忙里偷闲做女人-第12章

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　　保持联系　如果你计划在家里从事远程办公，首先保证你可以为工作安装一条专用电话线。每周和你的老板及同事开一个电话会议，并且为自己电脑配备可靠的硬件和一个安全的网络服务商。　　　
　　确保人们可以找到你　提供几条途径，便于你的同事和客户在紧急情况下联系到你——电话、电子邮件、呼机和手机。　　　
　　孩子教育之五诫　　　
　　从议会回到家中，给你感触最深的，不是刚才讨论了什么，而是看到两个可爱的孩子，了解到他们最关心的问题是晚上能否去跳舞。　　　
　　——杰尼斯？海因斯（澳大利亚政治家）　　　
　　如果你工作时，你的孩子也和你同处一室，下面这些建议可以帮你应付一下：　　　
　　不要让他们打断你的电话　当我在家工作的时候，孩子们还小。我告诉他们只有流血了，才可以打扰我。你可以让他们在纸上写下自己的要求，然后递到你面前，从而你可以决定是该让他们等待，还是赶快挂了电话。　　　
　　趁孩子们安静时安排重要会议或打电话　如果孩子还小，趁他们打盹的时候开会；如果孩子大了，那么就把会议安排在他们做作业的时候。　　　　　　　

第40节：保证工作质量（2）　　　　　　　
　　为学校假期提早作准备　研究一下假期如何安排照看孩子。如本地社区的课程计划、运动场馆开放的时间，还有何时去露营等。要制订一些比平时更灵活的工作方案，以便更好地照顾孩子。例如你早上和孩子一起去游泳池或沙滩了，作为回报你就应该有一个安静的下午来补上耽误的工作进度。　　　
　　了解本地公共图书馆　利用图书馆资源，你会为自己省下的大量时间、金钱及东奔西跑的麻烦而惊奇。如果是为参议会提出新的可实施草案，为学校的一项工程或儿童俱乐部的计划制定项目书，那么第一站：图书馆。　　　
　　让孩子们帮忙　小孩子也可以做些类似于折信、装入信封、粘上标签之类的活，或许他们还能把旧杂志和旧文件分类、装箱。对他们来说，这些是很有趣味的一项活动。　　　
　　划清界限　要让孩子们知道你什么时候是在工作，什么时候是“在家里”。　　　
　　保持干劲　　　
　　你可能会发现这样的问题：在家工作时，没有同事之间的鼓励和竞争，你很难开始工作并保持干劲。下面教你如何克服这个障碍：　　　
　　人为地创造一个在家办公的环境　把你工作的地方单独分出来，或挂上窗帘。这传达了一个明显的信号——这里不是家庭空间，它将有助于你完成工作。同时注意远离人来人往和嘈杂的地方，如厨房。　　　
　　专注于你“真正的”工作　不要让家务活（一堆要洗的衣服或者是否该先去购物）分散你的注意力。尽最大努力，把基本的家务活在工作前完成，而不是拖到工作后。如果你做不到这一点，说明你并没有认真对待你的工作，反而认为家务事更重要。　　　
　　首先快速处理行政事务　比如在一天重要的工作真正开始之前先回复电子邮件，或者填写时间表。　　　
　　明确你什么时间有空　这点对你的朋友和家人尤为重要。他们会认为：如果你呆在家里没有真正在工作，这意味着你不介意被打扰。　　　
　　分解任务　如果你是一位在家工作、刚刚做了母亲的人，这一点对你很重要。因为孩子一会打盹，一会又饿了，你并没有大块时间可供利用。　　　
　　为每项工作设立期限　坚持在期限内完成任务。　　　
　　知道你的底限　清楚并尊重身体发出的疲劳信号，该休息时就休息。　　　
　　养成良好的小习惯　这样你一整天都会有舒适的心情。它或许是简略快速的浏览报纸，或是做15分钟的伸展运动。　　　
