卡耐基成功全集之二经营管理方略-第37章

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分钟后　我回他电话”。至于“A（Again）五”，则表示“请他　5　分钟后再打来”。　
此外，一些推销员打来的电话，直接由秘书处理掉即可，不必由自己接听。　有时候和比较健谈的客户通电话，在谈完正事之后往往还会聊些家常，　
如果采用这个方法，就不必担心电话讲太久，而错过其他电话了。也许有人　认为只要通话简短，没有特殊的方法也不会有困扰。但和客户聊聊家常是必　
须的，如果采用这种方法，不但可以和客户好好聊一聊，也不必担心耽误了
其他的事情。


把对方来的电话说得详细一点
人们最不喜欢打电话的时候，只听到对方一声“喂！”而不报上自己公　司的名称。照理说，接到电话应该说：“○○公司”，或是“○○公司业务　
部”，让对方确定没有打错电话，如果打错了可以趁早发现，避免浪费时间。　同样的道理，总机或是负责传达的人，如果只说“○○先生来电”，也
是不对。应该说“○○公司的○○先生来电”。
像这些电话应对，应该在职员刚进公司时就要训练。譬如把各种现象电　话应对方法编印成册，让新进员工一开始就知道如何应付，等到出了问题才　教他就太晚了。
这本手册里面有各种电话应对的方法，以最令人头痛的推销员电话为　例。一般推销电话无端地占用别人的时间，就某些程度而言，可以算是一种　
犯罪。不过，一般推销员不会一开始就露出马脚，通常他会说“恭喜您从　10　万人中脱颖而出？？”然后渐渐扯到他所要推销的东西。这时你可以单刀直　
入地说：“总而言之，就是推销嘛！”不管多么厉害的推销员听到这句话，　也只能回答：“啊！是的。”然后你就赶快加上一句：“不用了，谢谢！”　
马上挂断电话，不必为这个浪费时间。
此外，手册里面，对于对方打错电话时的处理，也有详细的说明。许多　人在知道对方打错电话之后，都会不高兴地说：“你打错了”，就挂断电话。　
然而，这样应对的话，对方很有可能再打过来。所以，接到别人打错的电话，　一定要问清楚：“请问你打几号？”如果对方号码不对，应该告诉他：“我　
们这里是○号”，万一号码相同，就应该说：“您打的电话没错，不过，我　们这里是○○公司啊！”如此一来，就可以避免重蹈覆辙再打过来。其实这　
些都只是一些小技巧，然而稍微留心，就能减少时间的浪费。

做一份“行动记录表”　订定行动记录表比做预定表，更能妥善管理时间。　有很多人常说：“唉！自己想做的事情很多，却因为时间关系，没有办
法实行！”然而，只要仔细分析一下他所谓的“时间关系”，就知道其实不　是真的没有时间，而是从一开始就认定没有时间，根本没有用心把握。所以，　
与其订定不知道能否实行的预定表，倒不如做一份行动记录表来得实际一　点。因为根据这份记录表，你可以清楚地知道，自己使用时间的方法到底出　了什么问题。
行动记录表没有必要持续记个一两年。只要好好记一个礼拜，自己的行　动规律自然一清二楚。只要知道这些，以后该怎么做就简单多了。最重要的　
是，借由客观的数值，改变原以为没有时间的想法。
对于经常以为没有时间的人而言，唯一解决的方法似乎只是缩短睡眠时　间。他们总以为，这件事花多少时间，那件事花多少时间，最后没办法的话，　
再把睡眠时间缩短就可以了。然而，借由熬夜来缩短时间，精神必然恍惚，　从长远的眼光来看，也不是什么解决的办法。所以，如果非缩短睡眠时间不　
可，与其熬夜倒不如早起。
在一般家庭，都是用收支簿记录金钱开销。其目的应该不只是单纯的记　帐，而是了解收支情形，更加合理地使用金钱。至于行动记录表，不是金钱　
的收支簿，而是时间的收支簿。使用时间和使用金钱的道理都是一样，因为　一样，了解的方式自然也是一样。
这个行动记录如果能以“分”为单位，每分每分地记录，当然是最好。　不过，这样记录可是很吃力的。可以“6　分钟”为单位。为什么以“6　分钟”　
为计算单位呢？主要是　6　分钟刚好是　1　小时的十分之一，计算起来比较方便。　如果以　6　分钟为一个刻度，在方格纸上做份记录表，因为一个刻度有　5、6　
厘米长，必要的话还可以更加细分。对于那些常抱怨时间不够的人，希望千　万能抽时间作份行动记录表。只要下点工夫，想要多少时间都有可能。
三、提高效率，永恒而常新的课题


