成为更出色的经理-第23章

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　　　　“开门”政策从理论上讲是很好的。但在实践中却浪费了大量时间。当你忙于更重要的工作时，要学会对那些想见你的下属说“不”。但总要给他们一个可以约见的时间，并遵守这一时间。　　　　
　　　　花费时间泛泛地与下属谈论他们的工作和其他兴趣可能是值得的，只要这有助于增进双方的相互理解和尊敬。在你的时间表中考虑这一点，并准备在机会出现时，将业务讨论扩展到更广阔的领域。但不要做得过份。　　　　
　　　　外部接触　　　　
　　　　同样的规则适用于外部接触。没有事先约定时不要见他们。让你的秘书回绝不需要的电话。事先计划一下你预期的会见并合理安排时间。　　　　
　　　　■　浪费时间的形式及可比的解决方案一览表　　　　
　　　　问题可能的解决方案任务１。工作堆积如山·设立优先等级；　　　　
　　　　·设立最后期限；　　　　
　　　　·作出现实的时间估计——大多数人进行了低估——比你最初的猜测增加２０％。２。同一时间想作太多的事·设立优先等级；　　　　
　　　　·每一时间只做一件事；　　　　
　　　　·学会对自己和别人说“不”；３。介入太多的细节·把更多的工作委派给下属。４。拖延不喜欢的任务·尽量快些做不喜欢的任务——以后会感觉很好的。５。没有足够的时间去思考·保留整块时间——一天或一周的一部分——用来思考。不要做文件工作，不要打断。问题可能的解决方案人６。不断有人进办公室打断工作·让秘书把不受欢迎的来访者挡在外面；　　　　
　　　　·提前约定并让人们遵守约会时间；　　　　
　　　　·保留整块时间不被别人打扰。７。不断有电话打进，打断你的工作·让秘书先接电话，如果合适的话，就把电话转给别人；　　　　
　　　　·肯定地回复，你会在以后方便时间回话。８。太多的时间用在谈话上·在你与某人会见时，提前决定想要达到什么目标，在谈话中自始自终保持最低程度的幽默；　　　　
　　　　·谈话中尽量切中主题——否则会很容易跑题；　　　　
　　　　·学会如何快速结束会见，同时又不显得太唐突。文件工作９。收到的文件泛滥成灾·让秘书把文件分成３个文件夹：现在处理，以后处理、信息；　　　　
　　　　·取消无用的信息循环；　　　　
　　　　·当你真正需要时，只要手写的备忘录和报告；　　　　
　　　　·鼓励人们清晰简洁地陈述信息和报告；　　　　
　　　　·要概述而不是整个报告；　　　　
　　　　·参加一个速读课程。问题可能的解决方案１０。太多的信件/备忘录需要写·更多地使用电话；　　　　
　　　　·避免逐个打印收到的通知；　　　　
　　　　·练习在你收到的备忘录上简单地写“是１不是１讨论”；　　　　
　　　　·然后返还给送来的人。11。文件堆积如山·来了就处理；　　　　
　　　　·每天上班后头半个小时用来处理紧急信件；　　　　
　　　　·在每天快下班时留出一段时间阅读不太紧急的文件；　　　　
　　　　·每天至少要完成办公桌上９０％的文件。１２。丢失或错放文件·自己安排或让秘书组织，把有关当前项目的文件单独放在随手可得的文件夹里；　　　　
　　　　·不要把未处理的文件放得过久——每天清理一遍；　　　　
　　　　·确保秘书对每天的通信有一个最后登记；　　　　
　　　　·保持桌面整洁。会议１３。太多的时间花费在会议上如果你负责召开会议，不必要时避免定期召开会议，审查你召开的所有会议，尽量精简。　　　　
　　　　·如果你的存在并不必要或别人更适合，就不要参加委员会。　　　　
　　　　问题可能的解决方案·作为会议主席，应规定会议时间的最高时限，并以身作则，去掉闲扯和重复。允许讨论但坚持要有进步，制定符合逻辑的议程并遵守。　　　　
　　　　·作为会议成员，不要闲扯，不要为谈话而谈话，不要浪费时间列举出很多点或吹嘘自己。旅行１４。太多时间花费在旅行上·使用电话或邮寄；　　　　
　　　　·派其他人去；　　　　
　　　　·每次计划外出都问问自己：“我的旅行真有必要吗？”　　　　
　　　　·计划用最快的方式旅行——飞机、火车或汽车。