公文写作-第3章

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（2）写通告须注意的问题
①不要把“通告”写成“通知”
“通告”与“通知”是两种不同的公文，其特点、作用和受文对象范围都不相同。有的单位往往以为让人们知晓的事项都可用通告各行文，结果把一些该用通知的，用了通告，该用通告的则用了通知。
＇例＇
回迁通知
原住XX区XX街的动迁户，于明年6月底前回迁。请所有回迁户持动迁证、动迁协议书及交款单据，于明年5月底前，到我公司办回迁手续。
具体办理时间：上午8时至12时，下午2时30分至5时30分。
特此通知
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　XXXX房地产开发公司
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　XXXX年XX月XX日
这份公文用错了文种，告知回迁户办理回迁手续，属一定范围公布遵守和周知的事项，应用通告却用了通知行文。
②发文目的要明确
发布通告的目的或原因一般要在原由部分扼要地交代清楚，让人们一看就知道为什么要发此通告。
③通告的事项，应该符合法律、法令和有关政策规定，不能违反法令政策。例如一家房地产公司发出通告，告知回迁户在期限内来办手续，“限期于XXXX年XX月XX日前到我公司办理进住手续，否则，视为已有住房，不予安置。”这是不符合有关政策规定的。
④语言要通俗简洁
通告是一种周知性公文，一般用张贴和登报的方式发布，使全社会都知道通告的内容。因此，写通告要注意语言通俗和简洁，简单明了，一看就懂，篇幅不宜过长，便于张贴和阅读。
（五）通知
通知是批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员所用的公文。在行政公文中，通知是最常用的文种之一。





　
粤华XX通字＇　　　＇X号
关于XXXX的通知
主送单位：
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………（正文）。
特此通知

发文单位
二○○X年X月X日

抄送：　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
发文单位　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　二○○X年X月X日印　
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（印发日期正下方）共印　　份

