外企女秘书职场日记-第2章

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　　　　“行，我帮你催催！”　　　　
　　　　我和颜悦色地说。　　　　
　　　　其实这个报告早就送给孙总了，但这几天孙总天天开会，根本没时间看。　　　　
　　　　看着鲁天明怒气冲冲的背影，玛丽有些幸灾乐祸地说：　　　　
　　　　“什么项目黄了？就是怕夜长梦多，自己去不了美国！一天到晚都这么牛皮哄哄的，于雪，再晾他几天，让他着着急！”　　　　　
　　　　“玛丽，你肚子里怎么那么多坏水？”　　　　
　　　　我笑着问玛丽。玛丽是比我晚一届的师妹，所以说话比较随便。“我们也得替鲁天明想想。到美国去的报告老是批不下来，让他一直悬着，别说护照签证这些事不好办，就是项目本身的许多前期准备工作，他也不知该不该做，所以，他发火也能理解。”　　　　
　　　　由于要保证上司有足够的时间和精力来处理公司的一些战略问题或核心问题，秘书有一项重要的日常工作，就是像块纱布，过滤一些来找公司领导的电话、客人或文件。因此秘书就变成了一座各部门与上司之间的桥梁。正因为是桥梁，宽度有限，偶尔出现拥挤堵塞现象就是难免的。这样，那些暂时被堵塞的人不可能个个都能理解，于是，有人要找个地方撒气。在大多数情况下，必然会把怨气发泄到秘书身上。　　　　
　　　　也许是最近有关慈禧太后的电视剧太多了，许多人把李莲英当作老佛爷的秘书看待，所以在他们的印象中，秘书都有李莲英那样的本事，事情办不办得成，全在于秘书肯不肯帮自己的忙。不说外来的客人，即使是在公司内部，许多人也不一定了解秘书部门的工作，以为各种报告批不批，上司想见谁不想见谁，都是秘书说了算，所以像鲁天明这样，文件批不下去，就朝秘书发火。当然，也有人知道这并不是秘书的责任，但是他们又不好直接朝公司领导发火，所以只好把秘书当作出气筒。可以说，当出气筒似乎也成了秘书工作的一大特色。　　　　
　　　　由于看问题的角度不同，秘书与职能部门的人发生一些矛盾，造成一些误会是正常的。比方研发部门觉得某项新产品必须尽快研发，不然就会被竞争对手超过，所以打报告给公司领导，要求尽快上马开始研发；而秘书可能从销售部门的报告中了解到，这种产品市场还没有成熟，用不着那么急，所以没有把研发部的报告优先送给上司。因此，秘书与各部门出现一些矛盾和分歧是正常的。只要加强沟通，是完全可以消除的。　　　　
　　　　但是，秘书如果一听到别人讲你一两句气话，你就针锋相对，在桥梁本来不畅通的情况下，凭个人意气办事，再设一个卡，摆出一夫当关，万夫莫开的架势，把人家堵在桥头，将正常的工作矛盾转化为个人恩怨，人事纠纷，就会使事情越来越复杂，最后有可能变成死疙瘩。　　　　
　　　　由于你是上司的秘书，在别人的眼里，不管是做什么，你都是替上司在办事，有人甚至还以为是上司有意让你这么做的，所以，只要你愿意，你就有很多机会和办法，像只砂轮一样把对方磨得一点脾气也没有。但是，当你像只砂轮强行把对方磨平的同时，它肯定会给你带来隐患。人家口服心不服，今天斗不过你明天还会跟你斗；明里斗不过你暗里可以给你使绊；一有机会，人家又会把你当出气筒。所以秘书最忌采取“道高一尺，魔高一丈”的态度跟人家治气。因为，你把人家的路堵死了，实际也就把自己的路给堵死了。　　　　
　　　　对于秘书来说，有被人求的时候，肯定就有求人的时候，而且求人的时候还很多，比方上司跟秘书要个资料，这就需要有关部门提供素材；上司外出办事，也需要各部门配合；秘书的工作都比较烦琐，就像胡雪岩说的八个壶七个盖，你要同时保证每个茶壶上都有盖，没有别人的帮忙很难做到。即使你百事不求人，你也会事倍功半……要做好秘书工作，不仅要得到上司的信赖，还要得到各部门的信赖，而且是长期的信赖，所以秘书必须知道自己的位置，为人宽容和坦诚。　　　　
