外企女秘书职场日记-第6章
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老师的幽默，引起台下一阵哄笑。
“另外，在听别人说话的时候，你要有所表示。当对方说到关键的时候，或者快要说完的时候，你点点头，小声附和几句，让对方知道你是真正听明白了；如果对方滔滔不绝地说着，你无动于衷，或者显得非常紧张，对方也会感到兴趣索然。记住，无论是在接受老板的指示，还是听取客人的情况介绍，当他们说完之后，一定要对他们说话内容的重点重复一遍，特别是约会的时间和地点等，这样既可避免出现差错，也向对方表示了极大的尊重。”
老师喝了口茶，看了看手表，离下课还有几分钟，就笑着说：“最后，我还要送在座的各位秘书小姐几句。在老板给你们作指示的时候，不管自己是不是真正听明白了，在老板说话每次停顿的时候，你最好点点头，说个‘是’，这样，对于你的老板来说，是一种很好的心理享受，因为他既感到你的活泼与妩媚，也感到你的放心与可靠。”
台下许多人笑起来了。
我们虽然也经常参加一些培训班，但今天受益最多。
我们每个人从小就会说话，就像我们每个人从小就会走路一样。有的人跑一百米要十五六秒，而有的人只要十秒或九秒多；一百米跑十秒或十五秒，在跑步的姿势上没有什么本质的区别；它们的区别仅仅在一些细微的小节上。但就是这些细节，将我们这些凡夫俗子与世界冠军拉开了距离。
第一部分 三月第12节 黄梅戏
五月某日
北京的五月才是真正的春天。迎着柔爽的春风，看着街道两旁被染得翠绿的行道树，心中似乎总想唱点什么。
五一黄金周结束了，今天又恢复了正常的工作。可是今天一上班，玛丽就挨了头的训，我们休假后的愉快的心情，像商场里的春装打了折。
早晨一进办公室，玛丽就将挂在脖子上的新三星手机向我晃了晃。手机上还挂了个黄绿相间的卡通娃娃。看来五一节过得不错，换了手机，又买了新裙子。当玛丽向我晃她的新手机时，也被头看到了。
“玛丽，你脖子上挂的是什么玩意儿？”头冷冰冰地问。
“手机。”玛丽不知道头为什么明知故问。
“手机不要挂在脖子上！”
“为什么呀？”
“这里不是游乐场，你也不是中学生！”
我也觉得头今天不太对劲，有些家长作风。
“那我的手机放哪儿？”玛丽不敢跟头再“顶”了。
“该放哪儿就放哪儿！”头说着就出去了。
办公室里的空气似乎凝固了，尽管刚才还是叽叽喳喳的。
“头今天是怎么啦？”过了好一阵，玛丽才像缓过神来似地问。
“玛丽，不管头怎么样，你把手机挂在脖子上，又配上那么显眼的卡通，确实不太合适，让客人看见了，会给人一种与整个办公室环境不相协调的感觉。”
孟姐见玛丽还没有想通，便跟玛丽解释。
“那我总不能不用手机吧？”玛丽说。
“其实，你在办公室的时候，可以把手机放在抽屉里；出了办公室，手机挂哪儿都可以。”孟姐接着说，“玛丽，我还要多说几句，你今天这条裙子的确很漂亮，又很合身，但我觉得穿着上班有些不太合适。”
“这条裙子很露吗？”玛丽明显地有些不服气。
“不是露不露的问题。作为秘书上班的服装，不仅有个形象问题，还有个是不是适合工作的问题。你这条裙子，首先是裙摆和袖子都太长了一点，干起活来会有些不方便；其次是没有口袋。秘书的衣服一定要有口袋，平时放支笔、粘贴纸、名片等常用的小东西，不至于要用的时候到处找，特别是接电话或者在走廊上接受上司临时交办的事情时，能随时记录下来。有了口袋，你的手机就有地方放了。还有一点，你这裙子虽不是很艳，但还是很容易显脏，所以穿着上班有些不太合适。”
见玛丽还是有些口服心不服的神态，孟姐似乎知道玛丽心里在想什么，于是说：
“玛丽，我并不是要大家穿得千篇一律，没有一点个性化的东西，但是，当秘书在选择上班服装的时候，必须首先考虑工作的需要，在这个基础上再考虑个性化的东西。还有，你的首饰。虽然你的戒指不显眼，但你耳环上的耳坠还是太长了一点，有些显眼；不是说我们做秘书的不能戴首饰，而是我们戴的首饰不要过于张扬，这样，不至于在接待客人时，让人觉得不太协调。”
下午，我去孙总办公室送材料时，孙总对我说：“小于，我下个星期要到四川绵阳出差，我有个要好的中学同学在那里当局长，多年不见了，我想在去看他的时候，给他送点礼物。你看北京有什么土特产，帮我买一点。他们夫妻俩似乎没有小孩。”
“好的。”我不假思索地回答。