当今企业不论规模大小，欲在这风险丛生、变幻莫测的经济环境中掌握　经营契机，效率的提高就成为一个永恒而常新的课题。此课题之大涉及企业　
的战略与方针，之小则牵连员工一举手，一投足。所谓涓涓细流，可以成瀑，　如每一员工心念中常怀“效率”二字，则企业必永立于不败而至巍然。


值得借鉴的“一句话”
写完这份公文就休息一下，办完这件事就去洗个温泉等等，在每个阶段　给自己准备一份达成奖励，是提起干劲的秘诀。
女友应该是工作、读书时的鼓励，而不是妨碍。　想要避免时间浪费，可以计算一下自己的时间成本。　
利用等车时间办事情时，使用有开铃装置的手表，就可以不必担心时间，
而能专心做事。　想要使会议进行不至于拖拖拉拉，必须事先决定散会时间。　订定开会时间时，如果像“一点五分”之类的加个零头，可以使散漫的
人也知道守时。　列张表注明“零碎时间可作之事”，一有空闲，就不至于浪费。　使用马表记录自己行动所需时间，就能发现平常不曾注意而浪费的时
间。　与其花一大堆心思作一份工作预定表，倒不如简单地作份工作记录表，
较能掌握工作的进度。　可以提醒自己注意目标的标语，如果一成不变，效果就会越来越差。　将该作的事情列一张表，完成的话就用红笔划掉，如此一来，除了能掌
握进度，还能刺激工作欲望。　遇到问题，不要只在脑中空想，试着把问题写在纸上，往往可以意外发
现一些解决的办法。　将常用的文字、数字刻成橡胶章，节省手写所浪费的时间。　将报章杂志的资料，剪下来复印。　
复印的资料如果不管原来的纸张大小，一律统一规格，则保管方便，查
阅也容易。　不要把复印的资料贴在剪贴簿上，应该用可以抽换的活页式档案夹保
管。　复印机最好附有放大缩小及自动送纸的功能。
在工作前，先决定工作优先顺序，就不会把时间浪费在无聊的事情上。　决定工作的优先顺序时，不要只着眼于眼前的　100　块钱，应该针对　1　年
后的　100　万元来考虑。　工作繁重时，不要每件事情都想做，先集中精神处理大约占有两成的重
要部分再说。　弄清楚自己的作息习惯，如果可以在脑筋最清楚的时候，处理最重要的
事情，不但做得快，又做得好。　工作想要有效率，就不要搞乱自己的作息习惯。　把握工作的“惯性定律”，也就是一旦习惯，再麻烦的工作也不觉得苦。　
如果工作前热身运动和工作没有直接关系，则往往会得到相反的效果。
让自己喜欢的音乐叫你起床，可以很快进入状况。　遇有重大问题，如果“大事化小”，分别考虑，解决就容易多了。　
将目标分为近期、中期、远期，是达成目标的要诀。　遇有复杂的事情，先整理成“系统树”，自然就会知道该从何处着手。　
同时进行好几件单调工作，无论哪一件的工作效率都会提高。　不要一拿起书就想精读，先浏览一遍，找出值得一读的地方。　如果知道一本　300　页的书，大概只有　
10　页对自己有用的道理，读　书效率
就会提高。　如果把书放在好几个地方，并且在同一段时间内读好几本书，则读书气
氛可以时时更新，提高效率。　如果在床上看书，最好要有读书专用灯。
如果把上厕所时间也当作读书时间，必须注意照明是否足够？同时也得　准备文具。
比别人早到　1　小时，可以多做　2　小时的事。　把午餐时间挪后一小时，就可以加倍利用午休时间。　读书别忘了准备划线，记重点的文具。　
多准备一些文具之类的消耗品，可以减少买东西所耽误的时间。时时带
着随身听，在做一些单纯的工作时，就可以用“耳朵”吸收知识。　就整体效率而言，牺牲睡眠工作会产生负面效果。　太饱或太饿都做不了事。　
无论工作多么忙碌，千万别搞乱饮食习惯。　需要动脑筋的时候，最好别沾一滴酒。　为提高工作效率，应该要“积极的休息”。
坐久了，起来运动一下；写累了，听听音乐休息一下。是为了走更长的　路。
休息不要超过　3　分钟。　不要硬性规定休息时间，以免影响工作进行。　别把工作带回家，让自己有个可以放松心情的地方。
10　分钟解决不了的问题，不妨先记下来，搁在一边，以便处理其他事情。　思考陷入僵局时，不妨先休息一下，然后换一个角度想想，问题往往会
因此迎刃而解。　勉强提出来的凑数的方案，往往不能真正解决问题。
速读的窍门是，通过目录和前言，掌握整篇文章的大意。训练速读的方　法是，先找本自己的兴趣的书，学会如何略过不重要的部分。
只要可以提高效率，别怕花钱。　将档案夹以颜色分类，可以缩短查阅的时间。　活页式记事本是工作繁忙人士的好帮手。　
使用活页纸应采用“一张一项”的原则，只写单面。　读书划重点，如果用颜色标示重点程度，日后再读就会轻松许多。　常用的书籍，最好把目录缩印贴在封面。　
书一买回来就把书套丢掉。　把目录前或索引后面的空白页做上记号，以便查阅。　百科字典上架时，应该把书背朝下放，以便抽出后立即翻阅。　
同时阅读好几本书时，可用书签标示阅读情形。
书桌上的摆置以实用为原则。　常用的文具、资料，最好放在书桌左侧的抽屉。　加强电话应对术，可以不错过任何一通电话。　利用午餐时间扩展情报网。　
利用耳机可以将噪音化为雅音。　交代部下做事，必须把目的交代清楚。