　　　　除开个别人是出于妒忌的原因，绝大部分是由于这种误会造成的，因此，一个称职的秘书，在承受这些抱怨的同时，应想方设法改进自己的工作，加强与对方的沟通，为使自己这座桥梁更顺畅一些，尽量帮对方的忙。　　　　
　　　　下午四点，孙总开完事务会，我去他办公室确认他明天上午的工作日程，顺便提起鲁天明去美国的报告：　　　　
　　　　“孙总，今天研发部派人去美国的事，他们来找我，问报告的事，我找了一遍，不在我那里，是不是已送到您这里来了？”　　　　　
　　　　孙总在一大堆文件里翻出研发部的报告，一目十行地看了一下，便签了字。他把文件交给我，让我送到人力资源部去，并让我通知鲁天明，五点半到他办公室来一趟，他要了解这个项目的一些具体情况。　　　　
　　　　我把文件送到人力资源部后，就给鲁天明打电话。　　　　
　　　　“鲁天明吗？我是于雪，你的报告孙总已经批了，我已把它送到人力资源部去了，他们马上给你办手续。”　　　　
　　　　鲁天明连忙说谢谢。　　　　
　　　　“另外，今下午五点半，你去一趟孙总的办公室，孙总想跟你谈谈，了解顶目的一些具体情况，请你好好准备一下。”　　　　
　　　　放下电话，玛丽就对我说：　　　　
　　　　“像他这种不知好歹的人，你说一句‘孙总找你’就得了，他已经占了那么大的便宜，还有必要跟他说那么多吗？”　　　　
　　　　“玛丽，别看鲁天明个头那么高，脾气那么大，可他实际工作时间不长，经验不足；如果在电话里我只对他说‘孙总找你’这几个字，他心里说不定多紧张，甚至会以为孙总不让他去美国了；如果真是这样，作为一名新员工，他在毫无准备，心情又紧张的情况下去见孙总，他能把项目的情况说清楚吗？他如果说不清，让孙总不高兴，孙总真的有可能让研发部换人。因此，帮鲁天明消除紧张心理，让他提前作些准备，是我们秘书的责任；再说，我们也只是做个顺水人情。”　　　　
　　　　如果作为秘书，你不善于沟通，而是今天跟这个治气，明天跟那个治气，你的工作还怎么做？就算你在工作中不需要求人，斗来斗去会有好心情吗？人有时只要稍微想想，就会明白一个很简单的道理：除开睡觉的时间，一个人在办公室里的时间远远超过在家的时间，如果你在办公室像在家里一样互爱和谦让，哪怕只有一半的互爱和谦让，你会觉得工作和生活会温暖美好多少倍！　　　　
　　　　生意人做生意讲究求财不求气；对于我们当秘书的来说，必须具备良好的沟通能力，求和不求气。


第一部分　三月第4节　麻风病人

　　　　三月某日　　　　
　　　　昨晚纷纷扬扬下了一夜的雪，今早西北风又呜呜地刮个不停，整个世界仿佛都掉进冰窖里去了，让人从心里感到了寒意。在人们已隐隐约约听见了春天的脚步的时候，还下这么大的雪，的确少见。　　　　
　　　　今天是星期五，下午四点开始，我们部门开例行的工作小结会。　　　　
　　　　“铃……”小石桌上的电话铃响了。　　　　
　　　　“是我。你找我有什么事……我正在开会。”说着，小石就把电话挂了。小石昨天才正式上班。　　　　
　　　　会开完了。　　　　
　　　　头问：“小石，刚才是谁来的电话？”　　　　
　　　　“是我表哥。”　　　　　
　　　　“哦。”　　　　
　　　　头点点头，之后对大家说：　　　　
　　　　“你们大家都给我记住，作为秘书，你们永远不能说‘你找我有什么事吗？’这句话！小石，刚才即使是你表哥，你也不能这么跟他说话。”　　　　
　　　　“我表哥他非常无聊……”小石想分辩。　　　　
