外企女秘书职场日记-第5章
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由于秘书工作就是“打杂”,了解的情况多一些,接触的工作面也宽一些,因此,在视野和经验上,比只在一个部门工作的员工相对要占一些优势,再加上领导对秘书的了解和熟悉,所以,秘书比一般的员工升迁得快一些,实际上是很正常的。在另一方面,由于秘书工作涉及面广,时效性强,加上领导的要求高,许多“打杂”的工作给秘书造成很大的压力;也正是这种压力,给他们提供了快速成长的环境和条件。因此,“打杂”也有打杂的价值,问题是你自己有没有能力发现它的价值,并将这种价值提升,变为自己工作的动力和追求的目标。
人们常说,部队是个大熔炉,能锻炼人和培养人。从某种意义上来说,秘书部门也是个大熔炉。秘书工作平凡而又繁杂,秘书就像个战士,通过这种单调而又艰苦的训练,能去掉一般女孩子身上那些娇骄之气,养成吃苦耐劳的习惯,培养对工作和对社会的责任感……记得去年玛丽刚进公司时,第一次让她去给几个东北客人端水,事后她说当时觉得委屈,直想哭。如果一当秘书就想当“高级秘书”,不做小事,做大事,那不是真正的秘书,充其量可以叫做花瓶。
下午上班后,小石拿着一本不知什么时候出的列车时刻表问我:“于雪,在列车时刻表上,我怎么查不到淄博这个车站?”
这既是知识,又是经验。我多少有些得意地说:“小石,这个问题很简单:淄博是一个地级市,它是由张店、淄川、博山和周村等几个区组成的;这几个区相隔有一定的距离,因此没有专门的淄博火车站。这就像河南省没有河南站,湖北省没有湖北站一样。由于淄博市的大部分市政府机关都在张店,从北京开过去的火车一般只在张店停,所以买火车票一般都买到张店。不过,你最好还是先去问问李总。”
小石见我回答这么自如,有些吃惊地说:“于雪,当秘书的还需要懂这么多呀?看来脑子里不装套百科全书,是当不好秘书。”
“小石,这只是当秘书的基本功!”头笑着说。“秘书本身就要是一套有生命的百科全书。”
“星期天,我得去买一套百科全书。”小石感叹地说。
“小石,你知道现在市场上最畅销的书是什么书吗?”托尼笑着问。虽然快三十了,但他看上去像个永远长不大的阳光男孩。看他那一脸诡秘的样子,肚子里肯定装满坏水。
“你说是财经励志类的还是小说类的?”小石认真地问。
“反正是最畅销的书。”
“范围太广,我猜不出来。”
“告诉你吧,现在市场上最畅销的书是女秘书!”
托尼这家伙肚子里果然装了不少坏水!
第一部分 三月第10节 爱心存折
四月某日
今天下起了蒙蒙细雨。这似乎是今年北京的第一场雨。杜甫的诗写得真好:好雨知时节,春当乃发生;随风潜入夜,润物细无声……
近来公司领导的信件和包裹特别多。下楼取邮件是玛丽的工作,这几天她一个人拿不了那么多,所以我也经常下楼帮她取邮件。邮件取回来后,放到秘书科里的机要室,由玛丽进行分拣:姜总的放在一起,孙总的放在一起……分拣完后,由各位上司的专职秘书各自进行处理。除了是特别的私人信件,秘书一般当面拆开。现在许多广告信函也是写着某某“亲启”,而且越来越多,所以即使写着个人姓名的,我们一般也将它折开,不然的话,按玛丽的说法,也会对公司领导形成“信骚扰”。将信件和包裹处理完后,再送给各自负责的上司。
上午,当我把今天的信件送给孙总的时候,孙总说:
“小于,有件事麻烦你给我帮个忙。”
孙总说话很少这么客气,我连忙说:“孙总,您有什么事尽管吩咐。”
原来在很早以前,孙总就答应他女儿,五一节期间带她到青岛去旅游;可到了四月十几号,公司决定孙总五一节期间,在北京参加一个国际投资研讨会,所以,孙总取消了到青岛旅游的计划,也就没有做任何前期准备工作;昨天晚上,他女儿问起了这件事,得知孙总“说话不算话”后,便不依不饶,最后全家决定,孙总的太太带着女儿先去青岛,孙总开完会后再赶过去。昨天晚上,孙总自己托人在青岛订旅馆,但为时已晚,回答是青岛好一点的宾馆,早已家家爆满。所以,现在孙总让我帮他想想办法,死马当作活马医。
“你帮我试试,条件稍微要好一点,最好能从窗口看到大海的。如果实在不行,那只有国庆节再说了。”
我说了句“我一定想办法”,就回到自己的办公桌,给平时几个关系不错的旅行社的朋友打电话,请他们务必帮忙。回答都是太晚了,爱莫能助。
怎么办?!
