金正昆谈礼仪之电话礼仪-第2章

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的基本原则我们叫做铃响不过三声的原则，什么意思？就是要及时接听电话你别不接，尤其是你约好了时间，今天晚上八点让人家给你打电话，你约好的让人家给你打，人家打来的话你不接那是严重的失礼。这个要注意的，当然我们有时候碰上两个极端，第一个极端就是有同志宁死不屈在那儿看着不接，还有同志是什么呢？电话铃一响就接了，过犹不及。你想想，因为电话现在高新技术含量非常高，瞬时接通，我们一般的经验，铃声总要响两声人才接，你这儿电话铃声一响就接了，我这儿还没做好准备呢，我经常碰到这种事，要不那边不吭气，要不这儿你这儿刚一拨那边就说话，吓你一跳，其实训练有素的白领他都有这样一个经验，桌上电话响了之后，手先上去，等它响两声三声的时候再接。这样不慌不忙，很多国外的大的公司有规定，就是铃声要响到六声以上的话你才接的话，第一句话要说抱歉让您久等了，因为人家要求你办事，很可能这个电话拨不通我到别的公司去了，我不找你了，所以找你是看得起你，要及时地表示一下歉意，第二从礼仪上来讲，不要随便叫人家接听电话，如果你在现场的话电话找你的话，尤其打的是你的电话不要找外人去代接，尤其不要让孩子，秘书去代听已经有约在先的电话，比如约好的给你打电话不要让人家去听，这样也是对通话对象的一种尊重。下面我想问大家一个问题，我想问大家一个什么问题呢？是这样一个问题，就是如果我打电话给你，你不在，比如你是王处长，我是李处长，我是跟你一个合作单位的一个处长，我们俩是平等关系，我李处长找王处长，王处长不在，现在各位，电视机前的或者现场的观众，你们就冒充一下这个被找的王处长的秘书，我找王处长，王处长不在，王处长秘书代接电话，如何文明而礼貌地应对我？　
　　我们经常有身边的领导、或者同事、家人不在，你替他接了电话了。不在的话你要会说，训练有素的接电话的人要这样讲，首先告诉对方，他找的人不在，然后才能问您是谁，您找他有什么事，千万别倒过来了。我经常碰到这种事，你找王处长，王处长不在，李秘书接电话，你问他，你说请问这是国际交流处吗？对，先生你好，我们是国际交流处，先生你找哪位，我找你们王国华王处长，先生你好你找王处长什么事，我跟王处长同行啊，说好了今天给他打电话的。先生你到底什么事，我现在路过你们北京，想来看看王处长，先生你好，我们欢迎你，先生你什么时候来？我大概半个小时以后就可能到你们那儿，先生不好意思，我告诉你，王处长不在。他耍我，他吊我胃口，他使我怀疑王处长在边上埋伏着。他聪明的人他要讲，先生不好意思，王处长不在，然后问您是谁您有什么事，这个就比较好，否则我会怀疑，我想的就是王处长一看这个号码似曾相识，就叫李秘书，上，问这个小子是谁，处长，是那个什么上海的李处长，问什么事，想来看你，问什么时候来，马上就到，告诉他，我不在，这个推论是成立的，所以这个问题我们接电话的人是需要注意的，你别乱说，你要安排合理而有序的表达。　
　　接下来我们要讲，接电话的合理而有序的表达非常重要的一个内容，自我介绍。接电话时自我介绍我经常遇到这样的事，电话你拨错了，就是我打电话的时候我确实是打错了，那边人不说，他问你什么事，你跟他说了一遍，他最后告诉你，打错了，你气死了。是吧，这个很可能我拨错了号码，你跟我说一声啊，不说先让你说完了，告诉你打错了，浪费你时间，窃听你机密，破坏你情绪，所以一个训练有素的人跟打电话的人一样，三句话不能少，你好，自报家门，然后说再见。自报家门跟我刚才讲打电话一样，要么报电话号码，要么报机关名字，要么报姓名，或者合报，单位、部门姓名一起报，别跟人家说你猜我是谁啊，你烦吗？　
　　我们下面遇到一个问题，遇到拨错的电话怎么办？遇到中断的电话怎么办，经常有这样的事，尤其手机，说着说着断了，可能是没电了，可能是掉线了，可能就是到了死角了，遇到这种事这样怎么办呢？接电话的一方有责任告诉对方，比如你跟他说不好意思，金教授，现在我站这个位置可能网络没有覆盖，噪音很多，金教授你看这样好不好，我先把电话挂了，然后你指定一个时间我打给你，说一下。万一就没有一点先兆啪就断了，那你马上要把电话打回去，打回去的时候第一句话就要讲，金教授不好意思，这个电话掉线了，或者你跟他讲，不好意思，金教授，我电池用完了，你说一声。地位低的人要把电话首先打回去，这是对人家一种尊重，像我刚才说的那种情况，万一通话效果不好，你可以跟他约个时间，但是你约的时候别胡说，金教授你打给我吧，你是晚辈，我凭什么打给你啊，我把电话打给你我还花钱呢？是吧，所以你可以约个时间，我要愿意打是我打，我要不愿意打你打，你求我，求人要像求人的样子。　
