外企女秘书职场日记-第10章
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度化,老板决策越来越程序化,老板对秘书的要求也将越来越职业化。
“你的意思是秘书也不好当了?”孔琴似乎以为我是在吓唬她。
目前,我国的秘书作为一种正式的社会职业,像教师、护士一样,也开始有了职业资格考试制度,而在一些发达国家,早已推行了从业许可认证制度。例如在美国,美国“全美秘书协会”章程规定,作为秘书必须具备以下条件:
1.像心理学家一样善于观察和理解他人;
2.像政治家一样有灵敏的头脑;
3.像外交官一样有潇洒的风度;
4.有调查各种棘手问题的丰富经验;
5.有良好的速记能力和文字功夫;
6.熟谙各种商业往来中的法律关系;
7.能熟练地使用各种自动化办公机器;
8.具备相当的金融和税务方面的知识;
9.能熟练地对各类文件资料进行整理归类。
“孟恬孔琴,作为朋友,我真的非常希望你俩心想事成。但是,我必须提醒你俩,秘书工作本身并不浪漫,而要成为一个让老板放心、看着舒服的秘书,更不是一件容易的事,所以,你俩一定要有足够的心理准备。”
她俩点点头,相信我说的是真心话。
“于雪,讲老实话,我也并不是想当一辈子秘书。我也只是想趁自己还年轻,吃这碗青春饭。我是学中文出身的,到公司去干,也只能做秘书;所以,我想先干一两年,积累点经验,熟悉些情况,利用当秘书的条件,再找个适合自己的位置。”
孟恬的话让我心里感到有些不好受。把秘书职业当作一碗青春饭,虽然说不上是一种亵渎,却也是一种认识上的误区。问题是这又是一种无法否认的现实。
前些天,学机电专业本科毕业的珍妮,靠自学考试拿到助理会计师证后,感慨万千地对我说:“谁都知道,做秘书仅仅是一个过渡。随着年龄的渐长,谁也不甘心做一辈子秘书,都会去寻找一些属于自我的东西。你我不得不承认,秘书的确是一种青春的职业,无论你怎样喜欢这份工作,随着时光的流逝,它终究只是你我职场生涯的一部分,而不是全部,当然,它绝不是过眼云烟。如果一个人年轻的时候,有一段做秘书工作经历,无论从职场角度,还是从个人自我修养角度看,都是一种难得的历练。”
不!我不承认秘书职业是碗青春饭!当然,我也知道我现在说服不了她们。
第二部分 六月第22节 正确的错误
七月某日
天气一天比一天炎热,酷暑似乎正迈着蹒跚的步伐到来了。
还有不到十天的时间,公司就要开董事会了,对今年上半年的工作进行总结。为了准备会议材料,秘书科进入了一级战备状态。
下午没有什么客人,留下艾丽丝一个人值班,其他人都到第一接待室,讨论为会议准备文件。首先是讨论头给姜总写的上半年公司总结报告。不愧是当年中文系的才子,报告写得洋洋洒洒,令人振奋。
“头,我认为‘经济效益增加了三百多万美元’这种提法不正确。”小石发表意见。
“有什么不对?”头显然对这种提意见的方式,没有任何思想准备。
“经济效益是指经济投入总量与经济产出总量之比,是个相对数;而三百多万美元是个绝对数,所以,‘经济效益增加了三百多万美元’的说法是不正确的。”
小石是学企业管理专业的,说起经济方面的东西来确实是一套一套的。
“经济效益增加多少多少,这已是约定俗成的提法,中央电视台也经常这么播,我看没有什么不对。”
头显然不高兴了,脸越拉越长。
“但这确实不符合逻辑。”小石没有注意到头的不高兴,只是继续按自己的思路发表意见。
“这样吧。这个问题可能有些复杂,暂时先放一放,我们接着往下议。”孟姐见气氛不对,又马上提议,“要不,先休息十分钟?”
头端起茶杯就往外走。
“小石,今后提意见,最好注意一下方式方法。”孟姐见小石脑筋还没有转过弯来,便坐到了她身边。
“坦率地说,我是学英语专业的,不知道头今天这种提法到底合不合适,但是,不管他这种提法到底合不合适,你今天这种提意见的方法首先就不太合适。”
小石似乎不明白,瞪大眼睛看着孟姐。
“你想想,当着这么多人的面,用这么肯定的语气说头错了,他会是一种什么感受?如果我要是头,我会觉得你就跟直接骂我‘无知’一样。所以,即使你的意见是对的,他又能接受吗?”
