给企业主管101条忠告-第7章
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能干的推销员就很会利用这一人性的弱点，他会巧妙的问出顾客的生日或结婚纪念日等，然后记住，到了那天就打电话说：“祝你生日快乐！”就这么一通电话，给对方的印象就十分强烈了。因为连自己都容易忘掉的日子，对方却能记得这么清楚，并且向自己表达了关怀之心，不用说，当事人的心里一定会很高兴的。
相对男性，女性是较感情化的，这在日常的会话中，就可看出。她们喜欢的男人，即使请求她代为倒茶泡咖啡之类的琐事，她们也欣然接受，可是对讨厌的男性就不一样了。
“你自己连倒茶都不会啊！我又不是为了替你倒茶才来这里上班的！”
像这样，如果不保持适度的友好关系，连芝麻蒜皮的小事，也非得自己亲自处理不可。
还有，不要忘了经常对她们表示谢意，“经常麻烦你真不好意思，下次有空我请你吃饭！”如此一来，无论什么事，她们都愿为你代劳，帮你解决。
大多的女性，她们对年龄一向是十分敏感的，尤其是年纪较大的女性，都不喜欢在众人面前透露自己的年龄。所以在称呼方面，我们应该采取得体的称谓。
总而言之，和工作上的女性交结应酬，与其对她们亲切倒不如轻轻地夸奖她们几句来得有特效，也才是明智的做法。
当然，在称赞对方的同时，更进一步指出对方应具备何种形象，则更能刺激对方的优越感。例如，你对某位女性说：“你的歌唱得很好，但如果你再配合一下台风，相信会更加完美！”
像这种说法，对方才会觉得你对人的关心是完全出自于真心的。
我们在夸奖男性的时候，由从背后夸奖，经由第三者传达至当事人耳里，最具效果。但夸奖女性的时候，则恰恰相反，无论哪种场合，都应当面毫不考虑的直接称赞，而且要不厌其烦的应用各种方式。
如果你想和工作上的女性保持良好的关系，则绝不可真实地揭穿女性的弱点，千万不可以毁谤她们。
20．沟通也是一门学问
对于公司内部而言，通畅的信息流动渠道也是促进沟通的积极因素之一。在获取信息的有效方式上有多种选择，工作报告、项目总结、团队活动、专门的布告栏都能促进信息流通，信息从一个人传递到另一个人，从一个部门传递到另一个部门，其主旨是为了要求每个人都能投入一定的时间和精力以保证知道彼此在进行的工作。在信息传递过程中，要特别注意向相关边缘的工作人员的信息传达，通过彼此的解释，达到真正的理解。
大部分的公司都进行了局域网的建设，先进的网络资源为公司间的沟通提供了更为便利优越的条件。试想一下，你有一个好的想法，组织专门的讨论会可能会非常繁琐，要找到相关人员，还要定一个大家有空的时间，但如果你换一种信息交流的方式，在公司BBS上发布一个贴子，让大家对你的想法进行公开的讨论，可能会取得更好的效果。如果你对你的上司有小小的建议或是申诉一下自己的委屈，那么E…mail的快捷与隐秘可以帮助你更好的达到自己的目的，起码可以给上司留个面子。当然，如果你是主管，对于员工工作的不到位，用E…mail进行提醒也会起到很好的效果，不信就试试看。
在公司的日常工作中，大大小小的会议可以说是无处不在，大多数的会议都是就某项工作进行的，而专门解决公司沟通问题的会议往往被大家所忽视。每个员工都有参与意识，即使对非本职工作的公司事务，也都有自己的意见或想法，提供一个机会，让大家去互相了解，对于公司的内部建设会起到事半功倍的效果。每个人都会觉得自己是公司的主人，大大激发了员工的归属感与自豪感。这样的会议可以定期举行，半年、一个月或者两个星期一次，你可以自由选择，空间上也不必像工作会议那样正式，可以选择室外或俱乐部进行，但我们要强调的是，这样的会议绝对是必不可少的。
在公司上下级的交流中，国内的许多公司都设立了专门的所谓“接待日”，但仅仅是固定时间比如一周一次。接待日是远远不够的，我们建议主管应随时允许员工打开你的门，进行非业务的交流。有的主管觉得这样会浪费很多时间，其实不然。每个员工在进入到主管办公室之前都已考虑再三，选择这样的解决渠道其实是最简捷有效的，因为这些问题都是其他部门解决不了的。直接的绿色通道避免了不必要的繁琐，而且表现出主管真诚的一面，而这种真诚得到的回报其实也是同样的真诚。真诚的交流，对公司是无价的。
如果员工不太习惯走进你的办公室或对此产生畏惧，那么你只有走进他们中间，走到员工工作的地方，并在员工工作的时候与之沟通。打破那种过于正式的氛围，让团队成员与你交谈感觉更舒适，你应仔细倾听他们的话，对他们提出的问题立即作出必要的反应。记住，你的表现越认真，积极的影响就越突出。惠普公司的“巡游式”管理方法正是满足了这种需要，才变得如此有效。
