办公室成功地图-第4章

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准确地送达参会人。
　　为了确保不出纰漏，在发放会议通知的同时或之后应进行适当确认。如以信函邮寄或当面送达（包括自取）时应进行签收确认；以邮件或传真方式通知的，发送后应另行以电话方式确认对方是否收到，内容是否清楚完整等，同时记录收件人的姓名；如以电话方式通知，在口述通知内容之后应请接收人重复通知的内容，确认无误后记录接收人姓名。近年来，随着办公自动化（OA）技术的不断普及，企业内部的通信联络越来越多地基于内部网络来实现，我们发出通知后随时可以查看对方是否已经接收，给工作带来了极大的便利。但越是如此越应及时检查各接收方是否已经及时接收，如发现有问题应及时以电话等方式督促其及时接收。
　　（4）会场布置。
　　对于规模较大的会议，一般要提前进行会场布置。会场布置一般包括桌椅的摆放、桌牌的制作和摆放、会标的制作及悬挂、音响系统的调试等。其中最不容忽视的工作是桌牌的摆放，之所以不容忽视，是因为桌牌摆放的实质是参会人员的座次问题。在上一封信中我们已经谈了宴会中的座次问题，而会议的座次与宴会是不尽相同的。
　　小型会议座次的排列一般只考虑主席一人的座位即可，其他人可自由择座。确定主席的座次一般有三个原则，即面门而坐、居中而坐和居右而坐（注意，这里讲的是进门方向的右侧）。而大型会议则应考虑主席台、主持人、发言人位次。主席台的位次排列的三个原则是前排高于后排，中央高于两侧，右侧高于左侧（政务会议则为左侧高于右侧）。主持人之位可居于前排正中，亦可居于前排最右，发言席一般可设于主席台正前方，或其右前方。
　　安排座次除了要懂得座次的高低外，还应明确参会人员身份的高低。通常在任何一个机构内都有一个不成文的排序原则和习惯，在确定桌牌排列的次序时，要在尊重习惯的前提下，根据参会人员的实际进行仔细推敲。在无绝对把握时，可向领导或同事请教。
　　（5）熟悉相关情况。


办会的细节百密不可一疏（2）


　　这是所有的会前准备工作中最容易被忽略的环节。就是要在会前抽出一些时间对与会议主题相关的背景资料进行必要的研究，要弄清楚有关问题的来龙去脉以及影响工作进展的症结所在，要对有关的数据了然于胸。因为你无法保证会议讨论的范围不会超出你准备的内容，而作为会议的主办部门的人员也应随时应对与会人员特别是领导的询问，如不能及时准确地回答这些问题，不仅会影响会议的进度和质量，也会给人留下工作能力不强或对所分管的工作心中无数的印象。
　　二、会议期间的组织工作
　　会议期间的组织工作至少应从会议召开前的半小时算起。
　　（1）再给参会人员提个醒。
　　如果参会人员不是很多，而会议内容又较为重要，且有主要领导出席的话，应提前给所有参会人员再打一次电话提醒。读到这里，你大概会有些不以为然了，反正通知已经发了，即使对方忘了开会的事情，责任也不在你，何必多此一举呢？其实不然，作为会议的组织者，你有责任保证会议准时顺利地进行，因此再次提醒也是必要的。如果对方真是因忙于其他工作而忘记了开会，经你的提醒后，对方自会心存感激。
　　另一方面，如果在会议开始后，真的发生多人未能准时到场的情况，出席的领导难免会怀疑这些人迟到的原因到底是对方忘记了，还是会议主办部门的通知有误。最可怕的是在这种情况下领导大多只是心存不满而并不当面责问，因而你根本无法找到辩白的机会，如此岂不是很冤枉吗？
　　（2）带齐相关的物品。
　　在你去会场之前应仔细检查一下所带物品是否齐全。一是与会议有关的各种资料和会议签到表；二是已经下发的会议通知，因为上面写有会议的时间、地点、参加人等相关信息，会上很可能会用得着；三是所有参会人员的联系电话，以备有人未到时催叫；四是记录用的笔和本。其中笔最好带两支，一方面防止因意外而影响记录，另一方面如果参会的人员中有人未带笔时可以借其使用。如果你用的是钢笔，则应提前灌足墨水。作为会议当然的记录人，无论何种原因，会议中钢笔没墨水了总是很尴尬甚至是很要命的事情。当然，如果能带个数码录音笔进入会场就更稳妥了。以上物品都收拾停当，就应该赶去会议室了。
　　（3）第一个进入会场。
　　作为会议的操办人，你应比其他参会人更早进入会场，具体的说你至少要提前15分钟到达会场。其主要原因是：一方面，作为会议的组织人，你应赶在其他参会人到来之前对会议的有关细节再进行一次检查，包括会议室的门是否已经打开，照明、音响、会标、空调以及会议用水等是否已经准备就绪。另一方面，如果参会人员先于你到达会场，却未发现任何要开会的迹象，则很可能对会议通知或自己的记忆产生怀疑而引起不必要的混乱。特别是当会议召开的时间与通知发出的时间间隔较长，或会议通知曾出现过变动（如曾变更过会议的时间或地点等）的情况下更是如此。
　　（4）做好会场的组织工作。
　　当参会人员陆续到达时，你的主要任务是签到和发放会议材料，必要时还要安排或引导参会人员就座。签到的主要作用一般有两个：一是对于某些重要会议，其签到表将作为会议资料的组成部分归档备查；二是作为人员到会情况的统计，对于大多数会议来说，后者的作用大于前者。因此，在签到过程中应及时统计人员到达情况，对未按时到达的应及时催找，在会议开始前的几分钟应向主持人报告人员到会情况，以便主持人作出是否准时开会的决定。
　　（5）应对意外情况。
　　对于办会人员来说，最令人头痛的大概就是开会时间到了而参会人员却不能到齐。打电话催人也就成了办会人员的重要任务，但电话催找的最大问题是你无法确定对方是将开会的事情忘记了，还是正在赶来的路上，或是临时有了什么特殊情况。如果催促的电话打得早了，被找的人可能正在路上，明明可以在开会前赶到的，如今被你电话一催就如同真的迟到一般，难免会令对方心生不满。如果真的等开会时间到了再打电话，则会直接影响到会议的正常召开，又会引起领导对你的不满。因此说，最好的办法还是如前面所说的，在会议开始前半小时到一小时的时候，对所有参会人员再提醒一遍。这种情况下，即使真有人未能按时到达会场，你也可以明确地告诉主持会议的领导对方很快能到，让主持人心中有数。
　　会议开始后，办会人员的主要任务是做好会议记录以及在必要时向会议提供相应的服务。会后的工作也不少，根据每个会议的内容和领导的具体要求不同，会议的收尾也不尽相同，但一般不外乎会议纪要的撰写、会议资料的整理归档以及会议议定事项的督办落实等几个方面。严格说来，这些工作已超出办会范畴，在此不再详述。
　　下次再聊，祝工作顺利。


