公关礼仪-第18章
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公文具有特定的体式。一是公文的结构，由标题、主送机关、抄送机关、正文、附件、发文机关、发文日期、公文编号、密级、缓急程度、阅读范围等部分构成；二是公文的外现形式，庄重大方，生动活泼，有一种勃勃向上的政治气概。
公文语体具有以下特点：一是语词有严格的单义性，避免一词多义或一义多词，为表意确切而形成偏正化的特点；二是一般不用语气词、感叹词，不用富于描绘性、形象性和感情色彩的词。如不用就不能充分表达意思时，也简明扼要地用一些；三是排斥口语词汇和方言词汇。没有被汉语普通话吸收的方言词汇和口语词汇，地方色彩太浓，局限性大，会影响公文表意的准确性；四是排斥倒装句、省略句，应用主谓宾全句。
合乎规范地撰写公文，还必须注意以下几个方面的问题。
１、公文的政治性公文具有很强的政治性。公文水平的高低，主要看其是否准确地体现了党和国家的政治意图。所以撰文时，对党中央、国务院领导同志的指示和讲话，对党的路线、方针和政策，在提法上必须严格以中央文件为准；普通文件和可公开
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的文件，更应以中央报刊发表的提法为准；提口号要按照党中央和上级的提法执行，不要乱拟、乱提与中央精神相抵触的口号；宣扬成绩要分寸得当；宣扬典型要交待具体背景，说清主客观条件。
２、公文中的专用名称同一名称在一篇公文中出现多次时，前后应统一；人的职务、地名常有变动，书写时注意名称的变动；凡外国国名、重要的或常见的地名、人名、党派、政府机构、新闻机构等译名均应以新华社的译名为准；不用难懂的术语、行话；文稿中第一次出现的市、县、地区等地名前应冠以所属的省或地区名。
３、公文中的“时间”
时间概念要准确，要用年月日具体日期，尽量避免用时间代名词；运用我国各个朝代年号时要在前边另注公历年份。
４、公文中的“数字”
文中不能混用基数、序数、分数、倍数、确数、概数；引用统计数字要考虑读者的感受；文稿中出现一系列相关的数字时，应仔细检查和推演，避免相互矛盾。
５、公文中的模糊语言由于语言本质上的中介性和表义上的模糊性，因此，语言具有相对的模糊性质。如“研究”一词，对一个称职的领导者，它是慎重和避免独断专行的体现；但对于一个官僚主义者，它又是搪塞和极不负责的最好的遁词。所以，使用模糊语言必须真实地反映客观事实，努力使之符合辩证法。
从公文关系来分，公文还可以分为下行公文、上行公文
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和并行公文三类。
１、下行公文，是指党政机关或社会团体中的上级组织向其下属组织所发的公文，包括命令、令、指令、决定、决议、指示、布告、公告、通告、通报、批复。
写下行公文时，要树立尊重下级的观念。当下级机关向主管上级机关请求就某项工作或问题作出指示时，上级机关应根据政策规定和实际情况，予以及时、准确地批复。
不是隶属关系的不要以隶属关系的身份行文。未经会议讨论通过并要求下级贯彻执行的事项，不能擅自使用“决议”的名称。对所有决定的问题，都要作出不容置疑的结论式的判断和决议，送文给受文者照章执行。这既是对受文者的尊重，也是对工作的负责。
２、上行公文，是指党政机关或社会团体中的下级组织向上级主管机关报告情况或请求对某项工作或问题作出指示、批复时使用的公文，如报告、请示。
写上行公文时，下级机关一般应按照隶属关系进行请示、报告。
无特殊情况，不要越级，以免打乱正常的领导关系。
如遇特殊情况或紧急事宜必须越级报告时，也应当同时抄报所越过的上级机关。
请示应限于必须向上级请示的问题。事无巨细，件件都向上级请示，决不是尊重上级和对工作认真负责的表现。一般来说，应该向上级请示的问题主要是：属于上级主管单位明确规定必须请示批准才能办理的事项；工作中发生了新情况，而无章可循，有待上级主管单位明确指示后才能办理的事项；按上级明文规定完成某项任务后，需报上级主管单位
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备案的有关事项。
上行公文的文字最好庄重朴实、简明扼要。在撰写带有自我批评性质的报告时，其行文礼仪并不仅在于措词的诚恳，而且在于写明情况，勇于承担责任和吸取教训。
３、平行公文，是平行的党政机关、各社会团体之间或相互没有隶属关系的机关、部门之间的行文。平行公文，过去叫咨、函，现在不必用什么特定的文种名称，但一般不发指令性文件，也不互相请示。双方是平等身份，文件的口吻应当是协商和协调。
