办公室成功地图-第3章
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请客一方应比客人提前到达，到达后应对周围的环境、桌椅的摆设、菜品的准备等事项作出安排或调整。这里特别强调一下每桌座椅及餐具的数量，除非有临时增减人员的情况，否则要做到每桌座椅及餐具的数量与入席的人数相一致，因为在客人来到后再临时调整（特别是临时增加）座椅和餐具不仅会使宴会显得混乱无序，同时也是对客人的极大的不礼貌，人家可能会想：我是不是多余的？
一切准备就绪之后，我们就该到饭店大门外去迎候客人的到来了，如果客人的级别较高，还应提醒第一主人到外面迎候。
二、宴席上的细节
如果把宴请比作演戏的话，那么此前所做的一切至多只算个引子。至此，大幕正式开启——
第一场：落座。
落座是有规矩的，一般可分为正确确定桌次和座次两个问题。
宴请的学问功夫在吃外（2）
（1）桌次。
如果双方来的人较多需分桌用餐的话，应确定其中一桌作为主桌。确定主桌一般有三个原则：一是居中为上。即当三桌以上（且为单数时）并列时，以中间一桌为主桌；二是以右为上。即两桌并列时，以右面一桌为主桌，但两桌以上（且为双数，如四桌）并列时，则需同时使用上面二个原则来确定主桌，即中间的右面一桌为主桌。三是以远为上。即离房间正门最远（即最靠里面）的一桌为主桌。除了上面的三个原则，还有一个如何确定左右方向的原则——面门原则，即以面对房间正门时的右面为上。我想，只要真正掌握了上面的三加一原则，并加以灵活运用（或单独或综合），即使遇上再复杂的情况，我们也能够正确地确定桌次了。排完桌次，接下来是分配各桌的人员。一般情况下，我们应尽量将主客双方的主要成员安排到主桌用餐。无论分多少桌用餐，每桌都应安排己方的人员。如果贵宾带了司机，那么对司机千万不可大意，假如不便安排司机进席的话，要单独安排进餐或发放足额小费。有时大事会坏在细节上。
（2）座次。
落座一般由于场合不同而分两种方式：
正式排位法。即面门居中的位置为主陪席（也称埋单席、主位），对面为副主陪席，主陪席的右侧为第一贵宾席，副主陪的右侧为第二贵宾席，主陪席的左侧为第三贵宾席，副主陪席的左侧为第四贵宾席，依此类推。这种排位方法适用于比较正式的场合，同时要求主客双方（特别是主陪与副主陪之间）的地位都比较接近。
非正式排位法。如果参加宴会的人不是很多，甚至主人一方出面的只是公司老总和他的秘书，而无论被宴请的客人是谁，按上述排位方法显然都是不合适的，因为无论如何，将第二贵宾安排在秘书旁边都是不够尊重的。这时就适用非正式排位法了。主陪席的位置不变，而副主陪的位置通常也不变（这样催个菜跑个腿什么的比较方便），贵宾依次坐在主陪席的右侧和左侧，依此类推。
当然，也要考虑特殊因素灵活处理。如遇主宾身份高于主人，为表示对他的尊重，可以把主宾摆在主人的位置上，主人则坐在主宾的位置上，第二主人坐在主宾的左侧。至于男女宾的安排，按外国习惯是穿插安排。我国习惯按各人职务、身份排列，以便于谈话。如果有夫人出席，通常与宴会女主人安排在一起。比如：男主宾坐在男主人右上方，其夫人坐在女主人右上方。如果宴会主人的夫人不出席，可请其他身份相当的妇女作第二主人，也可以把主宾夫妇安排在主人的左右两侧。
席位安排要适当照顾各种实际情况，比如身份大体相当、专业相同、语言相同的人，可以排在一起；意见分歧、关系紧张者，则应避免排在一起等等。席位排好后，应该用座位卡（桌签）在席上标明。桌次可在请柬上注明，或入席前通知。大型宴会最好有人引导，以免混乱。如果双方来的人数差不多，最好互相间隔着坐，有利于私下交流。不要自己人坐一边，对方坐一边，跟谈判似的。
在这里还有一个分工和定位的问题。在你陪同领导宴请客人时，你一定要明白自己的职责。有时候，由于主陪的领导将主要精力过分集中在主要客人身上，因而忽视了对其他客人的照顾或对宴会的整体节奏的把握。你作为随行人员则应密切关注宴会的整体进展情况，确保在场的每个客人都不会受到冷落，每个环节都不会出现疏漏。
第二场：点菜。
（1）基本原则：人少，菜最好少而精；人多，菜最好精而全。
吃饭人多难免众口难调，常规做法是凉热荤素、鸡鸭鱼肉搭配起来。最好是客人到之前先有一个安排，再重点征求一下意见。
（2）四大要点：