我参加了五人协调小组


　　老生常谈
　　这段时间实在太忙了，每天至少要工作十三四个小时以上。每次见到枕头的那种亲切感比当年高考冲刺期间还有过之。因为——
　　＇＇我参加了五人协调小组
　　第5封来信第5封来信我参加了五人协调小组
　　老同志：
　　这些天里没有了我的催逼，你的心情想必轻松了不少。可对我连续多日不回信的行为，您一定会颇为不满吧？甚至会怀疑我对您的教程不似开始时那样上心了？我向您保证：绝对不是。一方面，我这段时间实在太忙了，每天回到宿舍时都已是半夜时分，人早已疲倦得不行，实在顾不上看您的来信；另一方面，我一直觉得读您的来信需要有充裕的时间、安静的环境和良好的心情，独坐在电脑前细细地倾听您的教诲，享受您的关切，品味您的睿智……这些天里，我虽不止一次打开您的邮件，但总是看看那充满诱惑力的题目《办会的细节——百密不可一疏》便强忍着退出来，生怕匆忙间无法领会其精要，辜负了您的一片苦心。
　　说了半天，我还没告诉您这些日子我到底在忙什么。最近由于国家对几种外贸商品的出口退税政策进行了重大调整，我们这家大型国企首当其冲地受到影响，而这种影响不仅仅是表面上的利润指标问题，而且要深远和复杂得多。对此，国家经贸部门专门成立了一个调查小组进行专题调研，我们公司就被确定为调研的对象之一。根据调查组的要求，我们公司从有关部门中抽调了五名人员组成临时协调小组配合调查小组开展工作，五人中有四人是四个部门的副部长，而第五个人就是我这个屁事不懂的小丫头。您可不要以为我能够进入这个五人临时协调小组意味着什么，其实原因很简单，前面四个人是负责协调的，而我则是负责跑腿的。当时，这个跑腿的名额给了我们总裁事务部，而部里的每个人手头都堆着一大摊子事，只有我是个闲人，领导就把我派了出去。
　　去之前也没觉得有什么，反正在哪也是打杂跑腿呗，可报完到，才发觉事情远非想象的那样简单：一来其他四人除了协调调查工作外，自己本身还都有一大摊子事，所以只是有事的时候才露露面，大多数时间根本不见人影。我不仅成了唯一的常驻代表，而且还担负起调查组与协调小组之间的联络员职责。二来调查组人手少，调查内容复杂，加之上级限定的期限又非常的紧，所以大家每天的工作时间都在十个小时以上。我负责的工作包括：根据调查组开列的题目到公司有关部门收集各种调研资料、各种会议的记录、各种文字材料的整理打印装订、各种文件资料的管理，以及为调查组端茶倒水整理房间等相关的服务。
　　您是内行，一定可以想象得出这是多大的工作量了，最要命的是我在此前对这些工作几乎一无所知，工作起来的难度就更大了。所以说，其他人每天的工作时间一般不少于十个小时，而我每天的工作时间则至少要在十三四个小时以上。每天工作结束后回到自己房间，见到枕头的那种亲切感甚至比当年高考冲刺期间还有过之。
　　工作忙我倒不怕，最叫人头疼的莫过于根据调查组的要求向公司各部室收集有关资料的工作了。由于此次调查涉及范围较广、层次较深，再加上调查组与公司看待问题的角度差别较大，调查组开列的题目公司回答起来都颇感吃力，所以遇到的阻力都比较大。要么一拖再拖，要么敷衍了事，我这个小姑娘就成了钻进风箱的老鼠——两头受气。催得紧了，人家根本不买你的账，时间拖得长或答复得不像那么回事，调查组这边又交不了差。真是难死人了！有时我真想问问您该怎么办，可想想您发来的邮件都没时间看，问了又能怎样呢？幸好财务部的那位副部长（是五人协调小组成员之一，本来他在组内的工作最多，可由于忙把大部分工作也都推到了我身上）见我可怜，在每次遇到难题时都会帮我出出主意，甚至亲自出面帮我搞定，才使我不至于太狼狈。
　　虽然这期间冒傻气的次数不少，但总算完成了这次任务。在调查组撤离之前和公司领导座谈时，还大大地表扬了我一番。后来回到部里，部长也说我任务完成得不错，甚至还放了我半天假以示奖励。
　　现在终于可以静下心来读您的信了。真没想到上封信里刚对您讲了我在会议签到时“犯傻”的事，您今天就调整了讲述计划，为我讲解了办会的细节，而且是绝对地量身订做。如此的苦心，实在令小爽感动不已。感动之余也终于体会到了什么叫“百密不可一疏”，原来即使这样一个小小的会议，组织起来也有这么多的讲究，以这样的标准来衡量，自己要学的东西实在太多了。其中最令人感到震惊的是您关于会议通知发出后再确认，以及会前再提醒的细节描写，真不知道原来工作是应该这样做的。同时也发现了自己的百密一疏——如果不是恪守自己订立的这些破框框，强行将这封信推迟到此刻才读的话，也许我这一周多的工作会更加圆满一些的。
　　书到用时方恨少，这一周多的经历使我学到了许多东西，也使我对您的讲述有了更加深刻的理解，当然也就更加渴望及时得到您的教诲。您的“傻瓜教程”进度还是再快些吧。
　　祝全家好！


