外企女秘书职场日记-第18章

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　　　　张总昨天也正好来找姜总，见到我顺便聊起了珍妮，因为他知道珍妮过去和我是朋友。他说珍妮人虽然很聪明，有灵气，但个性太强，不适合当秘书。由于个性强，自己把自己看得太高，对于传真、复印之类的小事基本上不干。由于她的这种示范效应，有些人也仿效，因此，现在办公室出现了互相推诿，似乎谁多干谁吃亏的现象！最后张总感慨地说：“可能是现在的大学生，在家里都是备受过分溺爱的独苗的缘故，都那么气盛和张扬。说他们‘前卫’、‘有个性’也可以，说他们自以为是，没有一点内涵也没错。”　　　　
　　　　无论是做一个好秘书，还是做一个好空姐，其基本素质都是一样的，都要求有内敛、忍耐、不颐指气使等优秀品质，都要求我们回归女人的天性，即宽容与温柔的母爱。


第三部分　九月第41节　　带泥的洋葱

　　　　十月某日　　　　
　　　　上午办公室的事不是很多，孟姐在指导小石整理公司来客登记簿。因为收集信息是秘书的一项重要工作，手头的事不多，我也在一旁跟着学。　　　　
　　　　“小石，整理来访客人名单，不能按客人的姓氏笔画排列，而要按他所在公司的笔画顺序排列。”　　　　
　　　　孟姐让小石将已经排好的客人名单顺序重排。　　　　
　　　　“为什么？”　　　　
　　　　“是这样的，这些来访的客人，是代表他们所在的公司来我们公司洽谈业务的。他们个人有可能在将来的某一天，会离开他们现在所在的公司；但是，他们的公司则有可能是我们公司永久的客户，所以我们的重点是应该记住他们的公司，因此，在整理来客名录时，应该以客人所在公司的笔画来排列顺序。比方昨天第一个来访的客人是，北京通达科贸公司的副总经理刘允。将来只要一看到刘允的姓名，首先应该想到是北京通达公司。通达是一九九五年注册成立的，注册资金１０００万元人民币，主要业务是代理销售我们东岩公司的产品，平均每年的销售额在４００万元人民币左右，他们的董事长兼总经理叫李明，是我们姜总在北大荒下乡时的战友……”　　　　
　　　　小石轻轻地叹了口气，她没想到来客登记簿上“刘允”这么简单的两个字，在孟姐的头脑里竟包含了这么多信息。她以为只要把刘允的姓名和电话号码往计算机里一存，就算是完成了“信息收集”工作。即使是玛丽和我，在秘书专科学校，也没专门学过这方面的知识。这就是实践经验。　　　　
　　　　孟姐不愧是总经理的专职秘书。她这种认真细致的工作作风，真值得我们这些小字辈的秘书学习。我什么时候才能达到孟姐这种水平？　　　　
　　　　中午，天空突然乌云密布，暴风雨似乎马上就要来临。　　　　
　　　　下午一上班，投资部就送来一份“天津宏星公司情况介绍”的材料，要我赶紧送给孙总，说孙总催着要。　　　　
　　　　也许是时间太急，投资部送来的材料中不仅有错别字，还有一些语法上的错误，如“非要……不可”的句子，像口语那样把后面的“不可”两个字漏掉了；于是，我把材料的文字稍为润色了一遍，重新打印送给孙总。　　　　
　　　　孙总将材料翻了翻，就皱起眉头说：“小于，这份材料你加工处理过，是吧？”　　　　
　　　　“是的，”我不清楚孙总问这话的意思，“我只是对其中的文字润色了一下。”　　　　
　　　　“小于，你应该知道我要这份材料的目的。我想了解宏星公司的资产状况，但是更想了解宏星公司目前管理层的状况。他们现在有多少管理人员，管理人员的年龄结构如何，知识结构如何，管理、开发和销售各占什么比例，他们对我们将要进行的控股投资的态度如何……我要的是他们目前实实在在的真实情况，而不是这么几个干巴巴的数字和几条标语口号，你知道吗？”　　　　