　　那么接下来一个问题就是纯粹是拨错怎么办？我在德国一家公司去考察过，他那个公司有明确的规定，就是说如果外人打电话给我公司，电话拨错了，第一句话要说明，先生你好，电话您拨错了，第二句话要把我们单位电话重复一下，让对方验证不是骗他，第三句话要问，您需要帮助吗？比如他找中央电视台他找八频道，现在拨到十频道来了，我会告诉他，先生你好，我们确实是中央电视台，但是您可能不太清楚我们各个频道的位置不一样，工作电话也不太一样，先生您要需要帮助的话我现在可以替你查一查八频道的电话，您需要吗，那人家一看，这个人多有教养。我也见过有的同志不太有教养，他告诉你，瞎眼了你，瞪着眼睛看好，下次看清楚再拨，否则我打爆你。这个没有教养。那么我们在接电话的时候有的时候会出现这样一种情况。我想请问，你现在在上班，你正在接一个电话，这个电话很重要，另外一个电话你看了一下来电显示号码，也挺重要的，现在有外人在场，我想请问你接还是不接？　
　　我经常遇到有这样的同志，对待这个问题，比如我在他办公室，他正在打电话，或者没打电话，正跟我聊天，突然桌上电话响了，我会跟他讲，我说王主任你接电话吧，王主任你接你电话，他告诉我，不接，咱俩聊，不管他，有同志讲这不挺好吗？说明重视你嘛？其实我感觉不好，你不尊重打电话那个人，你凭什么不接，我心里会想到别地儿去了，怪不得昨天下午给那家伙打电话他不接，他跟别人聊，所以一个有经验的人，特别是在外人面前，电话不管一个响还是两个响你都要接的。但是你要说明原因，比如你正在跟我谈着呢，电话打进来，你不方便当众去说，因为你跟他说话长了不冷落我了吗？你跟他说一声，王主任，太感谢您了，您给我打电话，谢谢谢谢，王主任很惦记你呢，王主任，不好意思，现在人民大学金教授正在我这儿谈工作呢，你看这样好不好，王主任，你约一个时间，然后我跟金教授说完了事我马上给你打过去，第一暗示他边上有人，不能说深层次问题，第二让他选择一个时间，打给他，说明重视他。这种技巧在对外交往中，尤其在商务交往中这是教养。金教授讲过一句话，教养体现于细节，细节展示素质，细节决定成败。这些细节你要不注意，你搞不好你会得罪对方的。　
　　最后我想跟同志们讲一讲移动电话的使用，那么现代生活中我们刚才讲了，移动电话已经是非常非常之普及，我记得我10年以前在北京台讲过礼仪，讲电话礼仪我在那儿喋喋不休讲寻呼机使用现在我要讲寻呼机可能就没什么听众了，所以我就不讲了，我要讲手机了。那个时候有手机的没几个，你讲手机礼仪大家没兴趣，大家讲的是呼机，当时最流行的语言是呼我，现在你也讲呼我，好像人家该说你什么什么了，不玩那个了，那么讲移动电话的礼仪我看这样几点要注意。第一就是要安全的使用，现代社会和平发展是主题，中国人民我们都是自己人，但是我们不能否认不安全的因素是存在的，所以一个有教养的人有经验的人他是不用移动电话去传送重要信息的。尤其在国际交往中，有些非法组织非法个人使用窃密的工具，搞不好你电话中的那些信息资料就被人家窃取了，所以从商业秘密这个角度来讲，移动电话是不适合传递重要商业信息的。这个概念我们是要有的，大家知道，那个使用技术手段的话，这个移动电话不仅仅你打电话的人在什么位置我知道，而且你讲的内容也是可以知道的。当然我这儿讲的是非法手段，你到国际交往中去防人之心不可无，这样的事你注意，你别在这儿跟总公司汇报谈判底线，底价是多少，合同上哪些细节要注意，你在那儿一说，人家全知道，所以这个移动电话是不适合做这样的传送工具的。此外你还要注意要遵守关于安全的若干规定，比如开车的时候不打手机，空中飞行时手机要关机，加油站、病房之内手机不使用，这个问题其实也是个安全使用问题。这是第一点。与此同时我们还要讲的关于安全使用的时候，一般情况下，不要借用别人的手机，这个也是个基本礼貌，自己人，家人朋友兄弟姐妹那还无所谓，外人尤其是陌生人的话，借用手机本身就是没有教养的标志，这个应该是不借用的，除非是紧急事端，救命的，那另外一回事，第一是安全使用。　