二、柬帖
古人凡遇重大仪式，请友邀亲，均以表式相邀，用来表示敬意和隆重。这种书面相邀的表式文字就是后世所谓的请帖或请柬。现在人们举办宴会、酒会、舞会、婚礼、博览会、订货会、展销会等等，都要邀请各界宾客、朋友参加。有时可以打电话，也可以写邀请信，但更正式的还是发请柬。
虽然请柬的内容和所邀请的对象不尽相同，但还是有一定的基本格式。
首先是称谓。
如果是发给亲戚长辈的请柬，那么则可省略姓名，仅写称谓，如大伯、大伯母等；如果是平辈和小辈的亲友则写姓名或名字加称呼；社交朋友可称先生、小姐、女士或职称。在西方，邀请单身女子参加一个大型招待会时，可写上“××小姐和您的客人”。
其次是活动性质和形式，请柬上写明邀请对方来参加什么样的活动，如结婚宴会、冷餐会、博览会、展销会或订货会。
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再次是活动的时间和地点。请柬必须详细写明活动的日期、时间和地点，切不可忽略或遗漏。
请柬，是邀请客人参加活动的通知书。请帖的大小和形状，可根据柬帖的内容自行设计，廓页正中写明“请柬”二字。请柬是具有特殊意义的书信，常被受邀者当作纪念品珍藏。因此，在制作和撰写时，应力求款式精美，言辞热情、诚恳。写好的请柬应装入信封内，邮寄或直接递交均可。一般提前１０天左右寄出，以便受邀请者有安排时间的余地。
接到请柬，一般应给予答复。
若请柬上附有电话号码，则可打电话或写信说明去与不去，不去应略叙原因，表示歉意。
第四节 无声语言礼仪
我们在仪表、服饰、演讲的内容里，就已经涉及到了无声语言礼仪。无声语言，是借助默语和体语来传递信息、表达感情、参与交际活动的。公关传播中，人们常用无声语言来加强言谈沟通的效果或独立完成某一信息的传播，达到“此时无声胜有声”的妙境。
无声语言有四个特性，一是连续性。只要你和对方在一起，无论你是正襟危坐，踱来踱去，还是手舞足蹈，都在传递着信息，整个过程是连续不断、不可分割的。这与有声语言的话说完了，书面语言的文章写完了，信息交换过程也就结束了的分离性是不同的。二是寓意丰富。如默语既可以是无言的赞许，也可以是无声的抗议；既可以是欣然默认，也可以是保留己见；既可以是威严的镇慑，也可以是心虚的流
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露。三是多通道。不管有声语言还是书面语言，信息的传递只经过一个通道，如听谈话只能通过听觉去听，读文章只能通过视觉去理解。
而无声语言信息则可以“多通道”
互动。
比如你与对方拥抱时，面露笑容，热烈地搂着对方的腰，深情地拍着对方的背，这几个动作是可以同时进行的。四是可靠性。人对有声语言和书面语言的信息的反应一般是按常规进行的，这往往也就带来虚伪的可能。相比之下，无声语言却多是在无意识状态中“发言”的，因而所传递的信息就较为可靠。
无声语言在公关传播中有多方面的功能。
一是替代功能。
无声语言能明确地表明一定意思，即使不使用语词也可起到沟通作用。
我国古籍中“青白眼”
的典故也说明了这一点。
晋代阮籍对器重之人以青眼（眼睛正视）表示尊重，而对卑鄙之人以白眼（眼睛向上或向旁，显出白眼）表示轻视和憎恶。
二是表露功能。表达语言所难以表达的思想感情，以避免交往中的某种窘迫感。
当你和陌生人，尤其是与异性交往时，常可用界域语来表达自己的情感态势。三是辅佐功能。当你和尊长握手时，伴以上身微微前倾，以表示尊重和敬意。四是调节功能。当你有要紧的正经事办，而某推销员正缠着你侃大山，你可用经常看手表或坐立不安等“体语”来暗示对方该结束谈话了。五是调适功能。当商业会谈正在进行，双方正在商谈某个细节，这时如果一方解开外衣的钮扣，甚至站起来脱掉外衣，那么这说明会谈可能会有结果，能够达成协议。因为在正常气温环境下，在他人面前解开外衣钮扣，甚至脱掉外衣，往往是坦白、友善的表示。
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一、默语
无声语言分为默语和体语两大类。默语是话语中短暂的停顿或沉默，在书面语言形式中默语用省略号表示；体语即人体语言的简称，它是以人的动作、表情，界域和服饰等来传递信息，也称动态势语、体态语或身势语。