我突然想起戴丽丽来。我马上翻出她的名片,给她打电话,请她帮忙。
戴丽丽是青岛一家全国闻名的电器公司公关部的副经理。认识她是一个非常偶然的机会。今年春节刚过,我去青岛出差。在首都机场,我们的飞机应该是十点起飞,临登机的时候,广播说由于机械故障,飞机要推迟一个小时起飞。小小的候机室里挤满了人,大家只好无奈地等待。在人群中,我看见我身边站着一个气质非常优雅的小姐,由于没有找到座位,鞋跟又高又尖,只好来回不停地走动,似乎挺难受。看着她难受的样子,我也觉得挺难受的;我穿的是旅游鞋,于是我站起身把座位让给她。
她起先是一愣,以为我有什么企图;当我指着我的鞋说,我站一会不要紧,她被我的真心打动了。没过两分钟,旁边座位上的先生嫌候机室太吵,打电话听不清楚,拎着包出去了,于是我也坐了下来。我俩交换名片后开始聊天,由于她也是文秘专业毕业,所以越聊越投机。到了青岛,她一定要用她的车送我到宾馆。回北京后,我去了个电话表示感谢,之后再也没有联系了。
不到半个小时,戴丽丽就回电话,说已帮我在海边的汇泉王朝大酒店订好了房间,而且房价是平时的九折。我表示感谢,她却对我上次让座的行为继续“上纲上线”,不愧是搞公关的高手。
当我告诉孙总,青岛的宾馆已经落实时,他只说了“谢谢”两个字。但我觉得,在这两个字中比以往多了一种信任。
作为秘书,经常会要帮上司办理一些这样的突发事情。这类的突发事件,常常让人意想不到,它们有业务方面的,也有待人接物方面的;有的是公事,有的不一定是公事;它们有时可以说是秘书工作份内的事,有时也算不上是份内的事。刚开始的时候,遇到这种情况,真会让你觉得脑袋一下就大了,不知道怎样办才好。随着工作经验的丰富,现在我遇到这类事件,头脑都能冷静。
这种事情,说它小它就小,说它大它就大;说它小,是因为你即使办不了,也不会影响公司的形象和利益,上司也能体谅;说它大,是因为你如果办妥了,上司会对你更加信任,有利于你今后的工作,也有利于你个人的发展。这种事,往往公司内部很难处理,但在外面花钱也不一定办得了。处理这种事情,往往只有靠秘书个人的能力和关系。
秘书这种个人的关系从哪里来?只有靠你自己平时的积累。其实,在很多时候,当你需要别人帮助的时候,也正是别人需要你帮助的时候。因此,当你在有意或无意之中帮助别人后,别人也会心存感激,肯定会想寻找机会报答你。这就像你在电梯里无意中对人微笑时,别人也会对你报以微笑一样。所以,当你在有意或无意之中帮助别人的时候,实际上可能就是在帮助你自己。因此,从事秘书工作的人,必须要有一颗爱心,当你有机会帮助别人的时候,就应当毫不犹豫地帮助别人。很多时候,你给予他人帮助,并不需要有多大的付出,有时仅仅是举手之劳,甚至是顺水人情。当你有能力帮助别人的时候,就如同你身上有富余的钱,这时你应当立个存折将它们存起来一样。即使没有机会得到回报,也是一次心灵的感动。可以说,你每帮助别人一次,你就有可能建立起一种关系,或一种新的网络。这种新的关系或网络,就有可能给你带来新的机会。热情助人,广结善缘,既是每一个秘书的为人之本,也是工作之本。
帮助别人也就是帮助自己,这是一个很简单的道理。前几天,电视里报道了一个带领村民共同致富的村长。他每年都要买很多的优良玉米种子送给他的邻居。记者问他为什么要把优良的种子送给邻居,他说:“风会将成熟玉米的花粉从一块地吹到另一块地,如果我的邻居种的是质量不好的玉米,那么杂交花粉就会使我的玉米的质量不断蜕化,所以,我种优良玉米,就应该帮助我的邻居也种优良玉米。”
作为秘书,你必须有这么一个爱心存折,使你有能力和本钱去应付各类的突发事件。如果你没有这么一个爱心存折,或有这么一个存折而上面的积蓄不多,那么,当你面对上司交给这种突发事件的时候,你往往就叫天天不应,叫地地不灵。
第一部分 三月第11节 开飞机的小男孩
五月某日
过了五一节,阳光就变得是那样的明媚,春风是那样的柔爽,让人感到生活是那样的美好。
五一节前,头让珍妮、玛丽、小石和我四个人利用五一节的假期,参加一个由台湾人举办的“高级秘书研修班”,连续三天。今天是第一天。当我走进挤满了上百人的大教室时,心里有一种重新回到学生时代的亲切感。
今天上午是由台湾讲师讲“秘书交流的技巧”。
“我们首先来讲‘听’的问题。我问你们,你们是不是觉得自己一生下来,就在听别人说话,所以,就认为‘听’是一种很容易的事?”
台湾老师大声地问。
“是。”后排有几个男生回答。
“不!如果要做到既听‘懂’,又听‘好’,是件非常不容易的事!”
