否则不要随便提出数字。当你抛出的数字过多，不但令听众感到纳闷而关闭心扉，而且也会令听众觉得你没人情味，因为你所关心的只是冷漠的数字。
（2）要设法为枯燥的数字注入生命，这即是说，要让数字所代表的事实，能成为一般人生活经验中的一部分。只有这样，人们对数字才感到亲切，也才能产生兴趣。举例来说，下面的第（1）种数字陈述方式若能改为第（2）种陈述方式则其影响力将显著加大：
（1）“假如各位接纳我的提议，则公司每个月至少能节省67453750元的开支！”
（2）“假如各位接纳我的提议，则公司每个月至少能节省67453750元的开支！从另一个角度来说，倘若这项节省下来的开支，能以加薪的方式平均分配给公司的每一成员，则每一个人每一个月的工资将增加3500元！”
七、树立良好形象
你时时刻刻都须要留意自己在他人心目中的形象，因为好的形象对你在会议中的所作所为足以产生莫大的助力，坏的形象则足以令你在会议中处处受钳制。下面是一些有助于你塑造及维护良好形象的参考事项：
人们总是喜欢诚实的人，以及以公平态度待人的人。
（2）听众所渴望听到的是事实，因此对那些夸夸其谈、自命不凡的人极度反感。
（3）人们都不喜欢不愿倾听他人意见的人。
（4）一般人对情绪激动的人的判断力，通常欠缺信心。（5）人们对于态度冷静、善于逻辑推理的人的判断力，均寄以信心。
（6）人们对富于想象力与创造力的人均产生好感。但是，当一个人的想象力与创造力超越了听众所能理解或想象的范围，则该想象力与创造力将很容易被视为荒谬。天才与白痴毕竟只是一线之隔！
（7）在会议中最令人讨厌的两种人大概是：喜欢打断别人的话的人，以及喋喋不休的人。
八、保持积极态度
在一般会议中，我们经常面临的是消极的气氛——包括消极的表情、消极的情绪、消极的话语、消极的反应等。在消极的气氛笼罩下，你若能注入积极的言词与积极的态度，你将成为严寒中的一股暖流，并成为与会者心灵寄托的所在。下一次再参与会议，请参照下列诸种要领行事，你将获取不同凡响的良好结果：
（1）从积极的角度看问题——将那些只以产生不良后遗症的消极性意念，扭转为积极性意念。例如将“这一百万元的投资当中有一半肯定要泡汤！”扭转为“这一百万元的投资当中有一半肯定会带来效益！”。
（2）倾听那些足以蒙蔽真象的泄气话，并设法解开迷雾。
（3）削弱会议中所面临的问题的难度——设法先帮助解决较简单的问题，以增进与会者对解决困难问题的信心。
（4）自告奋勇地承担工作，这对减轻与会者的精神负担与实质负担均有帮助。
（5）当其他与会者强调困境之际，你则设法提供解决方案。
（6）对提供良好的意见或解决途径的其他与会者，表达你个人的激赏。
（7）面对棘手的问题时，应讲求实际，而不应悲观。
（8）鼓励与会者积极进取。
九、协助控制会场
不具实效的会议最容易令与会者产生反感。当你被邀参与一个几乎可以断定是无效的会议时，你有三种途径可以选择：
（1）避免参与这样的会议；
（2）参与这样的会议，但是采取消极的态度抵制（如拒绝发言），或是采取积极的态度反抗（如故意捣蛋或指责主席）；
（3）帮助主席控制会场，以令会议富于实效。在以上三个途径之中，除了在若干情况下可以采取第一途径之外，应该以选择第三途径为上策。与会者怎样才能协助主席增进会议的实效呢？以下是一些具体的建议：
（1）千万要自律，切莫为主席制造难题。这至少包括：不要与邻座交头接耳；除非特别紧要的事情，否则不要中途离席；不要与主席或其他与会者争论；不要意气用事；不要在会议中从事与会议无关的工作。