1、通知的特点
（1）使用范围的广泛性。在发文机关方面，上至最高领导机关和行政机关，下至基层单位、企业事业单位都可有通知行文。在通知的内容方面，大到全国性重大事项、法规、规章，小到单位内部告知一般事项，都可用通知行文。在发布方式上，可用正式文件印发，也可印白头通知，甚至可以写在小黑板上，让有关人员知晓，非常灵活。
（2）文种功用的指导性。上级机关和组织向下级机关、组织用通知行文，都明显体现出指导性，特别是部署布置工作、批转和转发文件，等等，都明确阐述处理某些问题的原则和方法，说明需要做什么事情，怎么做，达到什么要求，等等。
（3）行文方向的不确定性。通知一般作下行文，是上级机关向下级机关行文。在平级单位之间，不相隶属单位之间，必要时，也可用通知行文。此时的通知便是平行文。平行文的通知不能带有指示性和指导性，只能表述告知性或周知性的内容，特别重要的通知，除了下发外，还要抄送上级机关，让上级机关知道下级机关就某重大事项发了通知。
2、通知的适用范围
（1）批转公文。下级机关上行的公文，如请示、报告、意见等，有的经审批同意，可加通知转发下去。如《国务院批转公安部关于推进小城镇户籍管理制度改革意见的通知》。
（2）转发公文。转发上级机关和不相隶属机关的公文。凡转发公文，都必须经上级机关批准同意，转发机关是按上级机关的意图转发的。转发和批转公文的效用基本相同。
（3）传达事项。凡不宜用其他公文行文的事项，包括要求下级机关办理的事项，要求有关单位知晓或要求共同执行的事项都可用通知行文。如《广东省人民政府关于立即制止越权审批和非法占地的通知》等。
（4）任免人员
按干部管理权限，由上级主管单位用通知行文任免工作人员，有的行政机关负责人任免，除向规定范围发通知外，还要向社会公布。
3、通知的分类
根据通知内容性质和作用，一般可以分为如下4种：
（1）转发性通知。包括转发公文的通知、批转公文的通知。前者是指转发不相隶属单位和上级机关的公文；后者是批转下级机关的公文，主要有请示、报告、意见和会议纪要等。被批转的公文里的下级机关的意见实际已转为上级机关的意见。批转公文的通知与转发公文的通知同样具有指导作用。
（2）事项性通知。通知的事项，指发文机关要求办理、阅知的事项。这种通知的作用主要是用来布置部署工作，安排活动，解决实际工作中某些具体问题。
（3）会议通知。指组织召开会议的机关向参加会议的机关、单位行文，告知会议内容、时间、地点和会议要求的公文。这种通知内容单一，要求把参加会议的有关事项写清楚。一般包括：会议名称、内容、地点、参加范围、会期、报到时间、地点、需带的文件、材料等。
（4）任免通知。按干部管理权限，由上级机关决定任免干部，然后把任免决定用通知行文，向指定的范围公布。这种通知，内容单一，篇幅简短，写明决定任免的时间、机关、任免人员的具体职务即可。
4、通知的写作
（1）标题
通知的标题有完全式和省略式两种。完全式是发文机关、事由、文种齐全的标题；省略式则是根据需要省去其中的一项或两项。
①省略发文单位。标题太长，则可省略发文机关。这种省略发文机关的通知标题很常见。如果是两个以上单位联合发文的，一般不能省略。
②省略文种。公文的标题一般是不能省略文种的。转发性通知的标题由“发文机关＋批转（转发）＋被批转（转发）标题＋通知”构成，有时由于被批转、转发公文标题中已有“通知”二字，或者被批转、转发的公文标题比较长，这时，通知的标题一般要省略文种，省去“通知”，否则会出现“……的通知的通知”的现象。如《广东省人民政府转发国务院》。如因层层转发而出现长标题的情况，如《XX县人民政府关于转发的通知》，则按照《国家机关公文处理办法》规定，“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”，把这个标题改为《XX县政府转发人事部关于XXX同志恢复名誉后享受XX级待遇的通知》。至于被省、地区等转发过的内容，则在批转、转发意见中予以交代。
③省略发文机关和事由。如果通知发文范围很小，内容简单，甚至张贴都可以，这样的通知标题可以省略发文机关和事由，只有文种“通知”二字。
（2）正文
通知的正文包括原由、事项、要求三部分。主体在事项部分。
①转发性通知。可以把批转通知称为“批语”，把被发布、批转的文件看作是通知的主体内容，批语表明发文机关的态度，提出贯彻执行的要求，一般起提示、按语的作用。
②事项性通知。这类通知多数用于布置工作。事项性通知正文的写作，要使受文单位了解通知的内容，即事项，做什么、怎样做，有什么要求。正文一般分三部分。开头部分，一般是通知的原由和目的，说明为什么要发此通知。正文的主体部分，即事项部分，把通知的具体内容一项一项列出来，把布置的工作需周知的事项，阐述清楚，讲清目的、要求、措施、办法等。第三部分是结尾，提出贯彻执行要求，如“请遵照执行”，“请认真贯彻执行”，“请研究贯彻”，等等，也有的通知结尾没有习惯用语。
③会议通知。一般包括：会议名称，会议时间，地点，内容，参加人员，报到时间、地点，需带材料、文件等。会议通知的格式比较固定，只要把上述内容写清楚就行。
④任免通知。一般有固定的格式。
XXXX关于XXX等同志的任免通知
XXX：
根据XXXX年XX月XX日XXX会议研究决定，任命：
XXX同志为XX局长，同时免去其副局长职务。
XXX同志为XX处处长，同时免去其XXXX职务。
（六）通报
通报是用来表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况的公文。通报作为一种宣传教育、通报信息的工具，有着表彰、惩戒、知照等作用。
1、通报的特点
一是内容的真实性。通报任何情况、事例必须是真实的，不能有差错，更不能编造假情况，否则会起反作用，严重损害制发文单位的威信。
二是目的性晓谕性。表彰先进的通报，对被表彰单位是一种鼓舞、激励，对其他单位是一种教育，对后进单位是一种鞭策。批评性的通报的目的则是让人们知道错误，认识错误，吸取教训，改正错误，引以为戒。交流情况的通报，是让人们了解通报的事项。