台湾讲师讲课非常投入,不像我们在学校时老师讲课那么慢条斯理,他说——
“我先讲一个小故事。这个故事发生在美国。一个非常有名的电视节目主持人,在电视节目现场随机采访一个六岁的小男孩。
“‘杰克,你长大了想干什么?’主持人问。
“‘我……我长大了想当一名飞机驾驶员。’这男孩想了很久,有些结结巴巴地回答。
“‘如果你驾驶的飞机在大海上空飞行时,你突然发现你飞机油箱里的燃料不多了,不能飞到任何一个机场了,你打算怎么办?’主持人问。
“这小男孩思考了几分钟,之后回答说:‘我会要所有的乘客系好安全带,然后我就带着降落伞跳出去……’
“在直播现场的所有观众,都哈哈大笑。假设,当时你也在现场,你会不会笑?”
老师指着坐在前排的一个男生问。
“我肯定也会忍不住要笑的。”那男生站起身回答。
“你为什么觉得可笑?”老师咄咄逼人地问。
“因为这小男孩的回答充满了童趣。第一,他还不懂作为一个飞行员,不能抛下乘客独自逃生这一职业道德;第二,他如果真的要一个人逃生,他就不应该跟乘客打招呼告别。”
“你们大家都赞成这位先生的看法吗?”老师重新回到讲台中央,大声地问全班同学。
“同意!”有许多人回答。
“也就是说,你们都认为自己真的听懂了,这小男孩的话里的真正意思?”
听老师这么一反问,台下没有几个人说“是”了。
“不!”
老师看上去不单是激动,更多的愤怒!虽然他穿的是白衬衣,打的是黄领带,但他那神态就像哪座庙里泥塑的赤目金刚!
“不!你们一点也没听懂!一点也没听懂!”
教室鸦雀无声。
“当时,这位主持人并没有笑。”
老师的情绪很快平静下来。
“他凭直觉感到,独自逃生并不是杰克的真正意思。他要等待。慢慢地,他发现杰克流眼泪了。于是,他问杰克:‘你为什么要一个人跳出飞机?’
“杰克回答说:‘我要马上去找燃料;找到燃料后我要回来。’
“‘我要回来!’这才是杰克的真正想法,你们当中有谁,有谁真正听懂了杰克的这个意思?!”
我们既感到震撼,又感到豁然开朗。
“连一个六岁的小男孩的话,都不是那么容易听懂,你们还认为‘听’是一件很容易的事吗?”
老师指着前排一个戴眼镜的女生问:“你认为应该怎样才能真正听懂别人说的话?”
可能是不好意思,女生站起来后没有回答老师的问题。
“要‘听’懂对方说话的真正意思,就必须让对方把话说完。让对方把话说完,知道吗?让对方把话说完,不仅能完整地听懂对方的意思,而且也是对对方的尊重,表现你的涵养。作为秘书,涵养非常重要。”
台湾老师早已换成一副亲切的面孔,笑着说:“另外,如果你是在进行商务谈判的话,你就要让对方多说,让他把想要说的话都说完,他把话说完之后,就会产生一种‘黔驴技穷’的恐惧心理;相反,你就可以从从容容地从对方的话中找出破绽,进行攻击,后发制人。”
台下有几个男生笑了起来。
“但是,我想问,在座的各位秘书先生和秘书小姐,你们都养成了听别人把话说完的习惯了吗?”
真是不问不知道,一问吓一跳。作为秘书,我们在实际工作中似乎都犯有这种毛病——不论是在接受上司指示的时候,还是在与客人交谈的时候,只要一遇到没有听懂的地方,马上就会插话,似乎不马上问个明白就再也没有机会似的;有时虽强忍着让对方把话说完了,但当对方的话音刚落,你的提问就像挺机关枪子弹似的朝对方射了过去,不给对方一个喘息的机会。
如果仔细反思,在我们秘书的日常工作中,从打电话到端茶送水,有多少类似于不让别人把话说完就提问这样不注意细节的小毛病?细节就是质量,而质量就是生命,这是现在连每个工厂里的工人都知道的道理,可在我们这些号称白领的秘书的头脑里,有多少人树立了“秘书工作质量”这个观念?现在所有的工人都知道,如果他们在工作中马马虎虎,产品出现质量问题,在市场上卖不出去,他们拿不到工资,他们就会下岗。如果我们当秘书的再不注意工作的质量问题,将来会不会也面临下岗的问题呢?想想真可怕!
“在与上司或客人交谈的时候,如果遇到没有听懂的地方,可先把问题记在纸上,待对方把话全部讲完之后,慢慢地把问题一个一个地提出来,这样不仅效果会好得多,而且双方会更融洽。”
课间休息之后,老师讲如何“听好”的问题,主要是强调在对方说话的时候,要注意力集中,不要老想别的事情。
“在听别人说话的时候,你最好看着对方的眼睛,这是‘听好’的最大诀窍。特别是当你与你的老板谈话的时候,你看着他的眼