（2）假如与会者之间发生争论，则主动介入，并设法令争论的每一方皆能理解对方的观点。
（3）倘若有人垄断会议，则主动提出自己的意见，或鼓励其他与会者发表意见，以打破垄断局面。
（4）如果讨论的内容偏离主题，则设法提醒与会者有关会议的目标及问题的焦点，以便将与会者的注意力拉回正轨。
核对会议清单
人员配备条件：
销售经理：充当主持会议的高级职员和会议的主人，负有经营管理会议及掌握会议的双层责任；负责全面综合监督。但行政、事务、登记并与大会登记人员直接联络等具体责任则分别委托下列三位副主持人负担：
活动计划主持人：受销售经理委托，负责活动计划内容、会议日程和材料、联系并安排发言人、特殊出版物和其他活动计划事项。
设施主持人：受销售经理委托，负责全部物质安排，包括与会址管理部门的磋商、联络和配合，准备和维护会议场所，并对有关会议的一切特殊设备、材料和供应品进行订购、运输安置、保养和处置等工作。
特殊事项主持人：受销售经理委托，负责计划、组织和监督与会议有关但从属于会议的社交活动，包括正式宴会、体育比赛项目、观光、为配偶和儿童准备的活动及其它活动。
公共关系管理人：负责协助登记、促销和宣传以及与新闻界的联系。
第一阶段（会前数月）：
（1）规定明确的目标和“主题”。
（2）发动宣传人员并征求意见。
（3）指定项目管理工作人员并确定权力分工。
（4）请会址管理部门投标。
（5）估计费用和设计暂编预算。
（6）视察会址并签订合同。
（7）向预期参加者通知开会日期。
（8）约请发言人。
（9）计划业务方案内容并探索特殊事项的可能性。
（10）计划并实施宣传方案。
第二阶段（会前两月）：
（1）用需要的人员扩大项目工作队伍。
（2）确定发言人和准备方案材料。
（3）订购为会议室、讲台及欢迎用的标志和彩旗。
（4）预定安装特别电话或通讯装置。
（5）为每次会议准备房间布置图和设备清单。
（6）预定视听器材、黑板、黑板架以及其它辅助发言人的装置
（7）协调方案的各个方面并详列说明。
（8）对会址进行仔细的实地检查。
（9）向场地管理部门提供逐个房间的方案要求和说明。
（10）就场地管理部门和你单位本身各应提供哪些商品和服务达到完全理解。
（11）召集全体项目工作人员审查方案准备的各个方面的确切情况（必要时定期召集）。
（12）与场地管理部门协商供给住房与登记的要求，以及行政手续。
（13）计划登记制度，包括确定的日期和注销日期。
（14）将登记表和方案资料邮寄给全部参加者。
（15）准备登记表。
（16）准备展览品、陈列品及其它布置材料。
（17）订购特别印刷品，包括证章、餐券和小册子。
（18）汇集特别材料和设备，以供运往会址。
（19）与发言人再次确定方案内容、对旅行及财务进行安排。
（20）安排在紧急情况下的备用方案。
（21）在出发赴会场以前，审查项目各个方面的详细说明的清单。
第三阶段（会前最后几天）：
（1）与项目的全部工作人员进行核对，以检查他们对程序的了解。
（2）通过逐项彻底审查并共同视察全部有关场地，与场地管理部门再次确定全部安排。
在会址接收、清点提前装运的物品，如有遗失，立即着手寻找（记住要随身携带仓单和提单）。
（3）与有关人员确定每次会议的正确日期、时间、房间布置和设备。
（4）核对发言人和大人物的到达时间，以及见面、欢迎和其他礼仪安排。
（5）检查对大人物的接待准备情况，确定款待的地方。