一是照顾全面。一定要询问一下客人中有无什么忌口的，千万不能因为一点疏忽而惹得客人不高兴。二是重点突出。最好点一两种贵宾平时最爱吃的或本饭店最拿手的特色菜，菜上来时不要忘了重点地介绍一下：“我们老总听说您对××比较偏爱，而这里的这道菜做得还不错，所以我们老总特意为您点的。”在很多时候，一道菜也能起到画龙点睛的作用。三是男女有别，宴请中如有漂亮的小姐，那么就要少点一些飞禽或鸡鸭，因为这些东西骨头多，让她们在这种场合下啃骨头难免不大好看。四是一视同仁。如果是分桌进餐，每个桌的菜应是相同的，这样不仅点起来方便，一式几份就可以了，而且可避免主桌以外的客人心存不满。当然如果某桌上的人有特殊要求（如有忌口）则另当别论。
第三场：敬酒。
一般来说，过多地向客人敬酒是对客人的一种不尊重，但有的客人酒量较大，对主人的敬酒也不反感的话，多敬几杯是可以的。敬酒的时机很重要，一是别人敬酒时不要乱掺和；二是在敬酒时也应遵循身份高低尊卑的次序，不要过于冒失。作为助手敬酒时语言表达也有技巧，一般要体现出地位的差别来，如敬酒时我们可以说“代老板敬您一杯”。同时还应借敬酒的机会将领导想表达而又不方便表达的意思替领导表达出来，这样才真正体现了助手的作用。另外，敬酒时不应有遗漏，如果是分桌进餐的话，其他桌上的客人也应照顾到。
第四场：谈事的时机。
一般宴请最好挑有沙发的包间，如果和客人不很熟，吃饭前人没来齐时，就先把事情谈了。这样做的好处是让人家吃得心里踏实。如果和客人较熟，而且也不是什么复杂的事，只是表个态，就不要在吃的时候说，而是到最后送客时顺口说一声“帮我办一下”就行了。当然，一切都要以尊重客人的要求为前提。
三、道别
（1）埋单。在酒席进行到接近尾声时，我们应提前结清账单。在结账前要礼貌地向客人询问一下是否还要点什么，如果客人及主陪都明确表示不要什么了，我们就可去埋单了，而不应该等到客人离席了再匆匆结账。
（2）相送。如果给客人备有礼物，应提前放在贵宾自带的车上，并给对方司机交待清楚，在贵宾上车前跟他说一声“给您准备了一份礼物放在车上了”即可。如果客人是宴请方派车接来的，则应负责将客人送回去，如果有重一些的礼物，则一定要负责将礼物送到家。
宴席间的学问比坐车的学问大得多，情况也更复杂，前面说了这么多不知道能对你有多大的帮助。其实经历才是最好的老师，宴席的这些技巧还是留给你在今后的工作中慢慢地去体味吧。
眼睛已经开始打架，得去睡了。
小事还是做不好
老生常谈
＇＇小事还是做不好
第4封来信随着我对工作和环境的逐渐熟悉和适应，再加上您的谆谆教诲，上班时的感觉比前些天好多了，只可惜——
第4封来信小事还是做不好
老同志：
邮件收到，谢谢您为我导演了一部名曰《宴请》的文字版的轻喜剧。
现在，我已经越来越理解您的苦心了：在我工作刚刚开始，一切都混沌未开，处处都急需您的指点的时候，您却不急不慌慢条斯理为我讲述于我似乎还不是最急于掌握的礼仪常识的原因了，您大概是怕我在一些常识性的礼仪方面露怯。不会做事可以学，不懂事似乎就离“倒霉”不远了，您是怕我在工作刚刚开始的时候就在一些小事上栽跟头。您说我理解得对吗？
先是坐车，后是吃饭，下面的礼仪知识该讲什么了？您看您这个学生多笨，始终搞不清自己需要的到底是什么。我猜想，前面两节讲的都是出门在外的事，这回是不是该讲讲办公楼里面的事了？比如接打电话，比如开会、办事，比如如何与领导及同事们相处等等——这都是我瞎猜的，千万不要因此扰乱了您的教学计划。
还是跟您汇报一下工作上的事吧。现在上班时的感觉比前些天好多了，一方面可能是对工作和环境越来越熟悉和适应的缘故吧。另一方面，可能是更主要的，您的来信在很大程度上帮我恢复了信心，特别是每当我想起有您这样的坚强后盾时，我就什么都不怕了。
今天，我们公司召开集团行政工作会，这对于我们公司来说可不是件小事，公司几位正副总裁，公司总部的各部部长，全国各地五十多家子公司、分公司的总经理全都赶来参会。会议自然是由我们总裁事务部主办，为此我们提前一周就开始紧张地筹备了，为了印制会议资料我还跟着加了两次班呐。
上午开会时科长派我负责签到，望着这些风采各异的人物相互打着招呼步入会场，再注视着这些人在我面前一一止步，漫不经心地在签到簿上签上那响当当的名字（至少于我是响当当的名字），不知怎么搞的，我的内心竟会升起莫名的紧张与兴奋来。就在我正暗自发神经的时候，科长突然跑过来问我：时间差不多了，人到得怎么样了？
见我在那儿愣愣地发呆，知道我根本就未曾统计，他便低声地嘟哝了句什么并一把抓过签到簿，一页页地统计起来。等他转身向主席台跑去时，主席台上的领导已经宣布开会了。
这么点小事都干不好，您说我是不是够笨的。