　　巧妙的安排空间　　　
　　正视你的困难，并为之付出努力。你会发现他们远没有你想像的强大。　　　
　　——诺曼？维斯特？皮勒（传教士）　　　
　　当你布置工作室时，思考这样两个问题：什么信息和工具你最容易获得？如何找到你已经扔掉的东西？让我们从这3个R开始——简化（Reduce），查询（Reffer），重新整理（Rearrange）。　　　
　　简化　尽量扔掉没用的东西。检查每一份文件夹、书、文件、盒子和报纸，而后看一下能否把多余的纸反复利用。　　　
　　参考资料和备份文档　对于那些你不再参与的项目，可以把资料提供给他人参考。如果是那些没人需要但确实有保存价值的资料呢？把它备份、装盒并贴上标签，然后放到你工作室以外的某个地方。它们应该存放在安全的地方，但无需占据你工作室的宝贵空间。　　　
　　整理剩余的东西　分类的原则是：把同类的东西放在一起。把所有的参考手册集中到一起，如课程资料或教科书。收集散页的文件，属于同一文档系统的文件要订在一起，把其余的（如电话单，会议记录之类的）装订起来，有序地放入文件夹。　　　
　　清理你的工作室　如果家里的东西占据了你工作室的空间，把它们移走或装箱。清空食物盒、报纸和其他垃圾。　　　
　　统筹工作流程　　　
　　设置你的工作流程，其方法无所谓正确或错误，对你有效的便是对的。话虽如此，这儿有一个快速、只需2分钟的测试便可以测出你的方法是否有效：如果你在两分钟内不能找出你需要的文档或物品，该是时候重新安排一下了。下面几个小提示会很有帮助：　　　　　　　
　
第41节：保证工作质量（3）　　　　　　　
　　保持工作室的清洁　保留你经常用到的东西，如文件盒、电脑、磁盘盒、日历、便笺等。将时不时要用的东西（马尼拉折叠机、订书机、订书钉、纸、标签等）存放在抽屉或柜橱里，而大部头的参考资料（如辞典、报告、书）应置于架子上。　　　
　　面前只放你正在处理的文件　不要把不同项目的计划书扔得满地都是，也不要把信件，备忘录，或者报告放在你桌子的最上面。　　　
　　检查你的文件夹　每天大概花费20分钟的时间来整理它们，对自己工作量做到心中有数；每天都要把完成的任务整理一次，并把它们分类或归档。　　　
　　不要让公告板混乱　定期清除那些无关紧要的信息。自问一下：我需要这个吗？原因是什么？下一步该怎么做？　　　
　　合理分配你的文具　你是否真的需要3把剪刀？不同尺寸的便贴纸以及丢在抽屉底层成打的纸夹？　　　
　　电话放在桌子的右侧　削好的铅笔、钢笔和记事本也是一样。我们每一个人都曾浪费时间去找一支能用的钢笔或铅笔，却仅仅是为了记录一个电话留言。　　　
　　把做好的工作放到一边　如果你这么做了，你就会发现：因为不用收拾一堆烂摊子，你节省了大量的宝贵时间。　　　
　　布置你的办公桌　用的最频繁的东西应该离你最近。布置桌子的关键是物品被使用的频繁程度。　　　
　　驯服纸老虎　　　
　　你曾有过被纸海闷得透不过气的感觉吗？工作时，大概没有什么比手头上一大堆文书工作更令人沮丧和憋闷了。即便是最尽职尽责的人也曾有过扔掉文件的念头，但纸上一些重要的字眼阻止了这种冲动，这是常有的情况。然而，你能做的最过分的事也不过是浏览一下就放下，心里想着下次再看吧。下面教你如何打赢文件战：　　　
　　立即拣选、分类、丢弃文件和打开的邮件　每天在同一时间做此事会比较好。快速的浏览每封信件、备忘录，或收到的电子邮件。如果它看起来比较重要，立刻把它装在标有“待处理”的文件夹里，或者委派给他人办理。如果是无关紧要的文件，或者是你再也不会看第二眼的信息，直接把它扔进垃圾桶。用同样的方法处理你的家庭邮件。　　　