核对登记和接待的布置以确保地点和人员配备及方法适当，务必做到在所有地方备有登记表、证章、电话、布告牌、一般通知和紧急通知。
检查为每次会议指定的地点、座次排列及座位号码的正确性、按预定安装的设备的完好状态、会场一般条件特别是温度及通风状况。
（6）再次确定每位发言人的计划，所需帮助，常规的和特殊的设备，和免费赠送的材料。
核实所有特殊设备操作人员、摄影人员、安全巡逻人员以及其他工作人员对职责的理解和准备情况。
检查识别登记地点、新的出入路线或改变的地点或表明会场的标志和旗帜是否安放得当。
（7）核查会议通讯系统，掌握或传送消息、特别电话或公共喊话系统的安排。
（8）审查特别活动、参观和所有娱乐活动有关的细节。
（9）确定公共关系联络已有效实施而且情况正常。
（10）估计实际登记数字。
第四阶段（会后即办）：
（1）和场地管理部门确定全部出席人数。
（2）归还、运送或处置所有设备、供应品、展览品和装饰品。
（3）寻找被遗忘的物件、送交失物招领处。
协助登记人员、发言人和大人物离去，对给会议成功作出贡献的人亲自表示感谢。
（4）对承办宴会者或东道主旅馆的服务工作人员给予适当酬金。
第五阶段（会后一周左右）：
（1）与会议工作人员开展评论以完成未了的细节。
（2）审查盘存及核对清单，以确定所有财物、设备和材料都已作适当处置。（3）核对所有发票、发言人酬金及其他费用。
（4）支付全部应给付的债务，结清项目帐户。
（5）发送正式感谢信函给来宾发言人及方案的其他参加者。
经 典 案 例
铁女人的“铁”滋味
在欧共体的一次首脑会议上，撒切尔夫人又一次让人们领教了她的坚毅刚强的意志力的“铁”味。她在会上表示，英国在欧共体中负担的费用支出过多，英国投入了大笔资金，却并未获得应有的利益。她强烈地要求将英国负担的费用每年减少10亿英镑。这个高得惊人的要求使各国首脑们脸色发青。他们认为撒切尔夫人的真正目标是减少3亿英镑（其实这也差不多真的是撒切尔夫人的真正意图）。于是他们提议只能削减2。5亿英镑。他们认为这个
数字是解决问题的。可是撒切尔夫人是一个有着坚强意志力的刚毅的女性，她不为2。5亿英
镑这个似乎是各国首脑公认的数字所动，她仍坚持自己的立场。这一下，会谈陷入了僵局。
一方的提案是每年削减10亿英镑，另一方却只同意每年削减2。5亿英镑，差距太大，双方难以协调。
这种僵持状态的出现是撒切尔夫人意料当中的事。她的真实目标并不是10亿英镑，但她的策略就是提出相当多的要求，并顽强地坚持自己的立场，用以改变各国首脑的预期目标。然而对方并没有轻易地改变自己的立场，他们仍然只能同意2。5亿这个数字，双方处于相持阶段。这时英国和法国这个在欧共体中处于领导地位的国家相互使用了威胁的手段。撒切尔首相告诉下议院，原则上按照她提出的方案执行，暗示出并无选择的余地，同时也是在含蓄地警告各国。而这种作风，又可对法国产生压力。而法国则用另一种手段加以报复。法国开始在报纸上刊登批评英国的文章，说英国在欧共体各国中采取低姿态，企图以此来解决问题。
撒切尔首相知道，要让对方走近她说定的目标是很困难的，因此必须让对方知道，无论他采取什么手段，她都不会改变自己的立场，绝不与对方妥协。她坚强的意志力、顽强的作风，终于迫使对方作了很大的让步。一旦对方的立场发生了动摇，撒切尔夫人就逐渐地把欧共体各国首脑的期待转向自己所期待的目标。最后，欧共体各国终于同意每两年削减8亿英镑。撒切尔夫人的真实目标得到了实现。她的高起点的策略