祝您身体健康！
办会的细节百密不可一疏（1）
办会，办公室三大基本功之一，也是许多职场新人永远绕不过去的一道坎。看起来很深奥，谜底却简单得只有一句话——
＇＇办会的细节百密不可一疏
第3封回信第3封回信办会的细节——百密不可一疏
小爽：
来信收到，再次领教了你的嘴上功夫，恭维吹捧之时也少不了夹枪带棒的：表面上口口声声说是越来越理解了老同志的苦心，其实还是在怪我不知轻重、不分缓急地给你说了这么多的礼仪知识。在扬言千万不要因此扰乱了我的教学计划的同时，还是为我列出了下一步你最想知道的东西——接打电话、开会、办事，与领导及同事们相处的技巧等。
你的心思我自然理解，也正如你所说，此前，之所以占用这么多的时间与你探讨你可能还一时用不上的礼仪知识，是怕你在一些小事情上出丑。另一方面，我也是有意把你最想了解的东西，如做事技巧等往后放一放再说，倒不是有意逗你着急，而是想叫你在这方面有一些切身感受后，更易于沟通。
细想想，礼仪方面的知识，通过前面二讲，你也应该有了一个大体的概念。至于其他方面的礼仪知识你可以再看看相关的书籍，有可能的话，我也可以在以后的通信中穿插着向你择要介绍。那么从现在起，我就满足你的要求，不再专题讨论礼仪知识，而把讨论的重心从出门在外向办公楼内转移。今天你在信中提到了自己在公司行政会上闹出的笑话，那么，我索性就顺着这件事说下去。
中国的会多，这一点众所周知。要想使会开得成功，达到预期的目的，其中有很多的学问。介绍如何开好会的书籍有不少，但我今天要说的不是开会，而是办会。两者的区别何在？好比看戏，开会是台上人讲，台下人听，一切都在前台；办会是指会议的筹划、准备、组织、操作、落实等，工作则在后台。作为单位综合部门的一名工作人员，掌握必要的办会知识是做好工作的前提。
今天你们公司召开的行政工作会属于大型会议，会议的组织较为复杂，常常需要一个或几个部门的一批人共同完成。以你目前的身份一时还不大可能独立担当如此重任，届时只需按照领导的要求做一些具体工作就行了。所以这里也不讲，今天只讲中小型会议的组织。
假定你们事务部要主持召开一个由部分部室负责人参加的专业会，同时有集团领导出席讲话。一般来说，这类会议的组织工作比较简单，部门也不会投入更多的人来操办，通常只随便指定一个人操办一下就可以了。假定这个操办的任务就落在你的头上，那么你应该做哪些工作呢？
一、会前的准备
就是要根据会议的主题确定会议的议程、准备会议材料、确定参加人员以及会议的时间地点等。
（1）准备会议材料。
除会上使用或发放的材料外，如有领导出席讲话，还应提前弄清是否需要为领导准备讲话稿或讲话提纲。因为在很多情况下领导出席只是为了提高会议的规格或表明领导对会议内容的重视程度，以便会后推行和落实，所以领导对会议本身的了解通常也远不如主办部门深刻。这种情况下，有些领导就喜欢叫主办部门准备讲话稿或讲话提纲。因此，在筹备有领导出席的会议时一定要问清楚是否需要准备讲话材料，由谁准备等。如果等临开会时，领导要讲话材料你却拿不出，就很被动了。
在为领导准备讲话材料时，除了要讲清楚会议的目的、意义、要求之外，还应善于把主办部门通过会议所要达到的目的通过领导的嘴说出来（这也正是主办部门组织会议并邀请领导出席的根本原因）。
（2）确定会议的时间、地点和参加人员。
在确定会议参加人员时，除与会议主题相关的部门和人员外，如有需要对会议进行宣传报道的话，还应考虑请新闻媒体的人员参加。在确定会议时间时，在保证会议不与公司其他活动相冲突的前提下，尽量根据出席领导的方便进行安排。
确定会议地点时，除了要与参会人数及身份相适应外，还应满足会议形式的需要。根据会议内容或所要达到的效果不同，所采取的会议形式往往也不尽相同，一般可分为主席台式、座谈式、分组式等等，而会议的形式不同对会议室的要求也各不相同。此外，还应考虑悬挂会标、音响系统等相关因素。因此，除非你对拟定会议地点的情况非常熟悉，否则在最后确定会议地点之前一定要实地考察一下，以确保不出纰漏。
（3）发放通知。
会议通知通常包括以下内容：会议的名称、会议时间、地点、主办部门、出席领导、参加人员、主要议题等。此外，如需参会部门或人员在会议上发言或讨论的，也应在通知中一并说明，以便对方有所准备。发放会议通知的方式很多，如传真、邮件、信函、电话以及当面送达等。选择哪一种方式均可，但关键是确保该会议通知能够及时准确地送达参会人。
为了确保不出纰漏，在发放会议通知的同时或之后应进行适当确认。如以信函邮寄或当