一个聪明的主管，应该懂得如何创造出员工交流的机会，而不只是被动地等待。一起吃饭是一个好主意，尤其在中国的传统文化中，饭桌上的交流可能是最推心置腹的。当然，即使是一起吃饭，形式也可以多样，和团队，还是和个人；工作餐，还是正式的晚餐；在公司内，还是在公司外，都可以根据情况的不同进行选择。有的公司每隔一段时间就举行一次全体人员的早餐会，在公司中以自助的形式举行，几个人围在一起，没有级别的束缚，显得其乐融融。相比较来讲，工作午餐是简便的，晚餐则要正式一些。联想的领军人物杨元庆的工作午餐就很有特色，与员工共进，拉近了彼此的距离。除了吃饭以外，还有许多其他的活动，根据公司的不同情况，交流机会也不同，但只要你肯寻找，总能找出适合你们公司的方式。
很多主管总是以没有时间来为自己省略了与员工的交流找理由，但实际上，他们根本不懂得怎样去“倾听”。在彼此的沟通中，倾听是最主要的交流技能。如果你真正用心地倾听了别人的诉说，他会对你感激不已。倾听的技巧有很多，这都需要你在日常的交流中慢慢养成。
集中你的精力，排除可能的干扰因素，关上办公室的房门可以消除大部分噪音的干扰，请你的助手来接听电话，以集中你的注意力，请一定一定专注地听他把话讲完。
请面对你交谈的对象，这不仅表示你给予了谈话者完全的注意力，使得谈话者更自信，感觉舒适，还可以使你在倾听的时候看清楚谈话者表情的变化。
在倾听的过程中，注意谈话者说话的语调、音量以及沟通的强度，既要听出内容，又要听出所表达出的情感。要透过表面的语言听出谈话者的意思和意图。有时候，感情比实际的话语更富有意义。
在谈话结束之前，或者在你完全理解了谈话者的意图之前，不要回答问题，因为当你思考着怎样措辞时就不太容易听清别人正在传达的信息，而且，这样做有的时候会显示出你的不耐烦。
听过了谈话的叙述，请不要着急下结论，你还要确定一下自己是否真正掌握了谈话者的意图。一般来讲，可以用这样的话开头，“如果我理解正确的话，你的意思是……”等等。在倾听的时候，如果没有把握，不要随便地进行幽默的调侃。要知道，你倾听的是一件非常严肃的事，它需要你用心去体会。
自由的沟通与交流可能会被某些人所利用，不知不觉地，公司中可能有了某人某事的蜚短流长。试想一下，如果你是这些闲碎杂语中的主角之一，你就需要保护自己不受攻击，于是你可能会不停地猜测、担心别人对你的议论，工作效率肯定会降低，对工作的个人满意程度下降，对自己所处的职位也不会持积极态度，没办法，换个环境吧这就是流言带来的最终后果。
作为公司主管，面对公司中的流言你所要做的是要用适当的方式马上干涉并阻止这一行为，当然，这种干涉不必很正式，可以私下向发起者或传播者暗示这种行为的不正确以及给公司带来的不利影响。当然，你并不能阻止所有的谣言在组织中的蔓延，有些人以此作为一种爱好，或者作为从其目前的工作转移视线的方式，在这种情况下你所能做的就是树立榜样，不去议论别人的长短。
尽管你做了很多工作，且觉得很辛苦，但员工的离开有时候还是那么不可避免。其实，有的员工离开公司仅仅是到了他们应该离开的时候，过分的勉强反而显得苍白无力。在这样的时候，你们做最后的沟通，你应该知道这个员工离开的理由。最后的一次谈心内容可以涵盖很多，以往的总结，未来的展望，但彼此的建设性的意见才是谈话的核心。你可以对员工提出客观的建议，这样能体现出你的真诚与坦荡。当然，你的真诚会得到回报。大多数的员工都愿意在即将离开的时候讲出积压在心头的对公司的意见与看法，这些都是你要珍视的资料与经验。新的工作为什么对他有吸引？什么才是真正能使他留下来的理由？他是不是有可能在未来的某一天重新成为公司的一分子？在坦诚而无忌的交谈氛围中，你会对自己的公司有更深的了解，对如何留住人才有更深刻的感悟。
21．老板也需要你“管理”
如何有效处理你和老板的关系？我们从IBM前任总裁小汤姆斯·沃森这一段话或许可以看出些许端倪：“野鸭子每年冬天都要从北方飞到南方。一些北方人因为喜欢鸭子，经常为它们提供食物。于是，一些野鸭子因贪恋这些食物便留在了北方，并渐渐被驯化成了家鸭，也飞不动了。因此，人们只要停止提供食物，它们就只有死路一条。而那些每年不辞辛苦坚持飞往南方的野鸭子仍然活得很好，并且越来越健壮。人也同样如此。如果一个人只会跟着他人的指挥棒走，他就会失去想像力，失去创造力，失去进取心，同时也会失去自我生存的能力。我需要的是会飞的野鸭子，是活生生的人。我不希望我周围的人只会对我说‘是’，我真的希望员工能经常推开我的房门。大声对我说：你错了！你应该……惟有如此，我才能坐在这把交椅上而无后顾之忧。”