　　　　“作为秘书，就不能养成这么说话的习惯！”　　　　
　　　　头打断了小石的话。　　　　
　　　　“不管是打电话还是直接上门来，客人找你肯定就是有事。没事他找你做什么？不管是什么事，作为秘书，你都要热情接待。你问客人‘你找我有什么事吗？’表面上是很礼貌，实际上是一种冷淡，而且是从骨子里表现出来的冷漠。你们可能没享受过这种‘待遇’，没有这方面的体会；我是深有体会的！就是在前几天，我到一家公司去，对方的秘书小姐也是这么问我，让我感到非常别扭，觉得自己是个小偷，还没进门，就要接受盘问。其实，她只要稍微换一种口气，问‘你找我是什么事？’我心里就会好受得多！”　　　　
　　　　“我想补充一点。”　　　　
　　　　孟姐接着头的话题，不紧不慢地说：“还有一些秘书喜欢问客人‘你预约了吗’，这种说法跟‘你找我有事吗？’一样，容易让客人反感。作为秘书，客人预约没预约，你自己心里应该有数，所以，这么问客人就是失职；客人没有预约不请自来，那是他们没有礼貌，但你不能用‘你预约了没有？’这种冷漠的方式回敬他；表面上，你是很客气地问对方预约了没有，实际上是告诉客人，我知道你没有预约，你不请自来，让我讨厌。别人不走斑马线横穿马路，你就有理由开车去撞他？客人既然上门了，你再问预约没预约已经没有任何意义了，作为秘书，你就得无条件地热情接待，不能因为他们没有预约而怠慢他们。”　　　　
　　　　“没有预约，怎么接待？”小石认真地问。　　　　
　　　　这应该是常识，但孟姐还是很认真地对小石说：　　　　
　　　　“首先要弄清来客的姓名、所在的公司或单位，有什么事情。如果客人点名要与某某见面，就应当立即与当事人联系。但是，在联系好之前，不要给客人肯定的答复，因为当事人可能不在，也可能不愿见这位客人。如果是不愿见这位客人，你就要这样答复人家：‘实在对不起，某某不在家……’。这样，你就不至于给客人留下一个缺乏诚意、为人冷漠的印象。”　　　　
　　　　“对！”头说，“秘书最可怕的就是冷漠，而最可贵的则是热情。有热情才有亲和力。如果你们几个要问自己是否已成为一个合格的职业秘书，你们就问问自己，我身上有没有这种亲和力。”　　　　
　　　　“头，什么是亲和力？”玛丽有意将头的军。　　　　
　　　　“亲和力就是与人为善，助人为乐，在保持自己心身愉快的同时，让你周围的人也感到愉快，使他们愿意和喜欢与你一起工作。”　　　　
　　　　头似乎也没好好琢磨过“亲和力”这个词的确切含义。与做理论家相比，秘书更应该是个实干家。　　　　
　　　　“亲和力也可以说是一种氛围，在自己帮助别人的同时，自己肯定也会得到别人工作和情谊上的回报。”　　　　
　　　　我觉得，亲和力的准确含义是什么并不重要，重要的是秘书身上必须有亲和力。秘书部门是一个企业的神经中枢，上传下达，左迎右送，都是秘书的工作。几乎秘书的每项工作，从收集信息到给上司安排工作日程，都需要各部门和各部门的协助配合。　　　　
　　　　确实，秘书在公司里的位置是有些特别。有些秘书一方面由于工作能力强，又善解人意，很受上司的欣赏，所以，她的地位在无形之中上升了；另一方面，由于秘书能经常优先得到公司内部机密，甚至是最高机密，如公司在开事务会议时进去送茶，就可能听到某某要调到什么地方当总经理之类的消息，一些部门的人也会因此而对你另眼相看，甚至相当羡慕，因此，一些秘书在不知不觉中，也会产生一种优越感。但是，如果一个秘书在工作中，一天到晚总是带着这种优越感，以睥睨一切的目光看待别人，永远摆出一副事不关己的样子，让别人总觉得自己是在求她或打扰她，她的工作还能做好吗？特别是在秘书部门内部，如果她脸上总是露出一副戴着假面具一样的表情，即使再有能力，一样会影响团结、破坏大家的情绪。一个成功的秘书，总是三分做事，七分做人。　　　　