2、通报与通知的区别
（1）内容范围不同
通知可以发布行政法规和规章，批转和转发公文，告知需办理和周知的事项；通报只是表扬先进，批评错误，传达交流重要情况、信息。两者虽然都有告知作用，但通知告知的主要是工作的情况，以及共同遵守执行的事项；通报则是告知正反面典型，或有关重要情况。
（2）目的要求不同
通知的目的是告知事项，布置工作，部署行动，内容具体，要求受文机关了解要办什么事，该怎样处理，不能怎样办理，有严格的约束力。通报的目的是通过正反面典型去教育人们，宣传先进的思想和事迹，提高人们的认识。
（3）表现方法不同
通知的写作主要是直叙式，告知人们做什么，怎样做，具体明白，语言平实；通报的表现方法则常常兼用叙述、说明和议论，有较强的感情色彩，根据需要陈述事实，分析意义，做出评价，使人们了解事实真相，受到教育。
3、通报的写作
（1）通报的结构和写法
通报包括标题和正文两大部分。
①标题
通报的标题可省略发文机关，比较重要的通报则不省略。在拟通报　标题时，特别要注意准确、简明地概括出事由。如《关于必须严肃处理党员干部中的违法乱纪案件的通报》，就省略了发文单位；而《国务院关于一份国务院文件周转情况的通报》则写明发文机关、事由和文种。
通报的署时可以在标题下方，这时，通报不需要写抬头和落款；通报也可以有抬头、落款，时间在发文机关下面。
②正文
通报根据使用情况，一般分为三种：表彰性通报，批评性通报和情况通报。
一是表彰性通报。表彰性通报的内容一般包括介绍事迹，分析评价事迹意义，概括主要经验，做出表彰决定，提出希望等。表彰性通报的正文大致包括三个部分：
叙述事迹。事迹要典型，叙述时尽可能简明扼要。把人物、时间、地点、事情的主要经过和结果交代清楚。根据篇幅，抓住主要特征和梗概来写，不必叙述全过程，只要概括介绍就行。通报还常常在介绍事迹的基础上再加上简要评价和意义分析，节省笔墨，点到即止。
表彰决定。凡表彰性通报都有表彰的具体决定。这部分一般是略写，写清楚给予什么奖励即可。
希望和要求。发通报的目的是表彰先进，号召人们向先进单位和个人学习。通报的结尾一般有希望和号召的内容。
二是批评性通报。批评性通报将典型的不良行为、倾向、或重大事故公布出来，旨在使大家从中吸取教训，受到教育。其写法与表扬性通报在致相同，正文内容主要包括错误事实、根源和教训、处理决定、希望和要求四部分。
三是情况通报。情况通报是为使下级机关单位了解某阶段的工作情况，或某重大事件、活动情况，指导工作，往往用通报将有关情况予以公布。这种情况通报具有很强的针对性。
（2）通报写作要注意的问题
①注意时效性。发通报必须有很强的时效性，要抓住时机，及时将先进典型和经验向社会宣传推广，对反面典型予以揭露，引起警戒，或对某些重大事项和重要情况，及时予以通报，以起到交流情况、信息，指导工作的作用。
②注意指导性。不是事无巨细都要发通报，要选择对面上工作有普遍指导意义的事项来发通报。
③注意真实性。通报所涉及的事例必须是客观存在的。
（七）议案
《国家机关公文处理办法》规定，各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项的公文，叫议案。议案是一种上行文，有特定的适用范围。
1、议案的特点
一是内容的法规性和政策性。凡纳入法律程序，人民政府无权决定，须提请国家权力机构人民代表大会审议的事项，一般是关于国家主权、权力和利益、重要法律法规，国家机关主要领导人任免事项等，须经人民代表大会或人民代表大会常务委员会审议后有的可以立法，形成法律性文件，要求全社会遵守执行。
二是行文的定向性。议案不是普发性公文，在行政机关只能由人民政府行行文时，发文机关可以署政府主要负责人。政府的工作部门不能使用议案。同时议案只能向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会行文，不能向别的任何部门和单位行文。
2、议案的类型
根据议案内容及适用范围，议案一般有三种类型：
（1）立法议案。指用于提请审议法律和法规的议案。人民代表大会是国家的权力机构，但省级以上人民代表大会以及全国人民代表大会授权的地方人民代表大会才有立法权，党的机关、国家行政机关、企业事业单位都没有立法权。有许多法律法规（草案）首先由政府提出，提交人民代表大会或人大常委会审议通过后，予以确立。这样的议案就称为立法议案，简称法案。
（2）政治议案。指用于提请审议办理重大政治事项和重大问题方案或意见的议案。例如外交方面的重大原则问题、民族问题，国家主权问题，民主、法制问题等。
（3）任免议案。指用于提请审议决定政府和国家机关主要领导人，国家驻外机构主要负责人任免的议案。
3、议案的写作
（1）议案的结构。一般包括发文字号、标题、主送机关、正文、签署、日期、主题词、印刷版记等部分。发文字号可以在标题的右上方，也可以在标题的右下方，甚至可以省略。其样式如下：
X　X　X　X　X关于提请审议
《X　X　X　X　X　X　X　X　X　X　》的议案
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　X　X＇2005＇　　号
X　X　X　X　X　X：
　　　X　X　X　X　X　X　X　X　X　X　X　X　X　X　X　X。
X　X　X　X　X　X　X　X　X　X　X　X　X　X　X　X　X　X　　X　X　X　X　X　X　X　X　X　X　X　X　
X　X　X　X　X　X。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　X　X　X　X（签署）
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　XXXX年XX月XX日
主题词：XX　XXX
XXXX（制发机关）　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　XXXX年XX月XX日