公关礼仪-第34章
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在迎接客人时说:“您好,欢迎光临××饭店。”如果记住客人姓名、职衔,最好称呼“姓+先生小姐职衔”。曾经有一位姓王的先生请客第二次A A到某饭店去,接待小姐亲切而热情地说:“王先生,真高兴您再次光临。”王先生自豪地看看朋友,昂首走入大厅,心理上得到了很大的满足:一是得到对方的尊敬;二是显得自己交游广。事后他问那位小姐是如何知道他姓王,那位小姐说上次他来时,她听他的一个朋友称呼他“小王”。
客人离店时,替客人打开车门,车辆即将开动时,门卫躬身立正,站在车的斜前方一米远左右的位置,上身前倾约15度,双眼目视客人,举手致意,可说:“一路顺风”
,“旅途愉快”等送别语。
二、应接人员服务礼仪
客人抵达时,应接人员应立即到门厅迎接,并致欢迎语。
提醒客人核实行李件数,帮助提卸行李。
搬运行李要及时、迅速,保证按时送到客人房间。搬运时要小心,动作要轻,不
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可用力太大或用脚踢。客人行李的牌号和件数要准确,特别注意标明“易破”
、“小心提放”等字样的行李。客人要自己提取行李时,不可勉强。客人办理住房手续时,要在客人身边等候,以便引导客人去房间。
将客人送到客房后,可询问:“您还有什么事情需要我做的?”若没有事则可把房间钥匙交给客人,并致道别语。
客人将要离店时,应接服务员来至客人房间,敲门后经允许入室,先向客人问候并说明来意:“您好,我是来为您送行并搬运行李的,请您吩咐。”若客人行李尚未整理完毕,未经客人要求不能插手,可告诉客人,“您先整理,我×时再来。”
行李出房间之前请客人填好行李发出登记卡,并请客人核实。
客人办理结帐手续时,要注意看管好行李。在客人办完结帐手续,交了房间钥匙(或住店证牌)后,收回行李单据,将行李装上车,轻轻关上车门,挥手示意并致告别语。
三、总服务台服务礼仪
总服务台是旅馆饭店的神经中枢,是客人各种信息的指挥部,同时又是对外联络的重要纽带和主要渠道。其主要任务是客人住店登记,安排房间,回答问询,结算帐目,保存客人的各项资料,各种报表的制作和呈报,处理投诉(有的由公关部负责)。总服务台对客人全天值班服务。概而言之,其服务礼仪主要有:业务熟练,工作有序,讲求效率,节省客人时间。一般按先后次序为客人办理手续,灵活掌握“女士优先”和优先接待贵宾的原则。在填写登记表时要把笔打开递过去并说:
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“请不要介意,这是我们饭店规定的规定,请您填写。”服务时做到“接一答二顾三”
,并向后边的客人招呼说:“对不起,请稍候。”主动热情地回答客人的询问,对不了解的事情,不要以“不知道”简而了之,应表示歉意,记下客人的姓名、房号和询问事项,查询后即转告,未查到亦要回话说明情况。
服务时全神贯注,认真负责,以获得客人的信任。
谨慎小心地处理各种疑难问题,耐心地倾听客人意见。
对客人的投诉要端正认识,采取欢迎的态度,不能有不满和抵触情绪。
忌讳在公共场所处理投诉,宜把客人请进办公室。
应在客人批评中寻找工作中的缺点,所谓“客人总是有理的”
,即指哪怕客人提的意见有1%对,也要接受改正。
分而言之,可以谈谈订房组、电梯司机、电话总机和总服务台的叫醒服务礼仪。
(一)订房组的服务礼仪不论客人以何种方式订房,也无论旅馆饭店有无房间,订房组一定要给予答复。
若有房间,立即给客人发订房承诺书,并感谢客人,欢迎他能按时到达饭店。但最好不要把拟定的具体房间号码通知客人,这是因为当客人到达时,当原定的房间因故不能住宿时,即使换了一间更好的客房,客人也会以为是给他换了一间差的房间。
客人到来以后,可以对他说:“我们已为您保留了一间舒适的客房,我想您会满意的。”再介绍一下这房间的情况,如可以眺望风景,冬天的阳光充足,虽然朝北,但很安静等等。总之,房间的缺点轻描淡写地讲一下,而优点则着重强调。若因客满无法接受订房时,即发婉拒书信,表示歉意。电话预订时,如果客人没有特别指定
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要哪种客房,订房员最好先介绍上等的客房。这样客人就会觉得这是对他的一种敬重,认为他配住这样的房间,因而会乐意接受;如果客人说不要,再依次往下介绍。若已知没有房间,最好说:“请您稍候,我给您仔细查找一下。”然后再讲“对不起,已经客满了,谢谢您的关照,欢迎您以后光临。”