　　非正式　一个简短的手写回函或电子邮件，比写备忘录或信函快得多。或许有些重要的来函一定要保存，但一般而言，回复完的卡片或信件无需留存；圣诞节卡片也是如此。根据自己的需要更新地址簿，然后把卡片反复使用。　　　
　　坚决　毫不犹豫的扔掉目录、不必要的时事通讯、通知之类的东西。　　　
　　领会这3个D　（Do）立刻处理它，（Delegate）委派给他人去做，（Ditch）扔掉它。　　　
　　归档并找出文件　　　
　　可能没有人会喜欢把文件归档。它不仅是一个枯燥的、不断重复的工作，决定一份文件该不该保留也是一件令人苦恼的事情，更别提可能还会出现辛苦了半天，却发现忘了把文件归到何处这种令人咬牙切齿的事。不过，创建绝佳的文件系统或许能改善这种状况。下面列出几点建议：　　　
　　买个质量好的悬挂档案柜　把它放在方便，容易取到的地方。要知道，把收据和文档放在鞋盒里很容易导致混乱。　　　
　　留出足够的时间　如果你想建立档案（或者有目的的检查），那么起码要腾出一个下午的时间来做这件事。　　　
　　依秩序排列　在我看来，依字母顺序排列是最好的。在“伞”主题的字母下归档有关的文件，如所有的保证书等，登记和保险的文件可以归在字母C（Car）下。测试你的方法是否有效的标准是能否快速找回一些文件。给文件取一个可以让你立刻产生联想的名字很有必要。　　　
　　用名词标注档案　例如公文、账单、支票账户、说明手册、储蓄账户、校报、税，其余的都可列为杂项。要尽量避免用日期或形容词标注档案。　　　
　　按年代排序文件　增加新文档时，把日期最近的放在最前面。　　　
　　把大物件存放在架子上　像报告、书籍、杂志之类的东西可以放在架子上或存档盒里，而不要将它们放在你的档案柜子里。　　　　　　　
　　
第42节：保证工作质量（4）　　　　　　　
　　使用易认的塑料文件夹标签　用你最好的字体和精致的钢笔（铅笔易染污）写标签。并且注意，大小写混合的字体比全是大写字母容易辨认。　　　
　　保持档案精简　定期清除你已丢弃产品的说明书和保证书，或过时的小册子和旧的名片。研究显示：百分之八十的文件从归档后就再也没有被看过。自问：“如果我再也找不到这个文件了，我是否可以从别的地方获得信息？”如果答案肯定的话，就可以清掉文件。如果你不确定，就先把它装在档案盒里吧。　　　
　　在非高效的时间编档　如果你站着归档，依然会比较灵敏和迅速。那就这么做吧！　　　
　　公司里有许多对女性升职的无形限制，经过多年抗争，一大批有自我意识的年长女性厌烦了在不适合她们的地方适应环境，转而去创建适合她们自己的公司。　　　
　　——裘琳？贾德菲（作家）　　　
　　与信息同步　　　
　　我们每天都获得大量的信息，却失去了通常的判断能力　　　
　　——格特鲁德？斯坦（作家）　　　
　　杂志、专业期刊、时事通讯、目录，除非对收到的出版物进行评估拣选，要不然你很容易被它们淹没。自问：“如果我没有获得这个信息会发生什么事情？”或者“它是否能时常提供我确实需要的信息？”下面的几个诀窍可以使你更有效率的阅读：　　　
　　阅读时一笔在手　读报告、提议和文件时可以标出重要的段落。你有任何想法、评论或问题，都可以写在页边的空白处。　　　
　　不要让报纸堆积　快速浏览你订的日报，通常在外封皮上的新闻概要可以节省你的时间。如果你看到一个重要的文章，把那页撕下来夹到你的文件夹里，这样你可以在晚上看电视时、等待约会时或乘坐交通工具时阅读，然后把报纸再利用。至于周报，它们一到，就把它们分解开，摒弃那些你不感兴趣的部分，比如你并没有买汽车或找工作的打算，就把这些部分立刻扔掉。　　　
