外企女秘书职场日记-第29章

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　　　　“孟姐，我有些紧张，”我说，“我怕自己的经验不够，不能像你那样协助姜总的工作，辜负了姜总对我的期望。”　　　　
　　　　“小于，不用紧张。”孟姐笑笑，“一是你给孙总已当了一年的专职秘书，有了一定的经验；二是你平时也经常跟姜总接触，相互都挺熟悉的。再说，大多数上司跟你我这些普通人一样，思维方式一样，处理问题的方法一样，他们也有自己的喜怒哀乐，在决策过程中，他们也会受各种情绪的影响；在他们取得成绩的时候，他们也需要有人欣赏；在他们承受过重的工作压力的时候，他们也需要有人听他们倾诉。因此，如果秘书真正了解了上司内心真实的思想和情感，给他们当好助手也不是一件很困难的事。”　　　　
　　　　但是，要完全真正了解自己上司内心的真实想法，谈何容易！　　　　
　　　　孟姐似乎看透了我的心思，仍只是笑笑。“的确，有许多时候，连上司自己都不知道自己在想些什么，当然就不可能告诉你他到底在想什么，事实上在一般情况下，上司也不会向秘书作‘思想汇报’。”　　　　　
　　　　孟姐喝了口咖啡，停了一会儿，说：“所以，你自己必须细心地观察上司。”说着，孟姐指着墙上的壁钟问我：“小于，你听出这钟的声音有什么特别的地方吗？”　　　　
　　　　我摇了摇头。这是一个工作很正常的壁钟，我没听出钟声有什么异样。　　　　
　　　　“你再仔细听听。”　　　　
　　　　嘀嗒嘀嗒……我凝神听了一会，发现了那秒钟发出的声音，在不同的时间的确发出不同的声音，强弱不一。原来，从０到３０秒时，秒针在走下坡路时，似乎不太费劲，特别是到了第２０秒的时候，似乎能感觉到秒针在加速，它的脚步特别地轻快；而从３０秒到６０秒的时候，它的脚步又仿佛变得特别吃力，所以它发出的声音也慢慢地变得微弱。我兴奋地说出了我的感觉。　　　　
　　　　“当秘书就得用这种细心和敏感，观察和了解上司。”孟姐说，“要了解上司，就得细心观察上司的日常工作，如他每天见了哪些人，打了哪些电话，批了哪些文件，又如在约见客人时，先后顺序的安排，谈话时间的长短，说话的口气，关注的问题……通过这种仔细的观察，你就能慢慢地了解上司，知道他内心真正在想些什么，比方他目前最关心哪些问题；哪些问题最让他头痛；他有哪些事想急于实现，他正在筹划什么项目或行动……”　　　　
　　　　孟姐不愧是孟姐。　　　　
　　　　“当你了解了上司内心这些真正的想法后，你的工作就轻松了许多，你的许多工作就可以提前准备，不至老处于被动状态；在他想要他需要的材料的时候，你已经准备好了，在他想见要什么的人的时候，你已经把对方的电话号码找了出来，在他想要杯咖啡的时候，你也已经冲好了咖啡……总之，只有细心，才能做到周到。”　　　　
　　　　“能做到这一点，是不是就可以叫作善解人意的秘书了？”我问。因为，在我心中，善解人意的秘书，是做秘书的最高境界。　　　　
　　　　“仅仅是细心周到还不能算作是善解人意。善解人意的秘书，是一种境界更高的秘书。她不仅懂得要为上司做些什么，更懂得对于上司来说，哪些事情不能做，哪些话不能说。不知你留心过没有，上司大多在工作上或情感上都有自己的‘雷区’，这些禁区似乎就是天生的，没有什么理由，别人碰不得，一碰他就暴跳如雷，为什么会有这种‘雷区’，很多时候他自己也说不清，所以外人觉得他老是发无名火。如果能成为这样一个善解人意的秘书，上司会更加信任你，你与上司之间的交流就会更多，你就是名副其实的助手。一个善解人意的秘书，可以说是上司的‘后台朋友’。”　　　　