一出办公室，我心里就叫苦：在北京这样一个既现代化又国际化的大都市，到哪里去找又土又特的东西？
记得我很小的时候，老爸回南方老家，还带一些茯苓夹饼、果脯之类的东西回去当礼物送人；到我上中学时，老爸回老家就什么也不带了，说带回去的北京土特产，人家早就看不上了。现在整个北京城，似乎除了全聚德的烤鸭能叫北京土特产外，我不知道，还有什么东西能作为土特产拿得出手？可是，别说出了北京城，就是出了全聚德，那烤鸭味道就不一样了！
回到家里，问老爸北京有什么送人的土特产，因为他曾经在商业部门工作过。他抓耳挠腮地想了一阵后，表示爱莫能助，说他也不知道。
吃饭的时候，老爸见我还在为礼品的事发呆，便对我说：“小雪，你能不能换一个思路，别老想着‘土特产’三个字了。情况在不断的变化，礼物的内容也应跟着变。你们老总说‘土特产’，可能只是一种习惯说法，并不一定要是吃的东西。如果一定要是吃的，那就有些像刻舟求剑，不合时宜。所以，你应该从‘北京的礼品’这个角度来考虑问题；如果这样那你选择礼物的范围就大多了。”
“那送什么好？”我问。
“中国人有句老话，叫作‘送礼送到骨头里’。你知道你们老总的朋友喜欢什么吗？”老爸很认真地问我。
我苦笑着说：“老爸，我直到今天，才知道孙总有这么一位朋友，我到哪里去知道他喜欢什么？”
老爸想了一会儿，又问：“你们孙总是什么地方的人？”
“安徽安庆。”
“安庆六安那一带的人，一般都喜欢黄梅戏，你可以买点严凤英这些黄梅戏名家名角的磁带或ＣＤ盘，作礼物送给他；我估计他们这种年龄层次还是会喜欢黄梅戏的。”
“可这能算北京的土特产吗？”
“黄梅戏是安徽湖北的，当然不能算北京的土产，但北京录制发行的磁带或ＣＤ，就能算北京的特产。”
“为什么？”
“因为我估计四川绵阳那地方，没几个人喜欢听黄梅戏，所以在那种地方很难买到严凤英这些名家名角的磁带或ＣＤ盘；因此，黄梅戏虽不是北京的土产，但是从北京带过去的，所以可以当北京的特产。”
我觉得老爸在“强词夺理”，但也是没办法的办法，明天去问问孙总再说。不过，老爸的提议，倒让我思路大开，那就是秘书在接受上司的指示时，不能拘泥于个别词句，应从总体上把握指示的精神，特别是要注意听出他们的弦外之音。只有百分之百吃透了上司的指示精神，才能百分之百地去贯彻执行。
第一部分 三月第13节 软盘能揩鼻涕吗？
五月某日
今天办公室又添了一台数码复印机，并给小石配了一台新电脑。给小石电脑里装的是WPS Office办公软件。一看这套软件，小石的眉头就皱起来了。玛丽去年刚来时也是这个样子，现在头又让我辅导小石。就在这时，玛丽匆匆忙忙进来，递给我一篇稿子，对我说：“刚才孙总让我交给你，要你帮他把这篇稿子录成电子文档。他下班之前要用。”
我接过这篇西安办事处做的投资ＣＴＲ可行性研究报告，对小石说，我们正好用这份材料作练习。小石一看稿子中居然有这么多符号和公式，显得更加畏难：“这么多符号和公式，怎么打呀？”
我说：“WPS 的符号插入功能挺强，这些符号和公式没有什么难的。”
我让小石开始录入。遇到几个数学符号后，让她打开了插入菜单，选择了几个常用的符号。WPS Office很方便，直接在左边出现了一个图文符号集，里面的符号比较全，分了好几个库，其中也有专门的公式库。小石很快就找到了自己需要的符号。过了一会，小石就开始埋怨输入太复杂了。因为她经常使用的几个符号不在一个库中，这样，她不得不更换符号库，去到不同的库中去找自己需要的符号。不停地换符号库真是够烦人的，于是她又向我求救。
我一看，说：“这个简单，先把原文拷进去。WPS Office的符号都是可以设热键的，设了热键以后你就可以不用每次都去找了，只要记住它的热键就行了。”说完，让小石在符号库中任选了一个符号，在上点击了鼠标右键，选中了弹出菜单中的对象属性。将鼠标停留在热键后的文字框里，同时按下Ctrl键和Ａ键，就这么简单地设了个热键，小石试着压住Ctrl键时压了一下Ａ，果然，屏幕上出现了刚才设定的“℃”。
对设热键，我很有体会；我对小石说：“其实还有一个很好的解决方法，就是你可以建一个属于自己的符号库，这样，别说你经常用的符号，就是文字段落、图片等等都可以直接调出使用，特方便特有个性。”说着，让小石在图文符号库里用鼠标右键建了一个新库，取名叫“我的地带”，然后把其他库里需要的一些符号，统统拉入到这里，然后先点一下符号，再在报告正文中需要符号的地方一点，就这么简单一下，屏幕上果然出现了刚才设定的“℃”。