按照既定目标决定工作顺序
在我们准备进行一件工作的时候，往往会碰到一些需要解决的杂务。即　使下定决心开始工作，还是免不了要复印，或是接一下电话。谁都有过这样　
的经验，在开始工作之前，时间已被一些杂务给占据了。在上班族的社会中，　职位高的人当然可以把这些杂务交给部下去做，而职位中等的人可以派的部　
下就不多了，至于新进职员或是一人老板，这种复印之类的杂事，就非自己　动手不可了。
然而，如果把时间花在这些杂务上面，重要的工作就没办法做了。常看　人忙进忙出，忙得不得了，但究竟是为杂务忙？还是为工作忙？这差别很大　
的。即使看起来时间都是一样过，但一分一秒的价值是完全不同的。
譬如，买考试要用的参考书。买书，就是前面所讲的杂务，和考试本身　没有什么关系。也许有很多考生认为买参考书，也是准备考试所必须的。
假定买参考书来回需要　2　小时。如果我们托要上街的家人顺便买，而把　这　2　小时用来读书，是不是比较有价值？买书的　2　小时和读书的　2　小时，其　
内容完全不同，这是大家都知道的。
时间如果被杂务所占用，则原先可以完成的工作势必会受到影响。而且，　值得注意的是，这些杂务往往不是什么大不了的事。
同时，在进行一项工作之前，就要先分清楚事情轻重缓急，决定工作的　优先顺序。如果没有决定工作的优先顺序，则在工作时常常会被其它事情所　耽误。
在决定工作优先顺序时，先把一些该作的事情逐条列在表上。然后调整　先后次序，最后按照这顺序工作。这个程序说起来蛮简单的，但只要能够依　
照这个程序进行，工作效率必定会有显著的不同。
唯一的问题是，根据什么标准，决定优先顺序？一般工作优先顺序的标　准是根据工作的重要程度。依照现在目标，认为最重要的事情，列为最优先。　
如果说什么是决定工作重要程度的标准？自然是自己的终极目标，一生　的目标。如果平时就很清楚自己追求的目标，则判断工作的重要程度，自然
就容易了。　清楚地订定优先顺序，是进行工作时不可欠缺的。如果决定好工作优先
顺序，日后办事就方便多了。因为只要不变动顺序，按步就班地做就可以了。　这也是决定优先顺序最大的好处。


80∶20
不晓得您有没有听过“巴列德定律”？巴列德是发现这条定律的意大利　人类学家。这条定律又称作“犹太定律”，或“八十比二十定律”。其内容　
是“一个团体比较重要的项目，大多由团体中的少数所构成”。譬如，占全　部人口　20％以下的人，所犯的罪，约占全部犯罪案件的　80％。占全公司人数
20％以下的业务员所达成的业绩，约占全公司业绩的　80％。或是，占开会人数
20％以下的人员所提的建议，约占全部发言的　80％。　也就是说，重要的东西大都集中在较小的部分。其比例为八十比二十，
如果在工作的时候，能够集中精神在这重要的　20％，等于达成了　80％。也就是　说，工作量不见得一定要做到　80％，只要能掌握住重要的　20％，就一切　
OK　了。　无论工作或是读书，想要把该做的全部做完，总是不太可能的，一个人做事　免不了会受到时间、空间的限制。因此，如果不先把重要的部分掌握住，到　
最后可能就没时间，也没机会了。如果抱着凡事尽力的完全主义，到头来往　往是事事落空。
如果能把握这条八十比二十定律，就不用担心事情太多了。事先尽量分　出事情的轻重缓急，然后全力达成重要的部分就可以了。没有必要一个也不　
放过，即使留下一些事情没做，会有一点小麻烦，但总不会是要命的问题吧！　做事应该着眼于大处。所以，这条定律不只适用于学生、上班族，对于所有　
的人都是很有用的。
虽然生意兴隆是件好事，但如果电话太多，光是接电话就受不了，因为　接电话的时候，什么事也不能做，时间就白白浪费了。不过，幸好这种电话　
问题，也能用巴列德定律解决。
假设一天接到　100　通电话。然而，这　100　通电话不可能是　100　个人分别　打的，根据巴列德定律，有　20％的人打了好几次，约占全部电话的　
80％。所以，　只要处理这较常打来的　20％的电话就可以了。而事实的确如此，所以我的电　话问题也解决了。


定好目标后切实去做
想要决定工作的优先顺序，最重要的是目标要明确。目标如果不明确，　就没有判断工作轻重缓急的标准了。譬如，如果以通过司法官考试为当前的　
目标，则一切工作顺序都可以以此目标为判断基准。然而，如果一下子想考　取司法官，一下子又想当个成功的上班族，目标不明确，根本无法判断事情　的轻重缓急。
决定了这个目标，就得做这件事情。决定了那个目标，就得做那件事情。　如果目标摇摆不定，就不知道该先做哪件事情了。
因此，分析自己现在想做什么？是很重要的。决定了当前的目标，就全　力冲刺。目标如果能够常保明确，无论工作或是读书的效率，都能提升。


目标“三步曲”

1。目标分为远期、中期、近期
据说现代马拉松比赛，每隔　5　公里就有一个标识牌。也就是说，一开始　以　5　公里