　　　　孙总的脸越拉越长。　　　　
　　　　“小于，我是头，你是秘书，所以，我希望你做我的眼睛，做我的耳朵，甚至做我的手和脚，但我不希望你做我的大脑！哪些材料有用，哪些材料没用，由我自己的大脑来判断！把我的大脑留给我，好吗？”　　　　
　　　　窗外已是电闪雷鸣。看我手足无措的样子，孙总态度缓和了一些：“是不是投资部把材料给你的时候，就是这个样子？可能主要责任不在你。这样吧，你去把投资部的李部长叫来，我要听取他的口头汇报。”　　　　
　　　　投资部的人汇报完毕，我从孙总的办公室回来。孟姐见我闷闷不乐的样子，问我怎么回事，我把事情的经过大致说了一遍。孟姐安慰我说：“小于，当秘书没有不出现差错的，不要紧。问题是，你知道问题出在哪里吗？”　　　　
　　　　我没吱声。孙总的批评没错，但我总觉得自己委屈。　　　　
　　　　“小于，我给你讲个小故事吧。这是我刚当秘书时，我的美国老板讲给我听的。小石和玛丽，你们有兴趣听吗？”　　　　
　　　　她俩马上凑了过来。　　　　
　　　　“事情是这样的。一天，我的美国老板坐车路过一个小菜市场，看见路边小蔬菜店门口摆着一堆新鲜的洋葱。洋葱的皮晒得红红的，上边还沾着泥巴。老板的父亲是个农场主，老板小时候跟父亲种过洋葱。他来中国这么久了，第一次看到那么新鲜的洋葱，所以感到很亲切。回到办公室以后，他让秘书派人去给他买几个洋葱回来。可是，当秘书把洋葱放到他办公桌上的时候，那几个洋葱只剩中间的那一点小芯了。为什么？原来当行政部门的办事员将洋葱买回来之后，马上放在水龙头下把洋葱上面的泥巴洗掉了；洋葱交给行政部头后，头又把洋葱外面的几层粗皮给剥掉了；行政部头把洋葱交给秘书后，秘书又把洋葱上的红皮剥掉了。洋葱虽然还是那几个洋葱，但早已不是老板当初想要的那种洋葱了。所以，老板当时就把秘书狠狠地训斥了一顿。”　　　　
　　　　我明白了孟姐这个故事的真正含义。　　　　
　　　　“老板为什么要训秘书？就是因为秘书在不了解老板的真实意图的情况下，自作主张，自行其是，把老板真正想要的东西给弄丢了。所以，作为一项重要的日常性工作，我们秘书在为上司收集信息材料之前，一定要弄清上司的真正意图。在了解上司的真正意图的基础上，再对我们收集的材料进行鉴别、筛选和整理分析。如果暂时还不了解，就宁肯让材料粗一点；如果过于加工，就有可能把材料中最有价值的部分给弄丢，使上司很难利用这些信息作出决策。秘书为上司收集信息，一定要注意这么几条原则：第一，是不要生吞活剥。不管你收集到什么样的信息，一定要先在自己脑子里打几个问号，这事怎么发生的，为什么是这样。第二，是不要自我发挥。有时收集到的信息不是那么完整，秘书为了完整，便发挥自己的想像力，使材料变得‘完整’。其实，上司往往自己能根据这些零碎的信息，基本把握事情的大概，而你的想当然，则有可能误导上司。第三，是保持不偏不倚，不要先入为主。”　　　　
　　　　“可这老板为什么不把买洋葱的真正目的告诉秘书呢？”小石还是对孟姐说的故事感兴趣，“不就是一句话的事吗？”　　　　
　　　　“你的意思是，老板事事都要向秘书请示和汇报？”玛丽似乎非常喜欢跟小石抬杠。　　　　
　　　　“上司与秘书之间，的确应该经常进行交流。”孟姐说，“但每个上司都有自己的思维方式和工作习惯，做秘书的不能强求，只能是要求自己尽可能地去适应上司。所以，做好秘书工作的关键是多用心。比方，用心观察上司平时比较关注哪些问题；用心思考上司关心这些问题真正目的。如果真正用心，秘书工作并不难做。比方天津农星公司这个问题，公司事务会已经讨论过两次了。如果条件合适，我们公司就投资控股。孙总的意图实际是很明显的。”　　　　
　　　　我感到自己的脸在发烧。