“头，今天又添了一台数码复印机，我们现在的办公是不是可以称为真正的无纸化办公了？”珍妮问。
靠近窗前，排放着一溜的传真机、复印机、打印机、扫描仪、碎纸机等办公设备。
“我想是可以称为无纸化办公吧。”
数码复印机复印后可以直接输进计算机，又大大减轻了我们的劳动强度，头心里也非常高兴。
玛丽像唱歌似的说：“头，我们现在是翻身农奴见太阳了！”
“玛丽，别忙着晒太阳。”
不知什么时候，头又开始严肃起来了。
“虽说我们完全实现了无纸化办公，但并不是不要纸了。比方给公司领导安排日程，你不能排好日程，往上司的信箱里一发，按个‘ＯＫ’，你就万事大吉了吧？日程排好后，你还是要打印出来，当面去征求上司的意见，听听上司还有什么新的想法和意见，同各部门打交道也是如此。”
玛丽不说话了。
“对于秘书来说，如果上司对你的体力要求越来越低的话，那么对你的智力要求肯定就会越来越高，这是必然的。”
头像个老教授似的，一板一眼地说。
“可我们的工作还不是这些工作吗？我们的工作并没有因为多了台计算机或一套软件而增加或减少呀！”玛丽说。
“从表面上看是这样的，但办公室硬件的增加，就会要求使用这些硬件的人本身的‘软件’配套。我说的这些智力要求，一方面是要求你有更好的组织协调能力，另一方面要求你有更好的表达能力，包括口头的和书面的。可以说，随着我们办公条件的硬件每一次升级，就要求我们秘书的‘软件’随之升级。因为我们不仅要能利用它们提高我们的工作效率，更要利用它们开拓我们的视野，丰富自己的大脑。”
办公室的气氛太沉重了。
“头，我也非常赞成无纸化办公。”托尼一本正经地问，“可是，我们将来要是得了感冒什么的，没有纸了，用什么揩鼻涕？软盘能揩鼻涕吗？”
大家轰地一下笑起来，头也笑了。
“不管软盘能不能揩鼻涕，作为秘书，都得适应无纸化办公的要求，这是必然的。不过，我个人认为，软盘是可以揩鼻涕的。”
“真的吗？”小石惊讶地问。
“是真的，因为前天我看到玛丽拿着光盘在擦眼泪。”头也一本正经地说。
第一部分 三月第14节 “office wife”
五月某日
北京的春天实在太短暂了，没有几天的功夫，气温像火箭一样直往上冲，今天中午完全可以用“骄阳似火”来形容。好在北京昼夜温差大，早晨出门上班的时候，还感受不到炎热的威胁。
上午孙总去中关村的先创公司谈判。
我在前台值班。预约的客人不多，我便取出上个星期孙总到四川出差的票据，开始一张一张地整理。
十点钟，美国ＣＴＩＶ公司北京办事处文小姐打来电话，说他们的首席代表刚接到美国总公司紧急通知，必须在这个星期天之前返回纽约，所以，原订下个星期二与孙总的会谈，希望能提前到这个星期五，也就是明天，即使是今天下午也行，否则，会谈只能无限期延迟，请孙总于今天中午十二点之前给予确认。
怎么办？
孙总今天和明天的日程已排得满满的，可与ＣＴＩＶ公司的合作又非常重要，据说马来西亚的一家公司也在与ＣＴＩＶ公司谈判，如果不尽快落实，我们可能就要前功尽弃。可是，这是不是ＣＴＩＶ公司在玩欲擒故纵的游戏呢？
正当我在琢磨这事的时候，销售部的金经理来找孙总，说他打孙总的手机打不通，孙总已关了手机。我说孙总正在谈判，有什么事急着找孙总。金经理说上海那边来电话，上海这几天正在刮台风，我们帮安徽进口的一条生产线下不了船；安徽那边来了几个电话，说他们开工典礼都准备好了，市里许多上司要出席，就在等我们这条生产线；如果这条生产线不能按时到货，开工仪式就得推迟；用户很着急，说政治上的损失远大于经济上的损失，如果有可能，请孙总去趟安徽，与对方协调一下。
我把金经理的意思记录下来。
十一点整，孙总该开手机了，我正准备给孙总打电话，孙总的电话打过来了。他说他正在往回赶，现在塞车，堵在三环路上；他与先创公司的谈判很顺利，让我赶紧起草合作协议，下午一上班就交给他；再就是跟姜总请示一下，今天下午三点以后有没有空，如果有空，他想向姜总汇报与先创公司合作的问题；我想向他汇报美国ＣＴＩＶ公司的事，他马上打断我的话，说等他回公司再说，他现在还要把先创公司的项目再细想想。可这份协议将近一万字，要在下午一上班就做好交给孙总，我还得加紧赶，好在现在的软件有模板功能，前些天做了�
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