　　浏览杂志的目录表　如果发现比较有趣的文章，你同样可以把它们撕下来，有必要的话注明来源和日期，然后把杂志或时事通讯的剩余部分抛开。一旦你读完了这篇文章，你可以丢了它、传给其他人或者把它放到一个你用于参考用的永久文件夹里（如养猫，饮食，园艺等）。　　　
　　每周阅读两次　每次30分钟，把它安排到你的日程里。　　　
　　订阅报纸和杂志　不要中途停在报贩那儿买、或周末出门去买，这样会节省你的宝贵时间。　　　
　　参加速读培训课程或者买本教你如何更快阅读的书　如果你读什么都是同样的速度，那么这个对你特别适用。　　　
　　删除垃圾邮件　　　
　　如果垃圾邮件，无论是印刷版还是电子版的都变成一个浪费时间的问题，下面一些方法可能会对你有所帮助：　　　
　　从邮寄名单中划掉你的名字　你可以通知邮局和直接广告商告诉他们希望从他们的名单中划掉自己的名字。你也可以写信要求他们这么做，还可以在你收到的商业或其他邮件的底部，附个简短的手写留言并寄回去。如果你表示不想收到他们的广告，发件人通常会乐于合作，大多数发出的邮件都比较昂贵，而且如果邮件达不到营销的效果，发件人也不会特别想给你寄邮件。　　　
　　投诉　如果你的问题依然存在，试着联络你所在地的市场监管协会，要求把你的名字从所有的广告目录单中划掉。　　　
　　使用“禁止垃圾邮件”的标志　在你的邮筒上贴一个通知，明确而清楚的表明你不希望收到任何非订阅邮件。　　　
　　禁止广告　如果你收到电子垃圾邮件，找到邮件底部的“自动回复”或“非订阅”的邮箱地址，按邮箱地址发一封电子邮件，主题开头为“撤回”。　　　
　　标准化信函　　　
　　记住：“不可能”意味着“我可能”。　　　
　　——萨克（艺术家、诗人）　　　
　　因为家庭和工作的关系，你经常要发多种格式的信函：如感谢信、道歉信、投诉信、祝贺信、查询信息的信、邀请函等等。你可以通过设置标准化信函格式的方式节省大量的时间。如向不同的人重复发信息，你要做的无非是改一下日期，问候和地址。当你向孩子的老师索要学校计划的咨询信，或发出求职信，筹款申请，以及婉拒信时，这个方法也同样实用。现成的软件包可以使你的工作更快捷、更有效，比如创建一个邮件资料库，包括所有可能用到场合的邮件。家庭版软件包也是一样，它包括家庭娱乐和教育系统。　　　　　　　
　
第43节：保证工作质量（5）　　　　　　　
　　寄送个人业务通讯　虽然并不是每个人都喜欢它，但它的确节省时间。并且可以预防写作中瓶颈问题，还可以使你和家人及朋友经常保持联络。　　　
　　电脑　　　
　　我们过去曾经有过很多悬而未决的问题。现在有了电脑，我们知道了答案，而我们却不再像过去那样思考问题了。　　　
　　——彼德？乌斯蒂诺夫（英国演员）　　　
　　尽可能多地给你的电脑系统装些能够提升速度、节省时间的工具。　　　
　　做功课　当你需要比较不同的型号电脑功能时，电脑杂志是可利用的信息源。　　　
　　买个超级快的机型　扩大内存容量或随机存取内存（计算机随机数据存储软件），运行最新的软件起码需要双倍于最小值的内存空间。高速调制解调器，因特网连接，巨大的硬盘容量，打印机，键盘鼠标或轨迹球，以及大屏幕的显示屏也是很有必要的。如果你使用光驱，你或许还需要买声卡和音箱，并根据你工作的性质决定是否需要配置扫描仪或数码相机。使用自动备份的磁带驱动器（类似于海量储存器）来保障文件安全也是个不错的选择。　　　
　　备份，备份