第三部分　九月第42节　　职业艾滋病

　　　　十月某日　　　　
　　　　周敏拿到了去美国陪读的签证，晚上几个中学同学相聚，为周敏饯行。　　　　
　　　　在餐桌上，孔琴闷闷不乐，那张脸像秋天的杨树，没有一点生气。不久前，她跳槽到一家公司当秘书，那时她是多么快乐！　　　　
　　　　从酒楼出来，我问孔琴出了什么事。她说“没什么”，但她的眼睛告诉我她肯定有事。旁边有一小小茶馆，于是，我把她拉进去，让她告诉我，让我作为朋友，帮她分担一部分心事。　　　　
　　　　“于雪，我想辞职，再也不想当秘书了。”　　　　
　　　　沉默了半天，她才憋出这么句话来。我静静地看着她。她不把心里的苦水倒出来，心里会更难受。　　　　
　　　　“我觉得自己现在像只小绵羊，整天在一群色狼的包围之中。”　　　　
　　　　原来她遭遇了性骚犹！办公室受到性骚扰的对象，往往是公司的新员工，因为工作环境不熟悉，只有忍气吞声的份。　　　　
　　　　性骚扰是一种白领职业艾滋病，目前没有什么办法像消灭天花、霍乱那样，进行彻底根除，只能预防。因为它不像对身体的侵犯那样比较容易辨别。黄色笑话、色情的眼神、与性有关的双关语、性玩笑、色情短信息、强邀共进晚餐、色情画片、追问个人的性生活、赠送与性有关的私人礼物等等，都可以用“开玩笑”来掩护。　　　　
　　　　“我跟你说过，我们公司不大，只有两个专职秘书，那个秘书是男的，正式头衔是总经理助理，三十来岁，我们俩的桌子是挨着的。一开始，他还只是把墙上的挂历，换成三点式的大美女，虽让我挺恶心，但还不至于太过分。最近几天，他时不时地往我手机里发一些黄色短信息，大前天我在给老板汇报工作时，他也朝我手机里发黄色短信。我跟他生过几次气，但一点用也没有，他总是嬉皮笑脸，说开开玩笑，何必当真。我没办法跟他撕破脸皮，再说我也不想跟他撕破脸皮，我是新手，还有很多事要请他帮忙。”　　　　
　　　　没想到，她的生存环境这么恶劣。　　　　
　　　　“更可气的是大老板，他也动了坏心思！他老让我一个人加班。由于最近要准备一个新产品发布会，准备材料，事是挺多，所以，我也只好加班。加完班，他就要请我吃夜宵。他经常是一边吃，一边聊他是多么累，有一天他居然说他‘不行’了，羞得我满脸通红。上个星期四，加完班吃夜宵的时候，他说和他老婆感情不好，准备离婚。今天在他的办公室，他居然说他非常爱我。”　　　　
　　　　说着说着，她眼圈就红了。　　　　
　　　　“我真羡慕周敏，我也想找个机会到外国去，好一走了之！”　　　　
　　　　“这种事，中国有，外国也有。你看克林顿，人家是大总统，不也是闹得满城风雨吗？到国外去也解决不了问题。”　　　　
　　　　我知道，我的安慰对孔琴起不了多大作用。　　　　
　　　　“我也知道天下乌鸦一般黑，到哪里都一样，所以，我不想做秘书了。”孔琴似乎是在咬牙切齿。　　　　
　　　　对于这种性骚扰，只要有办公室的地方就会存在，但对于秘书来说，她们属于被性骚扰的高危人群，因为只要上司动了坏心思，他们就有更多合情合理的借口，创造与秘书单独相处的条件，从而进行性骚扰。　　　　
　　　　“孔琴，要工作，要生存，逃避不是办法。”我说，“关键是你要明确你的态度，不让他们把你当作一只小绵羊。比方说，你们老板他再说他爱你，你就打印出来让他在上面签字，看他还敢不敢这么胡说八道。”　　　　
　　　　孔琴笑了。　　　　
　　　　“问题是很多时候，我不好跟他说撕破脸皮就撕破脸皮。”　　　　
　　　　“其实，你就是要装出一副不怕撕破脸皮的架势给那些人看。这是一场无可奈何的心理游戏。在这种情况下你必须有这种勇气和生存的智慧。他们想占你的便宜，为什么既不敢公开，又不敢硬来，就是因为他们顾及自己的公开形象。但是，他们就是利用了你更怕撕破脸皮的这种弱势心理。你越害怕，他就越来劲。所以，你一旦做出一副不怕撕破脸皮的架势，我敢肯定，他们就不敢再这么猖狂了。”　　　　
　　　　“可是，老板一让你加班，你就跟他撕破脸皮？加完班，请你吃顿夜宵，你就一口回绝？”　　　　
　　　　孔琴还是有些把握不住自己，难怪莎士比亚说女人的名字是弱者。　　　　
　　　　“当然不能这么神经过敏。”我说，“但是，对你们老板这种明显的‘假公济私’行为，那就得想点办法。如果你晚上加班，你就事先跟家里打个电话，说你晚上出去玩，让他们八九点给你打电话，提醒你早点回去。”　　　　
　　　　“打电话有什么用？”孔琴戚戚地说，“我爸那么大年纪了，他怎么可能来接我？即使他能来，我也不忍心让他每天晚上都来呀！”　　　　
　　　　“傻冒！”我笑着说，“谁让你爸来接你，你只不过是给自己找一个开溜的借口罢了。总而言之，你这么做了几次后，人家就会明白，你不是一个随便而又软弱的人。这样，人家就会慢慢地减少对你的非分之想。”　　　　
　　　　回到家里不久，孔琴给我发来一条短信，说是他们公司的经理助理刚发给她的：　　　　
　　　　老板出差刚回来，就急急忙忙地将女秘书拉到自己的休息室，然后迅速拉上窗帘，将女秘书推到床上，把被子呼啦一下蒙上，激动万分地对她说：“看，我新买的手表，是夜光的！”