　　　　“后台朋友？”我第一次听到这个说法，不明白它的真正含义。“后台朋友是什么意思？”　　　　
　　　　“你不觉得我们的领导在经营企业过程中，很多时候像是在演戏吗？他们要按事先设计好的情节，费尽心思，化好妆，穿好衣服，准备好台词，端好架势，一步步走到前台，使出浑身解数去表演，以赢得满堂喝彩。当他们表演完毕，回到后台，脱下戏服，卸了彩妆，他们往往很疲倦，在这个时候，他们非常需要有位朋友，上前去跟他说一句辛苦了，哪怕是默默地交换一个眼色，表示对他的理解。这一句问候或者一个眼神，远比前台的喝彩更让他们感到温暖。因为在这位朋友面前，他可以不必作表情，可以说真心话，他可以表现出一个本来的他。上司需要的就是这种后台朋友。一个人如果一天到晚都像是在演戏似的，时间长了，他肯定受不了。”　　　　
　　　　我觉得自己对于姜总的了解，还远没达到这种程度。成为上司的“后台朋友”，对于许多秘书来说，也许永远只能是一种境界，或者说是一种理想。要想成为一个称职的职业秘书，就已经非常不容易了。　　　　
　　　　“小于，我觉得你已具备了成为一个优秀秘书的潜质，再经过几年的历练，你肯定能成功。”　　　　
　　　　孟姐把手伸给了我，仿佛是要把她肩上的担子交给我，又似乎是想把她的经验和智慧亲手传授给我……


第四部分　十二月第67节　三人行，必有我师

　　　　二月某日　　　　
　　　　公司事务会决定，下个星期一，姜总和研发部伍进到美国硅谷去洽谈设立分公司的事，由我陪同。看着手中的护照，心里有些激动，严格地说，应该是紧张。除了去新马泰旅游过一次，这是我职业生涯中的第一次全球商务旅行。也许今后这种事情，就会像到上海，广州出差一样，是很平常的事吧？　　　　
　　　　电话铃响了，是姜总叫我。　　　　
　　　　“小于，你做的出差准备提纲，我看了，很周到，很细。”姜总笑着说，“不过，在日程安排上，你稍微给我调整一下。”　　　　
　　　　我拿出日程安排表。　　　　
　　　　“是这样的，在洛杉矶转机的时候，你给我让出两个小时左右的时间。你也知道，我儿子在洛杉矶读书，他妈一定让我给捎点东西过去。也真是，她自己刚在那里过的圣诞节，才几天。你跟美国ＪＮＭ公司协商一下，好吗？”　　　　
　　　　ＪＮＭ公司是我们公司第一大股东日本吉田公司在美国纽约的分公司。姜总的儿子在洛杉矶读书我知道，前几天我在做日程安排时，就问过姜总是否去看儿子，他说时间太紧，而且常来常往，这次就不必了，所以没留时间。　　　　
　　　　出来后，我马上给ＪＭＮ公司发电子邮件，要求调整时间，不到一个小时，对方回电确认可以调整。　　　　
　　　　日程安排，特别是到国外出差的时候，最怕的是时间上“撞车”事件出现，如同一副多米诺骨牌，一块倒了全部倒，而且不像在国内那么好处理。　　　　
　　　　下班之前，我像看电影似的，对这十天的出国活动安排，在头脑里进行了预演。由于住宿、交通和与当地有关部门会谈的联络工作都交给了ＪＮＭ公司负责，所以我的工作减去了一了大块。我担心的是由于可能出现的飞机晚点或交通堵塞，造成时间不够，因为我们的日程安排实在太紧张了，可以说是像走马灯似的。ＪＮＭ公司在什么时间，在什么地方接我们，什么时间上门拜访……　　　　
　　　　为上司做出差准备，一定要细心周到，如果不是忘了什么文件，就是在日程安排上出现时间“撞车”，都会给上司和秘书本人惹来不少麻烦。与平时在公司办公不同，上司在出差过程中工作的节奏更快，而且对秘书的指示相应更多，因此，对秘书的要求也就更高。但是，出差途中的环境毕竟不同于在公司，有许多不可预见的因素影响秘书的工作，因此，秘书工作不仅要更加细心，还要更加灵活。　　　　