“对不起,我实在没那个意思。”
小石似乎有点知道自己错在什么地方了。
“但是,我这个人生来就是这么个性格,有什么说什么,不会装假,不会拐弯抹角。我认为做人要正直。”
“小石,你这么说,我更要批评你了。”
孟姐一改温柔细语的口气,说话严厉起来了。
“为人正直和注意说话方式是两个不同的意思。为人正直,是指不撒谎,不欺骗,是个人品道德问题;而说话方式仅仅是个技巧问题,是个工作方法问题,两者不能混为一谈。你这是为自己找借口。”
小石不说话了,但她那神态还不服气,似乎是说自己直来直去的性格是天生的,没办法改变。
“我们是职业秘书,就要用职业秘书的标准要求自己。职业秘书是什么?职业秘书和职业运动一样。人都会走路,而且从小就养成了走路的姿势和习惯。但是,作为一个职业运动员,为了提高自己的成绩,他就必须加强训练,改变自己走路跑步的一些坏习惯,从而提高自己的成绩。如果短跑运动员跑一百米也像你我一样,跑个十五六秒,他还配做职业运动员吗?”
孟姐站起来,对我们大家说:“所以,我们作职业秘书的也不能用普通人说话的标准要求自己。我们秘书说话,不单纯是为了表达自己的思想或情感,更主要的是为了实现自己的工作目标,达到预想的效果。为了达到预期的效果,我们就必须注意我们说话的方式,特别是提意见的方法。如果你提意见的方法不正确,那么,即使你意见的内容再正确,也是正确的错误。”
接待室鸦雀无声。孟姐的话震撼了大家。
“我们大家都要记住,对于我们这些职业秘书来说,用什么方式说话,永远比说些什么更重要!”
我觉得孟姐说的很深刻。也许是另有考虑,孟姐还有一层意思今天没有说出来,那就是给上司提意见,不仅要注意场合,还要注意上司当时的情绪。上司在情绪不太好时,也像一般人一样,对待别人的批评和建议,也有可能会产生逆反心理,你越是说这样不对,他可能越是要坚持这样。相反,在他情绪好或心态平和时,他接受别人的批评或建议的可能性就大得多。所以,从这种意义上来说,秘书必须学会察言观色,见风使舵。
下班的时候,玛丽有些闷闷不乐地对我说:“唉,当秘书也像开假面具晚会似的,一天到晚都戴着面具,挺累的。”
“你累吗?我讲笑话给你听。”我说。
“是吗?”玛丽高兴起来。
这是我昨晚在网上看到的,现炒现卖:
“有个人为了巴结自己的上司,打听到上司喜欢养八哥之后,便到鸟市上去买八哥。他来到一个摊位前,看到有两个鸟笼,每个鸟笼里有一只八哥。一只八哥标价400元,一只八哥标价800元。但那只标价400元的八哥不仅毛色好,而且很精神,很逗人喜欢;而那只标价800元的八哥,不仅毛发稀疏,而且没一点精神,一看就知道年纪大了,活不了几天了。于是,这人感到奇怪,问摊主:‘为什么这只又老又丑的八哥卖800元,而这只又年轻又漂亮的八哥却只卖400元?’摊主回答说:‘这只小八哥经常叫这只老八哥为老板,所以,这只老板八哥当然要贵一些。’这人又问:‘这小八哥为什么要叫这只老八哥为老板?’这摊主说他也不知道,最好他自己去问那只小八哥。于是这人问小八哥为什么要叫老八哥为老板,你猜这只小八哥是怎么回答的吗?”
我故意卖了个关子。
“我是他的女秘书。”玛丽说。
原来大家都知道!
第二部分 六月第23节 什刹海
七月某日
上午,李总让玛丽查了深沪几家上市公司的上午收盘价、成交量和涨幅。
回到办公室,玛丽有些忧虑地对我说:“于雪,因为我妈炒股票,我还懂一些股票方面的知识,知道什么叫收盘价、什么叫熊市、什么叫牛市、全线飘红是什么意思,可是对期货,我看了几本书,怎么还是弄不太清楚,你能跟我说说吗?万一哪天李总让我去了解期货方面的东西,我一窍不通,肯定得挨训。”
对于一个职业秘书来说,应当具备一些股票和期货方面的知识。在现代经济生活中,特别是股票市场,它可以说是经济生活的晴雨表。股票市场价格的涨跌和市场板块结构的变化,既反映了国家宏观经济发展的趋势,也预演着投资市场的未来走向,因此,作为一个现代企业的领导人,不管是上市公司还是没有上市的公司,都会关注股市的潮起潮落。作为上司的助手,如果不具备相应的知识,那也就说不过去了。
对于期货市场方面的知识,我也是一知半解,正在犹豫的时候,托尼说:“玛丽,我有个做小麦期货的朋友,最近大赚了一笔,昨晚请我撮了一顿,我可以讲给你听听。”
“可以,讲完了你请我们大家撮一顿。”玛丽说。不管什么时候,玛丽总喜欢占点嘴上的便宜。她自己说,她的这种有些任性的性格,是由于她妈从小到大把她含在嘴里养大造成的。
马上有人附和。
“我这朋友专作期货经纪。前些天,有个经常在中央电视台作广告的食品公司签了一个大合同,合同规定四个月后开始陆续交货。完成这个单子要用将迎一万吨小麦。按照生产规模来看,只要在交货期前一个月开始生产这批食品,就能保证按合同规定的时间交货。因此,这家公司的老板不希望一签完合同就把这一万吨小麦买进来,因为这会占用资金,增大成本。但是,这批食品的卖价已签好合同,公司又怕这期间小麦涨价。小麦涨价太多,他们就有可能亏本。所以,公司老板找到我朋友的公司,想通过期货市场来降低风险。”
“那你的这位朋友就能阻止小麦价格在三个月后一定不上涨,保证这食品公司老板不亏损?”玛丽问。
“当然,对于供需量这么大的小麦市场,一般的人没有能力操纵它的价格。但是,通过期货买卖,就有可能保证食品公司最大限度地降低风险,而规避风险就是现代期货市场的主要功能。我的朋友根据他对小麦未来几个月市场的判断,先建议老板买几份三个月后的期货合约。”
“这期货价是比现在的高还是低?”有人问。
“这期货价是比现在的高一点。”
“那到时候又回落了怎么办?”