第三部分　九月第43节　聪明误

　　　　十月某日　　　　
　　　　前天孙总到上海出差去了，我觉得自己这两天轻松了许多。上午头让我教小石如何管理和使用公司的印章。　　　　
　　　　“公司印章的使用，最关键的是秘书要了解谁有权给人家盖章。如果头不在，你就得直接找姜总……”　　　　
　　　　中午吃饭的时候，李佳告诉我们说他们公司的秘书艾敏昨天被老板炒鱿鱼了，李佳是我和玛丽的师姐，现在五楼一家荷兰公司人力资源部工作。　　　　
　　　　“现在老板炒秘书的事太多了，有什么奇怪？”玛丽不以为然地说。　　　　
　　　　“你不知道，这次炒鱿鱼挺有意思。这大楼地下室健身中心的游泳池，你们去过吧？昨天下午我们的荷兰老板就是在这游泳池边上，宣布炒艾敏的鱿鱼的。说起来挺有趣的，昨天下午三点多钟，艾敏在游泳，游到池边时，有人将浴巾递给她，这时她没有发现是老板来了，只是说了句‘谢谢！’可老板幽默地说：‘我已欣赏了你十几分钟的游泳姿势，很优美，休息一下再游，游完之后，到我的办公室来办理手续，我准备推荐你到专业的游泳队去。’”　　　　
　　　　“艾敏怎么会在上班时间去游泳呢？”我有些不解地问。　　　　
　　　　“老板出差了，原来计划是下个星期二回来，不知什么原因，老板提前回来了；艾敏以为老板还要几天才能回来，所以这些天每天下午去游泳。”　　　　
　　　　“老板怎么那么聪明，会想到艾敏在游泳？”玛丽非常感兴趣地问。　　　　
　　　　“这只能怪艾敏平时太会做人了。”　　　　
　　　　师姐似乎有些看不起艾敏。　　　　
　　　　“艾敏人是长得漂亮，外语也好，再如上聪明，把老板玩得团团转，老板非常信任她。于是他授权，他不在的时候，许多事情艾敏可以做主，比方在他不在的时候，艾敏有权签批3000元以下的费用。所以，当其他员工找她报费用时，她是左一个不是，右一个不是，老刁难人家。相反，她自己总是一笔笔的加班费往自己卡里打。老板不仅没觉察艾敏是在占公司的便宜，反而以为艾敏真正是在加班加点，所以更加信任艾敏。