　　　　我翻开随身携带物品的清单，又一个个核对了一遍：电脑、照相机、名片、讲话稿提纲、药品……对了，是不是还得提醒姜总准备一副备用眼镜？来回转机和转车，万一镜片坏了也挺烦人。　　　　
　　　　六点钟下班的时候，我给姜总送咖啡。我问姜总是否有备用的眼镜，他说家里有两副备用的，不用担心。　　　　
　　　　下班时，玛丽一定要和我一块走，我往西，她往南。　　　　
　　　　“于雪，你好幸福！还没有正式给姜总当秘书，就捞了个肥差，吃住行，人家都准备好了，你只要举起酒杯让人家拍照就行了。”　　　　
　　　　说着，她作了个模特姿势。我忍不住笑了。　　　　
　　　　我心里承认这的确是个美差，但美差绝不意味着轻松。除开语言方面的差异，还有文化，思维方式等方面存在着差异，因而工作方式和处理问题的方法也会有碰撞、适应的过程，而这个过程绝不会轻松，随时都有可能发生误会，引发不愉快的事情况发生。好在姜总说他常来常往，不会有什么事的。　　　　
　　　　“你准备给我带什么礼物？”玛丽装出一副要拦路抢劫的架势。　　　　
　　　　“我给你买个汉堡，保证绝对正宗。”　　　　
　　　　昨天姜总对我说，这次没时间，下次如果不这么忙，一定让我到美国各地玩一玩。世界真奇妙，我真想到美国各地漫游一遍，不过，这次我最想看的还是我的同行，硅谷公司里的秘书们。　　　　
　　　　有许多杂志介绍，作为全世界高科技圣地的硅谷，那里的公司秘书们也与众不同，他们也似乎不用整天衣冠楚楚；如果老板要咖啡，可以请老板自己去取。最有名的可能就是斯科公司ＣＥＯ钱伯斯的秘书格罗斯。据说她每天工作至少１２个小时以上。她负责帮助钱伯斯制订全球工作计划表，向他汇报各种会议的内容和安排。虽然她仅仅是个秘书，可她的权力似乎比斯科公司的几十位副总裁的权力还大。钱伯斯虽然是她的老板，也是她的工作伙伴和朋友，如果需要，她也可以请钱伯斯为她拿三明治……　　　　
　　　　人类的进步，不仅在彻底改变秘书的工作方式，也在彻底改变着秘书存在方式！　　　　
　　　　三人行，必有我师。记得上次陪孙总到上海出差时，接待我们的是神户贸易株式会社，公司秘书是位日本小姐，她见开车的司机连我手上的手提包也“抢”了过去，马上把自己的手提包也递给了我，怕我感到难为情。就这么一件小事，让我感到我们的秘书水平与发达国家职业秘书之间的差距。差距不仅表现在技能上，更大的差距是在素质上。冰冻三尺，非一夜之寒。　　　　
　　　　下班回家，妈又做了她拿手的四喜丸子，真好吃。


第四部分　十二月第68节　秘书如雪

　　　　二月某日　　　　
　　　　公司今年再招聘两个秘书，在北京的一家青年报上登载了招聘启事。今天招聘启事出来了。在我们的招聘启事旁边，还有一条同样大版面的招聘启事。那是一个IT企业，它的招聘启事是这样的：　　　　
　　　　“本公司是一家专门从事网上资讯服务电子商务的综合性公司。现欲聘文秘两名，要求本科以上学历，三年以上相关工作经验，形象气质俱佳，能熟练使用Ｗｏｒｄ、ＥＸＣＥＬ、ＰＯＷＥＲＰＯＩＮＴ等办公软件，懂数据库管理，打字速度每分钟不低于１００字，英语六级以上，沟通能力强，适应团队工作，具备一定的财务知识，熟悉市场经营与管理，有敏锐的市场洞察力。”　　　　
　　　　“于雪，你看这个招聘广告。”玛丽把报纸递给我说，“这哪是招文秘，简直就是招ＣＥＯ。”　　　　
　　　　小石把报纸也拿过来看，看完感叹：“ＩＴ企业的文秘就是这样！”　　　　
　　　　“小石，你知道ＩＴ是什么意思吗？”玛丽问小石。　　　　
　　　　“不就是Information　Technology吗？”　　　　
　　　　“No，”玛丽装着洋腔洋腔说，“IT　is　I’m　Tied．”　　　　