订房工作十分细致,要做到万无一失,应按时进行核对。
在客人到来时,要按时提供预订的房间,保证信守合同。但客人预订了房间也可能出现以下几种情况:客人预订后但在抵达旅馆饭店时客满;客人未能按时抵达,房间转租给了他人;现住客人因故推迟离店时间,因而无法腾出房间,这样,就会在“订房契约”上发表争执。此时,订房人员一定要心平气和,耐心而有礼貌地接待客人。应分析以下情况:1、客人电报订房,因发电人通讯地址未注明,以致无法回电;2、旅馆饭店接到来电来信预订房间,由于当时客满,只同意列为候补名单,在有人取消订房后,才能优先考虑,这是一种暂订方式;3、不管客人以什么方式订房,旅馆饭店已答应保留房间,或店方已经收取了预订房金。前两种情况不属“订房契约”
,后一种才是。这时,在前两种情况下可为他们介绍相应的其它旅馆饭店;对后一种情况则要耐心、婉转地向客人解释,设法为客人安排,自己店内实在没有办法容纳时,可以安排客人在它店住宿,并支付客人的住宿费用,以维护本店的形象。
(二)电梯司机的服务礼仪电梯司机的主要任务是安全迅速地把客人送到目的地,若电梯检修,应挂上“正在检修”字样,以免客人久候,引
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起不悦。
重要客人乘坐电梯,应安排专梯专人,直接抵达指定楼层,并安排好其他客人乘电梯。至于司机本人的礼仪可参照有关章节内容。
(三)电话总机的服务礼仪具体内容参看第四章第二节“电话通讯”。
(四)叫醒服务礼仪叫醒服务是一项重要的工作。客人因疲劳而又需按时起床办事或赶飞机、火车时,需要总服务台提供叫醒服务。总服务台接受客人要求时,要详细填写叫醒服务登记表,问清姓名、楼层、房间号、床位号、电话号、叫醒的准确时间。单人房间用电话叫醒,若房间无人接听电话,则可隔两三分钟叫一次,三次无人接则可通知楼层服务员直接叫醒;双人或多人房间,则应转告楼层服务员,直接到房间叫醒。
有的客人,虽然用电话叫醒了他,而且他也回答了,但是在朦朦胧胧之中他又继续睡下去,以至于误事,随后抱怨总服务台没有按时叫醒他。碰到这种情况,总服务台人员尽管受了委屈,但是也不能生气,应该心平气和地说明事情的原委,渐渐地唤起客人的回忆,以消除客人的不满情绪。
四、客房服务礼仪
旅馆服务的客房都是以出租房间并提供劳务的方式给客人住宿的场所。客房是客人在旅馆饭店里停留时间最长的地方,客人常常把它作为自己的“家”。常言道“在家千日好,出门一时难”
,旅馆饭店要做到使客人有“宾至如归”
的感觉,
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在家里生活一样,处处感到方便、舒适、清洁、安静、亲切、温暖,就必须为他们提供多方位的服务。客房服务涉及的范围从卧室、卫生间、会客厅、书房的各种日常服务到客人的各种特殊服务,如擦皮鞋、洗衣服等,包罗万象。
客房服务员要准确地掌握客人的国籍、民族、性别、年龄、身份、风俗习惯、宗教信仰、生活特点、健康状况、抵达时间以及接待标准,使服务工作周到、体贴、有礼貌。
服务人员随时整理个人卫生、服饰,做好迎接客人的准备。客人抵达时应到楼层电梯口迎接,并致问候语。如在晚上到,应提前将厅、廊和房间内的灯打开。客人手中的行李要上前接过来,贵重物品、文件包不要代提,引导客人至其房间,轻轻打开房门,把客人让进,随后为其脱下大衣,挂在衣帽架上。客人带有鲜花要代为插在花瓶中。之后给客人送上香巾和茶水(或冰水)
,并说请语,即“五到”
:客到、茶到、香巾到、敬语到、微笑到。在客人休息的间隙,可以简要地介绍旅馆饭店的概况和特点,把餐厅、咖啡厅、商品部、俱乐部、美容室的位置、工作时间扼要介绍一下,并自我介绍,表示愿意为他服务。若客人没有别的事情,则可退出房间。
离开时应先退后两步再转身走出房间并轻轻地把门关上。
初次来店客人如果正好在用餐时抵达,那么应询问其是否用餐。第一次用餐时应陪客人到餐厅并向餐厅服务人员说明客人所在楼号、房间号以及自己所了解到的客人的饮食特点。如果客人要在客房用餐,那么服务员熟练的技术和热情的态度才可以弥补菜凉的缺陷。并且,服务员应一次送齐餐具、调味品、餐巾等。
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客房的整理一般一天至少三次,应尽量避免客人在房间时进行整理。上午一般在客人用餐或外出时,中午在客人用餐时,晚上在客人用餐后的7—8时整理为宜。