确认与反馈（1）


　　小爽
　　杜绝“大脑进水”最有效的办法是你在接受任务时要先确认。
　　赢得领导信任的最好途径是完成任务后及时反馈。
　　＇＇确认与反馈
　　第4封回信第4封回信确认与反馈
　　小爽：
　　信收到。在这封信里我重又感觉到了你那份固有的自信，用你自己的话说，工作中虽然仍不时地犯点傻，但看得出你做起事来已经越来越得心应手了。是不是可以说，至此，我们的小爽已经基本走完了从在校学生向职场白领过渡的第一个阶段——恐慌无措期。既然如此，我们关于工作的讨论又可以继续向纵深挺进了。
　　根据你的要求，从今天起我们就聊聊有关做事的一些细节——这也正是你很长时间以来一直期待的话题。一般说来，做事是一个较大的概念，大概人类所有有目的的活动都可以称之为做事。但这里探讨的做事只局限于工作中的一些具体方法和原则。
　　确认——帮你杜绝“大脑进水”的法宝
　　看电影引出来的确认法则。
　　我们这个年龄的人，小时候最高级的娱乐活动莫过于看露天电影了。在电影有限的题材中，数量最多也最令我们感兴趣的当属战争题材了，抗日战争、解放战争以及抗美援朝战争等。我甚至形成了“战争片”情结，成人之后，在电视中仍不止一次地重温这些早已稔熟的片子。但就在不知第几次重温这些片子时，一个早已熟视无睹的情节却引起了我的注意。在多部“战争片”中都有一个非常类似的情节，就是在指挥员布置完任务后，接受者都要当面重复一遍，即使在战斗最激烈的时候也是如此。
　　最初我只以为这不过是个习惯而已，并没有什么。后来想想不对，打仗可不同别的，流血乃至胜败往往只是顷刻之间的事，在这分秒必争甚至是千钧一发的时刻，如此重复（啰唆）岂不是浪费时间？导演如此安排是否有些做作？但后来随着阅历的增长，才明白这个情节非但不是做作，而且是极其必要的。因为只有这样，才可以确保执行者全面准确地理解指挥员的战略意图，避免双方理解上的偏差（重复有助于你加深对命令的理解，而对方也能从你的复述中及时发现自己的漏洞或你理解上的偏差，加以修正）。在分秒必争的时候，尚且不能省略复述确认这一环节，可见其何等的重要了。
　　什么时候需要确认？
　　在日常工作中，需要你复述确认的地方是很多的。当领导向你布置任务后，你需要以最精练的语言将其复述确认后再去执行；当你接到一个电话（如会议通知），你应当在挂断电话前向授话人复述一下电话内容；当你以传真、邮件等非面对面方式向某人传递信息后，应主动向对方确认是否收到、是否完整清楚、有无疑问等。
　　确认需要技巧。
　　话好说，但实际操作起来困难却不