　　　　艾丽丝见她俩这么热闹，也把报纸拿过去看，一边看，一边对我说：“小于，我倒想起一件事来，前天美国ＡＴ公司兰妮小姐给了我一张名片，她实际就是个Secretary，可名片上却印着Administrative　Assistant，我当时没有太在意，看来是有些区别。”　　　　　
　　　　“我还见过印着Office　Coordinator的名片，这有什么稀奇的，人家想怎么印就怎么印！”玛丽总觉得艾丽丝喜欢大惊小怪。　　　　　
　　　　“我也想起来了。”小石说着，从抽屉里翻出一张名片来，“这是我上个星期收到的一张名片，人家是Executive　Assistant，我当时琢磨了好久，猜不出到底是个什么职务。”　　　　　
　　　　我觉得，人家在名片上印的职务，并不像玛丽说的那样，在企业管理制度相当规范和严格的公司里，员工的职务和头衔是不能随便叫的，更不能随便乱印，所以，无论是Administrative　Assistant，还是Office　Coordinator和Executive　Assistant，都有确切的工作内容和职责。应该说，这些头衔从本质上来说，还是属于Secretary的范畴，但是，她们与传统的Secretary相比，无论是在工作内容上，还是在职责上，又都有了一定的区别；其实，在我们的实际工作中，这种区别也很明显了，只不过是我们在名称上未加区分，都笼统地叫“文秘”或者“秘书”罢了。　　　　　
　　　　随着时代的发展，秘书工作的内容和职责也相应发生变化，这是理所当然的。从这则广告里，就可以明显地看出来：首先，对秘书文秘知识的要求，已由过去强调打字、写作和存档这类基本技能向英语、办公自动化、财务这些更广泛的文秘知识拓展。过去招聘文秘，一般只要求“有一定的写作能力”或“良好的文档管理经验”这类基本技能，现在，不仅在办公自动化方面，要求会管理数据库，而且在财务、企业管理的知识方面也有了相当的要求，这是一个趋势。　　　　
　　　　其次，秘书不仅要注意秘书业务素质的提高，还要熟悉本公司所在的行业和专业的情况。过去的文秘工作往往只局限秘书工作本身，不去了解行业或专业方面的动态和最新进展，以为那只是职能部门的事情。现在不仅要求秘书熟悉公司的市场经营活动，而且还要有敏锐的市场洞察力。所以，现在的高新技术企业，特别是那些IT企业，对秘书的要求，一方面，要求秘书是通才，有相当的行业背景、经验和知识面，对新技术有一定的了解，有快速洞察竞争对手策略变化的能力；另一方面，要求秘书对本公司的产品性能和产品核心价值定位有深刻的理解和体验。如果从秘书是上司的助手和参谋这个高度来看，这要求是很正常的。如果你不懂公司的业务，不了解公司所在行业或专业的具体情况，你怎么做参谋或助手？比方我们东岩公司马上要进入生物制药行业，头要求我们看些有关这方面市场和技术的书，了解一些基本知识，就是这个道理。　　　　
　　　　最后，也是最重要的，那就是企业对秘书的非智力因素的要求，将和对智力因素的要求一样同等看待。过去人们对秘书的要求，就是看会不会打字，或者会不会英语这些技能知识性的东西，将来则会更重视协调沟通能力、团队精神、责任感、忠诚度这些非智力因素方面的东西。　　　　
　　　　作为职业秘书，我们必须迎接挑战。　　　　
　　　　Ｔｈｅ　ｏｎｌｙ　ｔｈｉｎｇ　ｗｅ　ｈａｖｅ　ｔｏ　ｆｅａｒ　ｉｓ　ｆｅａｒ　ｉｔｓｌｆｅ．　　　　
　　　　从明天起，我将正式成为姜总的专职秘书。如果从单纯的秘书基本技能来看，我对自己的能力充满了自信。但是，随着公司业务的发展，市场竞争越来越激烈，姜总肩上的担子也越来越重，他也面