无声语言可分类列表为：我们在这里介绍默 语默语、首语、手势语、首语目光语、微笑语、界无肢体语手势语域语六类。动态语声目光语美国前总统里根体表情语手势语政治生涯的高峰之一语姿式语是他在１９８０年共和语言界域语党全国代表大会上发静态语服饰语表接受总统候选人提服饰语饰品语名的演说，这次演说的高潮是在最后结束之时，里根在快要念完准备好的讲稿时，突然停顿了一下，他环顾了一下台下的听众，接着又把目光投向电视摄像机镜头，大声地说：“我想起了一件事，这本不是我演说的一部分，我不知道该不该说。”说到这里，又停顿了一下，然后赞美地把美国说成是“渴望呼吸自由空气”的人的避难所。接着他又说：“我承认，我有些不敢提出我的建议，但是我更不敢不提出这一建议。”
他的建议就是请所有在场的人同他一起为他将要进行的“征战”
默默地祈祷几分钟。
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于是全场没有一点声音，只有那深沉的寂静。这次演说一举牢固了里根竞选总统的共和党党内基础，众志成城，为登上美国总统宝座增加了砝码。
里根的第一次停顿，是转换话题，由书面演讲走向即兴发挥；第二次停顿，则是欲说又止，“犹抱琵琶半遮面”
，一是体现自己的真诚和勇气，二是激发听众心理的求知之欲；第三次沉默，则是虔诚地引导听众一起去“征战”竞选。长达几分钟的沉默，在演说中是很少见到的。
默语使用的关键在于根据情景来确定其时间长短，当行则行，当止则止。如果默语的时间掌握得不恰当，只要稍为放长了那么一丁点，听众就可能从这稍长的瞬间觉醒过来，在高潮突然到来以前作好了心理准备，那么演说就会平淡无味，起不到默语的那种独特的平地惊雷的传播效果。值的注意的是不能不分场合和情境而故作高深地滥用默语，否则，其结果只会事与愿违，只能给人一种矫揉造作或是城府于胸难以捉摸之感。
二、首语
首语是通过头部活动所传递信息的，包括点头语和摇头语。一般来说，点头表示首肯，也可以是表示致意、感谢、理解、顺从等意义；摇头则表示否定，还可以是表示对抗、高傲的意思。
但首语因文化和环境的差异而具有不同的表现形式。如表示首肯的：塞孟人是将头向前冲；巴基斯坦旁遮普和信德人是把头向后一扬，然后再靠近左肩；斯里兰卡人是将下巴
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低垂，然后朝下往左移等。表示否定的：土耳其和阿拉伯人一般将头抬起。特别是在保加利亚和印度的某些地方，他们的首语是“点头不算摇头算”
，形式恰好同常规相反。
但不论表现形式怎样，动作都不应过大过猛，而应是优雅得体。
三、手势语
手势语是通过手和手指活动传递信息的。它作为信息传递方式不仅远远早于书面语言，而且也早于有声语言。在“刀耕火种”
的年代，原始人发现在拿着石块或棍棒去打猎和打仗的过程中，只要扔掉手中的东西，伸出手掌，让碰到的人抚摸手掌心，表示没有藏着武器，对方就会表示出友好。
于是这就演变成现在的握手礼。在一些情况下，手势语可以单独使用，表达连贯而完整的意思。
在澳大利亚土著部落中，遗孀在埋葬她的丈夫时，青少年在成年命名时，妇女在送丈夫出征、狩猎之际，一概不许说话，交换意见只能靠手势。一些旅游者说，他们在澳大利亚土著部落里常常看到妇女们能一声不响地交谈好长一段时间，而且“谈”得津津有味。住在西西里岛上的居民的手势语更是花样繁多，追根究源，则是由于叙拉古城邦暴君季奥尼西曾下令禁止在公开场合谈话和辩论，否则处以酷刑。当地居民为免遭杀身之祸，创造出一种“哑语”
，用不停比划的手势来表达思想。手势语有两大作用：一是能表示形象；二是能表达感情，即所谓“十指连心”的表现。
《儒林外史》中的严监生在临死时，总是断不了气，他把手从被子里拿出来，伸出两个指头，等其妻赵氏将
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灯盏里的两茎灯草挑掉一茎，节省了灯油，他才把手垂下，安详地去了。这生动形象地刻划了严监生吝啬的性格。国外传播学家指出，夏威夷的草裙舞就是通过舞蹈者的手势来表现故事内容的，难怪夏威夷有支歌说：“让眼睛盯着手。”
根据手势语义来划分，可以分为四类：表达讲话者的情感，其形象化、具体化的手势叫“情意手势”
；表示抽象的信念的手势叫“象征手势”
；摹形状物，给人一种具体、形象感觉的手势叫“形象手势”；指示具体对象的手势称为“指示手势”。常用动作有上举、下压、平移和手指动作。
手势语包括握手、招手、摇手和手指动作等。握手（情意手势）礼的基本要求是：挺身站立，用右手掌（即使是左撇子）稍稍用力握住对方的手掌，身体可微微前倾，握力适度，面露笑容，注视对方，以�
