羊皮卷智慧全集-第18章
按键盘上方向键 ← 或 → 可快速上下翻页，按键盘上的 Enter 键可回到本书目录页，按键盘上方向键 ↑ 可回到本页顶部！
————未阅读完？加入书签已便下次继续阅读！
只有明确办事的目的，才能正确掂量个别工作之间的不同比重，弄清工作的主要目标在哪里，防止眉毛胡子一把抓。
只有明确自己的责任与权限范围，才能摆脱自己的工作和下级的工作、同事的工作及上级的工作中的互相扯皮和打乱仗现象。
填写自己应干工作的清单是使自己工作明确化的最简单的方法之一。其方法是在一张纸上首先试着毫不遗漏地写出你正在做的工作。凡是自己必须干的工作，且不管它的重要性和顺序怎样，一项也不漏地逐项排列起来，然后按这些工作的重要程度重新列表。重新列表时，要试问自己，“如果我只能干此表当中的一项工作，首先应该干哪一件呢？”然后再问自己：“接着，我该干什么呢？”用这种方式一直问到最后就行了。这样，自然就按着重要性的顺序列出了自己的工作一览表。其后，对你所要做的每一项工作，写上该怎样做，并根据以往的经验，在每项工作上注上你认为是最合理最有效的办法。
不仅要明确你的工作是什么，还要明确每年、每季、每月、每周、每日的工作及工作进度，并通过有条理的连续工作，来保证按正常速度执行任务。在这里，为日常工作和下一步进行的项目编出目录，不但是一种不可估量的时间节约措施，也是提醒人们记住某些事情的手段。特别是制定一个好的工作日程表就更加重要了。计划与工作日程表不同，计划是指对工作的长期打算，而日程表是指怎样处理现在的问题。比如今天的工作、明天的工作，也就是所谓的逐日的计划。有许多人抱怨工作太多、太杂、太乱，实际上是由于许多人不善于制订日程表。他们不善于安排好日常的工作，连最没意义的事也抓住不放，人为地制造忙乱。名作家雨果说过：“有些人每天早上预定好一天的工作，然后照此实行。他们是有效地利用时间的人。而那些平时毫无计划，靠遇事现打主意过日子的人，只有“混乱”二字。”制定工作日程会因工作性质、本人身体状况和气质的不同而不同，奥格·曼狄诺建议我们应遵守以下原则：
① 以重要活动为中心制定一天工作日程。有些工作是关键的或者说是带战略意义的重要活动，进行工作时应以这样的重要工作为中心。
② 以当天必须首先要做的那件工作为中心制定一天工作日程。要挑出那些在一天内必须做完、一旦受干扰中断就不太好办的工作。
③ 把有联系的工作归纳在一起做。种种琐事归纳到一起，会使工作有节奏和气势。例如，有些信件，可以归总起来一次写完；尽量地约好时间，尽可能地集中地依次会见来访者；必须阅读的材料，集中到一起很快地过一下目，等等。
④ 使工作日程与自己的身体状况、能量曲线相适应。能量曲线因人而异，一般的人上午精力充沛，因此，要利用这段时间去从事那些最有挑战性、最富于创造性的工作。而在你精神上、体力上和工作效率都在减退时，换做一些其他工作，或者做一些事先已经安排好了的工作，或者休息一下。
第五章〓我要把一天的时间珍藏好学会利用零碎和余暇的时间
学会利用零碎和余暇的时间
“利用好零碎和余暇的时间也是非常重要的，奥格·曼狄诺推荐的下面几点建议很值得我们借鉴：
（1）掌握利用零碎时间的基本技巧
懂得零碎时间的价值是一回事，会不会巧妙地运用零碎时间又是一回事。利用零碎时间，就要掌握下面几点技巧。
① 嵌入式。即在空白的零碎时间里加进充实的内容。
人们由某种活动转为另一种活动时，中间会留下一小段空白地带，如到某地出差时的乘车时间，会议开始前的片刻，找人谈话的等候时间等等。对这种零碎的空余时间应该充分加以利用，做一些有意义的工作。1849年，恩格斯从意大利的热拿亚坐船去英国。一路上，船上的旅客大多数在无聊地饮酒作乐、消磨时光，恩格斯却一直呆在甲板上，不时地往本子上记录太阳的位置、风向及海潮涨落的情况。原来，他利用乘船时机正在研究航海学。
② 并列式。即在同一时间里做两件事。例如在做饭、散步或上下班的路上，都可以适当地一心两用。不少人在下厨房做饭时，仍能考虑工作问题，有的还准备好笔和纸，一边干活，一边构思，对工作有什么新的想法，马上就记录下来。
③ 积累式。即化零为整，把多个短时间集成长时间。一位历史学家曾经说道：“好些年总想找个比较长的完整时间写东西，可是总等不来，可以利用的时间也就轻易地滑溜过去了；如今一有时间就写，化零为整，许多零碎时间妥善地利用起来，不就是一个大整数？这笔账过去不会算，自己想想，真是蠢得可以。”
另外，善于运用零碎时间还要做到随身“三带”：笔、本、书（或报）。这样一可以见缝插针地学习，二可以随时把一些新的思想记下来，三可以记录一下自己零碎时间的利用情况。据统计，能自觉地运用零碎时间的人只占3％～5％左右。你若能成为这3％～5％中的一分子，那么，你的事业离成功也就不远了。
（2）充分利用等待的时间
亨利·福特说：“据我观察，大部分人都是在别人荒废的时间里崭露头角的。”
我们每天都有许多时间在等待中度过，等车、等人、排队缴费等，认真算起来，你会发现平均每天光是用在等待上的时间，就不下30分钟。而一般人以为那只是短暂的而忽略掉，于是每天把不少的片段时间白白地浪费了。
等待的时间总是难过的，尤其是赶时间的时候，一切像在慢动作般进行，你会觉得世界上只有自己在焦急似的，非常难熬。如果能学会充分利用等待的时间，不仅对你知识的增加、事业的成就，而且对你良好性格和情绪维护都有莫大益处。
例如当我们在坐轮船、火车做长途旅行时，可以看看小说，阅读你有兴趣的书报，背诵外语单词；当你排队看病、等待理发时也可抓紧学习。
（3）用好下班前的5分钟
许多人快到下班的时候就心不在焉了。其实，下班前的5分钟是“黄金时间”，用好了，可以起到“承前启后”的作用。如果你以前的下班前5分钟总是无所事事，从现在起不妨试试下面的几条建议：
① 整理备忘录。备忘录上记载了一天的工作摘要，包括当天会见的人士，新获得的名片资料等等。内容多半繁杂无章，故在一天工作结束前将它整理一下。
这样不但能掌握当天的工作进展，也便于日后翻阅。
② 检查工作表。当天应进行的工作项目，已完成的做上记号，对未完成的项目也做到心中有数。
③ 拟订次日的工作表。把当天的工作表检查完毕后，接着列出次日应进行的工作项目，拟订工作表。此时可参照备忘录，以防疏漏。
④ 整理办公桌。下班前将办公桌整理得干干净净，才算真正结束一天的工作。特别是女秘书，更应注重这一点。
（4）善于利用余暇的时间
世界上许多有成就的人都非常注重余暇时间的价值。奥格·曼狄诺认为，在这方面达尔文的做法很值得我们学习。
一天，生病的达尔文坐在藤椅上晒太阳，面容憔悴，精神不振。一个年轻人路过达尔文的面前。当他知道面前这个衰弱的老人就是写了著名的《物种起源》等作品的达尔文时，不禁惊异地问道：“达尔文先生，您身体这样衰弱，常常生病，怎么能做出那么多事情呢？”达尔文回答说：“我从来不认为半小时是微不足道的很小的一段时间。”
的确，达尔文非常珍惜时间，他曾在给苏珊·达尔文的信中说：“一个竟会白白浪费一小时的人，就不懂得生命的价值。”
著名美国作家杰克·伦敦的房间，有一种独一无二的装饰品，那就是窗帘上、衣架上、柜橱上、床头上、镜子上、墙上……到处贴满了各色各样的小纸条。杰克·伦敦非常偏爱这些纸条，几乎和它们形影不离。这些小纸条上面写满各种各样的文字：有美妙的词汇，有生动的比喻，有五花八门的资料。
杰克·伦敦从来都不愿让时间白白地从他眼皮底下溜过去。睡觉前，他默念着贴在床头的小纸条；第二天早晨一觉醒来，他一边穿衣，一边读着墙上的小纸条；刮脸时，镜子上的小纸条为他提供了方便；在踱步、休息时，他可以到处找到启动创作灵感的语汇和资料。不仅在家里是这样，外出的时候，杰克·伦敦也不轻易放过闲暇的一分一秒。出门时，他早已把小纸条装在衣袋里，随时都可以掏出来看一看，想一想。
有人算过这样一笔账：如果每天临睡前挤出15分钟看书，一年就可以读20本书，这个数目是可观的，远远超过了世界上人均年阅读量。然而这并不难实现。
如果你觉得自己缺乏思考问题的空闲时间，不妨试着坚持每天睡前挤出十几分钟的时间，一旦形成了习惯，就很容易长期坚持。
第五章〓我要把一天的时间珍藏好培养时间管理的习惯
培养时间管理的习惯
如果有人给你一百万美元，你会怎么做？你可能要做的第一件事，就是把它们保存起来。你当然不会把它们留在小汽车前座这样显眼的位置上，也不会一张一张地分给每个你所认识的人。具有讽刺意味的是，有的人用生命保护他们的金钱和财产，却想也不想地就让自己的生命溜走。他们好像并没有意识到时间是他们最最宝贵的财产。没有谁拥有的时间比你多。我们每个人每天都是拥有1440分钟，每星期168小时，每年8760小时。本杰明·富兰克林总结了一些小窍门，帮你保护好你每天被赐予的宝贵时间：
（1）每分钟都朝着你的目标努力
比如说，当你遇到堵车时你会怎么做？诺埃尔·考沃德不愠不火，他拿出一张纸，写他的流行歌曲《我会再见到你》。许多成功人士，在开车的时候听手边的自动盒式磁带，在等人的时候看一些读物，或处理一下手头上的日常文书工作，以弥补耽搁的时间。
（2）一次性把事情做好
“为什么总是没有足够的时间把事情做好，但总是有足够的时间去重做？”这是一个挺常见的问题。
（3）接待好来访者，别让他们支配你
如果你有个秘书，授权他或她接待你的来访者，并且替你同他们约定会面；在门外会见你的来访者，这样，如果你感到他们在浪费你的时间，你就可以离开；保持直立，可以控制会见的时间；统一组织会见，这样你就可以很快地处理好这些事务，然后结束会见。
（4）保持较短的会议时间
会议往往是时间的最大浪费者。为了减少在会议方面浪费时间，你可以：只出席必要的会议；准时开始；抓住要点，限制议程；准时结束会议。
第五章〓我要把一天的时间珍藏好控制住你的“中间”时间
控制住你的“中间”时间
假定你的一天是一个箱子。每一个主要的项目、任务、优先事务就像是一个保龄球。它们都是大的、重的，都需要一定的空间。当装满之后，你无法将额外的一个保龄球放到这个箱子里；但是却可以把许多大理石小球撒到这些保龄球之间的空隙里。你无法承担任何一项额外的主要任务；但是你却可以通过利用大任务之间的空隙来完成那些小的、烦人的，但确实是比较重要的小事情。
你可以使你的每一天更有效、更令人满意，如果你能够抓住每天的小的空隙时间。它们不会大喊着出现，所以你必须时刻留心，否则它们会在你不经意之间溜走。这些空隙的时间被称作“中间”时间。
你是否在电话上呼叫某个人后立即挂上呢？是否曾经有一个会议预定10：00点开始，而到了10：15却仍然没有开始呢？是否在午餐之前刚好完成一项主要项目呢？是否坐在大厅里或者等待室等候你的约会呢？
单个的5分钟或者10分钟也许微不足道，但是，在把它们加在一起之后，将变得巨大无比。那么你每天有多少“中间”时间呢？10分钟？20分钟？30分钟？如果你每天浪费30分钟，那么，你一年内将浪费掉158个工作日！那是超过3个星期的工作时间啊！如果你每一年多了2个星期的工作时间，并且是在不以影响你的假期计划和正常工作的前提下，那么，是否你将会有可能更好地控制自己生活的感觉呢？是否可以增加你的组织的价值呢？
为了重新控制你的“中间”时间，你必须进行计划，并且随时做好准备。
制定一份行动计划的最佳时间就是现在！哪些是那些小的行动，没有确切的截止日期，却可以放在“中间”时间里完成？奥格·曼狄诺发现，下面一些建议非常有效：
① 及时回复电话。
② 在那些已经打印出并准备寄出的信件上面署名。
③ 在你的办公桌上面放一个文件夹，并阅读一些文件。
④ 整理你的办公桌，并把所有的东西放在合适的地方。
⑤ 如果需要的话，重新审视你的行动目录并且重新排列它们的优先次序。
⑥ 更新你的等待处理事务目录单。
⑦ 检查你的信件。
⑧ 写出一个便条或者备忘录。
⑨ 放松！调整呼吸！
问题是，许多人随意地浪费自己的时间，而在其后却对浪费的时间有负罪感。执行上面的每一条（包括放松），时间就不会那么容易的被浪费了。
第五章〓我要把一天的时间珍藏好找到时间浪费的症结所在
找到时间浪费的症结所在
本杰明·富兰克林说：“即使那些最忙、备受时间压力的人，也会浪费许多时间。”他们并非故意如此，多数情况下是完全没有意识到这一问题。多年来已经养成的工作模式，其中有很多陋习，随时在吞噬着你的时间：你的办公桌缺乏条理，要找一份文件就花费了数分钟；你和一位同事不期而遇，扯了许多无聊的费话；你把三分之一的时间用于各种会议，但有些会议却没有什么价值；你对一件难办而又不得不办的事情优柔寡断，拖延了很久；你要约会一位重要人物，但对方不守时让你白等了20分钟；正专注于某项工作被突然来访者打断，再集中起精神返回原来的思路又用了十几分钟，或者，你花费很多时间去处理琐事……
如果你正存在这类问题，而你又希望提高工作效率，那么，不要让懒于改变现状的惰性控制你，立即着手改变你的工作习惯。一旦形成了良好的工作模式，就可以在相当长的时间里利用它，只要按具体日程做细微改变就可以了。这是一项十分有益的工作。
为了更客观地了解现状，首先要对你的工作方式、利用时间的模式做一个检查。为此安排一周的时间就足够了。从早晨起床到晚上休息，把所有的行动都丝毫不漏地记录下来。为了简化记录，你也可以只调查上班的这一段时间。如果你能根据自己工作的特点准备一些表格，调查起来就十分简便了。