若房间门上挂有“请勿打扰”牌子,则不要进去打扫;如挂出“请速打扫”的牌子,则应尽快打扫。当着客人的面打扫房间,要做好一切准备,将干湿抹布分开,脏净分开,讲究效率,动作迅速、敏捷、轻稳,减少进出客房的次数,不给客人在心理上产生厌烦的情绪。打扫房间应打开门和窗,让新鲜空气流通,但不要同时打开几个房间,整理完毕随手锁门。在撤换床上卧具时,要防止客人的钱包、手表、收录机等物品摔坏或裹走,换过后原样放置。收拾桌面时,本册、文件、书报、化妆品等物品,只稍作整理即可,不弄乱,不翻动。打开的书不折页,最好夹上书签合上。桌上的纸条、旧报纸、花束等物品没有客人的吩咐,不要随便扔掉。
客房的冷热饮水,在上午整理房间时重新换水,中午、晚间酌情更换或添加。
接着清理浴室,使浴缸、面池清洁没有毛发和水点;便缸清洁没有臭味;墙壁、天花板以及地面整洁。吸尘器由内至外吸尘,清整地毯。关好电灯闸门,插好电视机插头,调整好音响按钮,同时将调温器调到室温,关好门窗。
最后站在门口视察一遍,床铺是否整洁,桌面是否干净发亮,卫生间是否清洁,一切设备是否正常无损,然后,退出门外,随手关好门。
客人需要送洗的衣物,要认真核对件数、质地、送洗项目和时间,还要检查有无破损。如果填表与实际不符,那么宜当面向客人讲清。注意检查口袋里是否有物品,应掏尽还
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客人后送洗。
若客人的皮鞋放在门外一侧,则应及时收取,代为擦净打光。
对客人在住宿期间付出的各项支出,如房费、洗衣费、房间用餐费、邮电费等,要逐项记清核对,并及时请客人在帐单上签字。让客人签字时,把帐单放在小托盘上,双手递过去并说:“请您过目签字。”同时把自己带去的笔打开递给客人使用,客人签毕后表示谢意。
客房是客人休息、工作的地方,要保持安静,服务员的一举一动要轻,说话轻、走路轻、动作轻。要进房时,用中指的骨节有节奏地轻声扣门并说:“我可以进来吗,×先生A小姐?”
得到客人允许再推门入室。
进门前不要把门推开一条缝探头向室内看。进入房间后不可将门关严,宜半掩着。
客人住进房间,要及时掌握其离店的时间。在客人离店前把需要办理又没有办的事情尽快办妥。客人临行前,要主动询问是否提前用餐或准备食品。客人离开房间,要及时去房间检查有无客人遗留的东西,若发现有,应及时设法面交客人;若客人已走,应交总服务台处理。
遇到意外事情,如客人的情绪或精神不正常,患病或超过起床时间无动静,或在房间内争吵、斗殴、聚赌、秘密集会等,应及时报告值班经理处理,不可慌张。
在岗位上,服务员之间也应以礼相待,通力合作。交接班时,应把自己掌握的客人的生活习性、性格特点告诉接班服务员。
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五、微笑服务
我们在第四章已经说明了微笑礼仪,但微笑是服务行业最基本又最动人的服务,所以我们有必要再强调一下。
1930年是美国经济萧条最厉害的一年,全美的旅馆倒闭了80%。当代旅馆业巨头希尔顿的旅馆也一家接着一家亏损,一度负债达50万美元。但希尔顿并不灰心,他召集每一家旅馆员工特别交待:“目前正值旅馆亏空靠借债度日时期,我决定强度难关。一旦美国经济恐慌时期过去,我们希尔顿旅馆就能进入云开日出的局面。因此,我请各位千万不要把心里的愁云摆在脸上。无论旅馆本身遭遇的困难如何,希尔顿旅馆服务员脸上的微笑永远是属于顾客的。”经济萧条刚过,希尔顿旅馆系统果不其然地率先进入了新的繁荣期,跨入了经营的黄金时代。
希尔顿旅馆紧接着充实了一批现代化设备。此时,希尔顿到每一家旅馆召集全体员工开会:“现在我们的旅馆已新添了第一流的设备,你们觉得还必须配备一些什么第一流的东西使客人更喜欢呢?”员工回答后,希尔顿笑着摇头说:“请你们想一想,如果旅馆里只有第一流的设备而没有第一流服务员的微笑,那么旅客会认为我们供应了他们最喜欢的东西吗?如果缺少服务员的美好微笑,那么正好比花园里失去了春天的太阳与春风。倘若我是顾客,那么我宁愿住到虽然只有残旧地毯,但却处处见微笑的旅馆,而不愿住进只有一流设备而不见微笑的地方。”
如今,希尔顿的资产已从5000美元发展到数十亿美元,
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已经吞并了号称“旅馆之王”的纽约普拉萨旅馆,名声显赫于全球的旅馆业。但是,当希尔顿坐飞机到某一国境内的希尔顿旅馆视察时,服务人员就会立即想到一件事,那就是他们的老板可能会随时来到自己面前再问那句问得最多的名言:“你今天对客人微笑了没有?”
在一种发自内心的真诚微笑面前,人们的愁云会化为乌有,精力得到恢复,感情会得到升华,服务员与顾客的隔阂会随之消失。因此,微笑会使组织形象得到美化,