我们通常会提及如何管理我们的团队成员或下属，但是如何处理和老板的关系呢？《哈佛商业评论》就此提出了“如何管理你的老板”的问题。他们认为，在现代公司中，下属不是单纯依赖他们的上司，复杂的环境要求当事双方相互依存，上司同样需要他的团队。这也印证了小汤姆斯·沃森上面的那段话。
瑞士IMD工商学院通过研究，总结出了一些准则，试图回答一些职业经理人在“管理”他们老板或上司方面常遇到的问题，目的是帮助他们和老板建立更加有效的关系，促使他们作出更快、更好的决策并增加相互的信任。
1．提醒并帮助他
他可能有很多下属，需要做方方面面的决策。因此，如果你一味地催促他做决策，他很可能会说“不”。为了避免这些会毁灭你和你团队热情的“不”字，你可以：
（1）提醒他上次会谈达成的意向；
（2）提醒他目标，而不是具体到内容和方式；
（3）提醒他以前因为没有及时决策而遇到的问题；
（4）迅速小结可供考虑的选择、你挑选这种方案的标准；
（5）告诉他你期望他做些什么：只是通知大家一下或共同决策、共担风险增加一个标准、重新审查方案；
（6）集中于你需要他帮助的那些事项；
（7）准备好事实和数据以避免可能的分歧。用表格和图表帮助他迅速了解情况；
（8）会谈后，书面小结他的决策以确认达成的共识；
（9）决策一旦作出，不要在外评论。
2．管理他的时间
你有问题需要解决，可以把你的所有时间都用来处理这些事。但不要期望你的老板也这样安排他的时间。对此，你有以下两条方法：
（1）问题越简单，就应该越少占用他的时间：准备、小结、综合信息和各种选择，不要混淆最常见的问题和最重要的问题。
（2）事先向他预约会谈时间。
3．征求他的意见
上司在被征求指导或意见时，很少会将问题推回给向他提问的人。他们的意见可能并不总是天才式的或富有远见的，但是意见一旦给出，就可能成为一个限制条件：这是否是一个命令呢？所以，如果你不希望你上司的意见妨碍你的进程，那么就放慢决策的速度，或者模糊观点，不要急于征求意见。方法也是十分简单：
（1）选择适当的时间以避免耽搁。不仅要节约他的时间，而且要选择合适的时机，如果在错误的时候提出问题，他可能会拖延。
（2）为你的会议进行精心准备。首先，优势归于有准备的人；其次，准备能帮你迅速论及中心议题。
（3）在讨论中要先谈整体情况，再谈具体细节。从基本问题开始提醒他目标是什么，你目前已经做到哪一步了，以及你希望得到他哪方面的意见。
4．别把信息当数据
要对市场调查的结果进行分析，别像邮差一样将充斥各种数据的厚厚文件直接转交给你的老板。要有选择性和直观性，将数据分类，突出重点。过度的数据会引起他的紧张，从而导致否定、拒绝或漠不关心。解决的方法也并不复杂，请看下面：
（1）不要只给他坏消息，要多给他好消息。如果你只是不断地带来坏消息，久而久之，你自己也就成了坏消息。不要因为你要集中处理问题，而轻视好消息。这样做，只会创造不良的气氛。
（2）确保他不致经常从别人那里获得信息。有时候因为我们羞于启齿或认为信息不相关，而没有向上司作汇报，但其他人可能在你之前就这么做了。上司会说“你为什么不告诉我……”，这时你不仅需要为自己辩解，还可能要纠正错误信息。
（3）简化数字。886262．11和89万这两个数字哪个更一目了然？怎样可以使决策过程更快：是79．27％比21．73％还是80％比20％？看一看在过去一年中你递交给老板的所有表格吧。
5．提出问题也提供解决方案
好的老板痛恨那种有了问题就将问题放在他的肩上，而不能带来解决方案或者至少给出某些选择的行为。那么你至少应该明白：在目标和结果中间，通常都会有差距。有一些选择能缩小这种差距，必须确定可以做的选择、关键任务、数据、所需的人力和资源。在这些解决问题的步骤当中，你需要你的老板参与哪一个？要明确你需要的帮助是什么，而不是在董事会上给他带来压力“我有一个问题……”。
22．避免管理错位
许多主管每天用于有效工作的时间很少，大部分时间用于琐碎的事务，或用于根本不该干的事。主管干了自己不该干的事，主管干了下属该干的事，主管干了无效的事，这种现象称为管理错位。管理错位浪费了主管最宝贵的资源时间和精力。那么怎样避免管理错位呢？要避免管理错位，主管每天上班前都要问自己三个问题：
（1）我是谁？