　　　　前几天，在十三楼一家美国投资银行当秘书的师妹就被老板炒掉了，理由就因为她是个“冷面美人”。客观地讲，她的工作能力相当强，老板交待的事从来不用老板再操心，人更是长得漂亮，可她自视甚高，加上感情上被在美国哈佛留学的男朋友伤害过，所以对待各部门的人和外来的客人总是带着几分警惕和不屑。慢慢地由于不能与各部门配合，老板发现和意识到事情的严重性后，也只好让她另谋高就。　　　　
　　　　“当秘书最可怕的是冷漠。一个冷漠的秘书，就像一个麻风病人，你不愿意理人家，人家更不愿理你，而且离你越远越好。这样的人还能做秘书吗？”头最后说。　　　　
　　　　下班的时间到了，大家收拾东西准备回家。　　　　
　　　　“玛丽，你知道怎样做一个可爱的女人吗？”　托尼开始跟玛丽瞎侃。“我可以教你秘诀。”　　　　
　　　　“我不知道。”玛丽冷冰冰地说，“我也不想知道。”　　　　
　　　　“托尼，你说说看。”珍妮挺有兴趣。　　　　
　　　　“这个秘诀就是十九八七六五四这几个字。”托尼卖关子。　　　　
　　　　“十九八七六五四，怎么理解？”珍妮问。　　　　
　　　　“十就是十分热情，九就是九分独立；八就是八分智慧。”　　　　
　　　　“为什么不能是十分智慧？”珍妮问。　　　　
　　　　“这还不明白，因为太聪明的女人会让人感到害怕；女人最好是在聪明里带一点点傻气。”　　　　
　　　　“瞎说。”珍妮接着问：“那么七呢？”　　　　
　　　　“七就是七分灵气，六就是六分浪漫。五就是五个工作日，就是说女人必须有工作；如果女人没有工作，不管是做官太太还是包二奶，都不会可爱。”　　　　
　　　　“那么四呢？”　　　　
　　　　“四嘛，”不知托尼是真的忘了，还是本来就在瞎编：“四就是有四个爱你的男人。”　　　　
　　　　“哇，太幸福了。”珍妮被托尼逗乐了。　　　　
　　　　“珍妮，别晕过去了，你还得挤公共汽车回家。”　　　　
　　　　玛丽给珍妮头上浇了一桶冷水。


第一部分　三月第5节　泸州老窖

　　　　三月某日　　　　
　　　　时间过得真快，今天又是星期五了。　　　　
　　　　头决定晚上在公司旁边的龙泉饭店为小石举行一个部门欢迎会。去年也是在这个时候为玛丽举行的迎新会。六点钟，公司的领导都下班了，我们几个开始朝龙泉饭店走去。　　　　
　　　　三月的北京，虽然已是下午六点多了，可大厦前的广场上仍然游人如织；广场中央的巨大喷泉旁边，有几只可爱的小鸽子正在与几个小孩嬉戏；经过严冬的洗礼，树枝上的嫩芽已开始苏醒，而草坪上的小草已露出腼腆的微笑。春天，正带着迷人的芳香来到了我们身边。　　　　
　　　　欢迎会六点半准时在龙泉饭店的小包间里举行。包括小石，我们部门的八个人全部到齐：头、孟姐、托尼、珍妮、艾丽丝、玛丽和我。头寒喧过后，直奔主题：　　　　
　　　　“你们知道为什么从今年元月起，我们公司要在综合部下面设立单独的秘书室吗？”　　　　
　　　　头像是在问大家，又像是在问自己。　　　　
　　　　“到去年年底，我们公司近十年来，在中国内地的投资累计已近二亿美元。我们现在已有四个分公司，十几个办事处，二十多个独资或控股的子公司，有近三万名员工。随着在中国大陆投资规模的扩大，我们增加的不只是工作量，对于公司的领导来说，增加了更多的责任。公司领导要对谁负责？”　　　　
　　　　头见玛丽有些心不在焉，便指着玛丽问。　　　　
　　　　“对公司的股东负责。”玛丽说。真不知她心里在想些什么。　　　　
　　　　“公司领导不仅要向股东负责