　　第二，文明使用。那我这里讲文明的使用就是你要有那种尊重人，爱护人，关心人体谅人的感觉。比如公众场合要养成手机改成振动或者静音甚至关机的习惯。不要在大庭广众之前手机频频地响起，更不要在人多之处接听电话，我说个不该说的话，像我们的会议上，我们的公司里面，我们的企业里面甚至我们的学校里面手机响声随时响起的状态国际社会是比较少见的，这个恐怕是一种文明程度的问题。要维护我们中华民族的形象要从我做起，所以我这儿讲的是一个文明的使用，另外，现在手机有一些特殊的附带功能，比如发短信，比如可以拍照，你要注意，拍照别人要征得对方同意，要有隐私权，发手机短信尽量是那种有效的信息，有益的信息，别动不动给人家发一黄色段子，开一国际玩笑。我有一个朋友那天就跟我说，说他气死了，我那个朋友是个五十多岁的男同志，也是有职、有权、有地位、有面子的一个人，人比较拘谨，不太爱开玩笑，那天就跟老婆翻脸了，为什么呢？手机在桌子上放，老婆好心一看振动就帮他去看，来了个短信，我那个朋友叫李军，那短信是，军哥，好想你，想你想你好想你，军哥，一定要想我呀，落款，红红。你说这个红红，大家想肯定是个女人，这个老婆跟他翻脸，这个老兄后来忍无可忍就领着他老婆去找这个红红，这个红红是个男人，叫马大红，比我们这个军哥还要大两岁，那天喝高了，骚扰军哥，但你有没有想这个玩笑开得过头了，所以它要有个文明使用的问题。　
　　那么第三我们讲到手机的使用还有一个规范使用，反复地强调礼仪就是行为规范。那么我讲的规范的使用包括以下三个细节，第一个细节，通话的整个过程，不管你是打电话还是接电话，它其实跟座机的使用一样的，礼貌用语要有，电话该谁挂就是谁挂，该说道别就要说道别，比如举个简单例子，现在我是地位高的人，你是我学生，那我现在要挂电话之前我要跟你说一声再见，说再见的意思是什么？就是告诉你我要挂电话了。你有没有遇到这样的人，电话拨通了不跟你反应，他嫌累，把电话在这个脖子上夹着，等你说话，你半天不说，他来一句，说话，吓你一个半死。还有同志挂电话也不跟你说，问你有事吗，你说没事，啪就给你挂了，尤其那个翻盖、折叠的，啪一下，人家正在那儿洗耳恭听，你打人家一下，这是非常不礼貌的。这是第一个点，你要按照一般座机的使用的游戏规则去遵守。　
　　第二个点你要注意，就是我刚才强调过一次的手机不宜相互借用，它的卡，它的内存，它的短信，它的电话号码从某种意义上都是个人隐私你把人家手机拿了，万一这个卡被复制了，将来话费高了，人家找你你说你认还是不认，你说你没偷，他别人说你偷了，你说不清啊。所以这个不借。　
　　最后手机还有一个适当携带的位置。我们女孩子一般习惯把手机挂在脖子上，街上这样的女孩子不乏其人，很多男同志图省事，手机挂在腰上去，还有些老兄，觉得挂腰上不好看，放到口袋里去，其实手机别丢是重要的，手机携带是重要的，但是从规范这个角度，好看方便建议你手机还是放在公文包里去，不容易丢失，它就要养成习惯也就是了，有的时候拿小包放小包里去，别放在裤腰带上，金教授曾经讲过一个笑话，一个人的社会地位和腰上所挂的物品的件数一般成反比。有同志往这儿一站，给你开杂货铺，手机两个，呼机一把，打火机一枚，瑞士军刀一柄。练摊，这个不太好看。而且你腰上挂一堆，西装摇摇欲坠，上衣鼓鼓囊囊，不好看。小姑娘你上街逛的时候手机挂脖子上倒挺好，但是还有问题安全吗？离心脏挺近的，方便吗，电磁波对你生命不构成影响吗，你想没想。再退回来说，它也不是谁都可以挂脖子上去的，金教授我要把手机挂脖子上是不是多了点，我们这儿有大妈，大妈你要把手机挂脖子上，你成何体统？人家孩子该笑你为老不尊，冒充少女，它实际上是有一个身份的问题。所以你到什么山上唱什么歌，手机的使用它也必须规范。要安全地使用，要文明地使用，要规范地使用。这是我们讲手机使用时的几个基本礼貌。　
　　总而言之，文明而礼貌地使用电话，包括座机和手机，会使你有效地沟通，会使你恰到好处地向别人表示尊重，会使你获得有益的信息，倒过来说，如果你使用手机不礼貌不文明，将损害你的电话形象，你的座机也好，手机也好，你不文明的使用会使你电话形象严重地受损，谢谢各位。　
　　（来源：cctv…10《百家讲坛》栏目）　
责编：兰华　　来源：CCTV