“由于老板也有这方面的担心,所以,我的朋友最后建议老板买三个月后的期权。所谓期权,就是买卖期货的一种权利。买进了三个月后的期权,如果三个月后小麦的价格上涨了的话,食品公司就可以执行合同,以期权合同上的价格买进小麦,当然,期权合约上的小麦进价要略高于现货价;如果三个月后小麦价格下跌,食品公司也就不执行期权合约,而是到市场上去购买现货,损失的也仅仅是期权合约上的一点儿定金。因此,在食品公司老板在对市场把握不准的情况下,委托我的朋友买了三个月的期权合同。让我的朋友赚了一笔不少的中介费。”
下午一上班,头安排我与玛丽陪孙总和赵总到昌平去拜访一个开发区的领导,了解投资的最新优惠政策。由于回来的路上堵车,到马甸立交桥时快七点了。赵总提议请大家到什刹海逛逛,他请客。我和玛丽当然赞成,但孙总说他晚上有事,于是司机送孙总回家,我和玛丽陪赵总游什刹海。
我们打了一辆出租车,赵总让车停在地安门商场前。下车后往回走一点,沿着烟袋斜街往什刹海走。
“你们来过什刹海吗?”赵总问。满头白发的赵总,看上去神采奕奕。
“晚上来泡过几次吧。”玛丽说。“赵总,你也经常来这里泡吧?”赵总笑着说:“我一个快六十岁的老头了,还泡什么吧?!前天
晚上,田中董事长给我打电话,说过些天到北京来开董事会,这可能是他作为董事长最后一次来北京了,所以,他想再来这里吃一次烤肉季的烤肉;我也好久没来了,所以今天顺路先来看看。”
烤肉季就在银锭桥边,门脸不大,但风格独特。赵总似乎与店老板挺熟,我们直接上二楼,人家留了一张能看到湖面的桌子。
烤肉虽吃过不少次,但在这里吃特别风味的烤肉,却另有一番情趣。店堂上火锅里烈火熊熊,“肉炙子”嘟嘟的烤着肉,芳香扑鼻。
赵总介绍说,吃烤肉缘于蒙古游牧民族的饮食习惯,所以烤肉又称蒙古烤肉。在清朝顺治年间,宫廷里的王公显贵经常外出打猎,将猎获的野味带到京城里,让厨子给烤熟了吃。“烤肉季”的烤肉技术就是由此传下来的。但烤肉季开业之初,烤的都是熟肉,民国初年才改烤生肉。“烤肉季”以烤羊肉为主,牛肉也有。
赵总要的是小瓶的红星二锅头,我和玛丽喝橙汁。喝了几盅二锅头后,赵总的话就密了。他说他是在后海边长大的,什刹海周围的胡同、四合院是咱北京人的根。他说与现在到处是酒吧的灯红酒绿的什刹海夜晚相比,他更喜欢过去的什刹海的早晨。清晨海边走走,浓郁的市井风情会扑面而来。河沿上有慢跑的、晨练的、吊嗓子唱戏的,还有卖早点的:油饼、油条、煎饼、炒肝,各式各样,想吃什么有什么,保准大饱口福。走在胡同里,时不时能听见“吃了吗?”“您干吗去?”这样地道京味儿的问候。虽然从这里搬走多年了,但有空还是喜欢来看看。
“过些天,你们要愿意,我带你们来吃这里的爆肚张,前海边东北岸的‘爆肚张’。那张老爷子性情很倔,每天烧饼和爆肚从不多做,就卖那么一点点,外间屋只能放下两张桌子,四把凳子,吃不上是你运气不好。”
玛丽说她也喜欢来这里,但只是喜欢这里的酒吧。赵总显然对什刹海边越来越多的酒吧不以为然。他说他只喜欢这里的自然风景和浓郁的老北京味。说着,借着酒劲,给我们背起了元代许有壬的词:
“柳梢烟重滴春娇,傍天桥,住雪桡。吹暖香云,何处一声箫?天上寒宫阙近,金晃朗,翠山尧。谁家花外酒旗高?故相招,尽飘摇。我政悠然,云水永今朝。休道斜街风物好,才去此,便尘嚣。”
赵总底气虽然不是很足,但抑扬顿挫的韵味还是出来了。念完词,赵总问:“知道这是一种什么境界吗?”
我点