卡耐基成功全集之二经营管理方略-第61章

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可能跟他们交谈。靠电话也可以联络感情。平常很忙碌，没有机会跟孩子碰
面，不妨活用早晨的“杂用时间”，并且试试夜晚的“电话作战”。在与孩　子亲近时，忘记工作，放松心情，一天的工作干劲也源源而生，可以说是一　举两得的事情。


管好身边的物品
1。身边物品放在一起，如此就不必东找西寻　为了合理地使用时间，平常得整理好带在身边的东西。很多管理者老是
带着皮包或纸袋，不但“运”起来不方便，更有忘记带东西的危险。逢到东　西很多，又必须取出使用时，也会感到十分不便。如果你时常出差，日常必　
须携带的东西主要有书类、稿纸、纸夹、文具、钱包、地图、预备用的眼镜、　雨伞、笔记本、小型录音机和时间表等。为了“收容”这些东西，不妨使用　
大型的拖曳式旅行袋。这个袋子被分隔成六个空间，可以根据用途分别放置　各种物品。就算在黑暗里，也可以轻易取出必要的物品。只要把日常必要物　
放入这个“乾坤袋”中，不管在何时何地，都不致于感到慌张。就算临时有　急事，得马上出差，也不必再回家或办公室，就可以直接外出。万一必须到　
国外出差，只要加上护照，就可以直接奔机场。只要有这种袋子，就不必携　带别的东西，自然也就不会忘记东西。
2。建立能够自动地检查“忘怀之物”的体系　对于外出必须携带的东西，要在前一天完全准备好。即使想得很周到，　
有时仍免不了忘记东西，为了防止忘记携带东西，必须建立一种检查“忘记”　的体系。一般人通常都喜欢把车票、手帕、钱包等放置于上衣的几个口袋里，
换洗衣物时很容易忘记携带。每天早晨检查起来非常费事。因此，口袋里不　要放置东西，凡一切必要之物，全部放置于袋子里面。


这样读报更有效
1。凭标题找出你想阅读的那一页，其余的都扔掉　对管理者来说，报纸是重要的信息来源。虽然如此，相信没有管理者能
在早上就把好几张报纸完全都看完。除非整天无所事事的人，否则，不可能　有那么多的时间，同时也没有那种必要。其实，只要阅读那些对你有用的信　息就行了。
在上班以前，大略地翻看家里所订的报纸，不必阅读内容，只看标题就　行；再选择对你有用的新闻，连同日期把该部分撕下来，其余的可以扔掉。　
经过这一步骤，那么厚实的一叠报纸，只会剩下那么一点点。这种方法有点
“不文明”，对循规蹈矩的人，或许会感到不习惯。不过，只要每天都重复　着“撕”的动作，你就会感到那并非野蛮的做法，而且“撕”的手法也会颇　
为上乘。如此撕下来的报纸，可放入皮包里面，待搭车时慢慢地阅读。有时，　在车站购买报纸，进入车厢时，就要用手把自己需要的部分“撕下来”。如　
果在乎别人的眼光，打算到公司后再撕下来的话，很可能会忘记。对于那些　撕下来的报纸，只要你认为可做为参考，即可交给秘书修剪整齐，填上日期　
复印，再依不同的类别，各自归档。
2。看报纸的书籍广告，购买自己需要的书　有关书籍的信息来源很多，不过，以新书方面的广告来说，当以报纸的
书籍广告最容易利用。一般的商品广告以形象为主体，而书籍的广告都是具　体地表现它的内容。正因如此，就算没有时间到书店，凭广告也可以做某种
程度的判断。　具体来说，可以几种方式活用报纸的广告。每天早晨看报纸的书籍广告
栏，碰到需要的书本时，就立刻把广告撕下来。对于必须急着购买的书籍，　就会打电话到办公室，叮咛秘书到书店购买。如不急着购买，就把书籍广告　
拿到办公室，再以相同的方法购买，不是立刻必需的书籍，则可以把广告分　门别类地归档，一旦需要时，就可以很快地找出来。对于广告的剪报，必须　
记载广告的见报日期。这样做的目的无非是在购买书籍时，不必浪费无谓的　时间。如今出版物相当多，非畅销书在书店往往很快就被淘汰掉，想购买时，　
根本就没有那种书籍，甚至连何时发行也浑然不知。在这种情况下，如能保　存广告，也可以询问出版社，自然可以节省很多时间。


上下班时间的使用
1。如果走到公司只需　10　分钟，就每天徒步　有不少管理者，早晨一心一意地做体操，甚至慢跑。如果是有兴趣的话，
那就没有话说，假如是勉强地做，那就不太合理了。虽然那是很不错的运动，　可是在那一段时间内，只能从事运动，并不能同时做些其它工作。
如果利用去上班的时间兼运动，就可以节约时间，又能够同时做别的事　情。至于耗费时间甚多的运动，像打高尔夫球等，由于会剥夺工作的时间，　
多数人敬而远之。为健康着想，管理者与其两周做一次或者两个月做两次激　烈运动，不如每天早晨步行　10　分钟。想做一件跟平常不同的事情，必须具有　
坚定的意志，而早晨步行　10　分钟采用的运动方式，只要持续地走下去就行　了。
2。早一小时出门，即可有效地活用乘车的那段时间　由于住宅问题的恶化，管理者的家离市区越来越远，以致去上班的时间
也无形中加长了很多。现在单程需要耗费一二小时已是司空见惯了。既然耗　费于上下班的时间如此漫长，那就应该好好地利用这一段时间，如果在胡思　
乱想中度过，那实在是太浪费了。一小时的时间可以阅读很多的报纸和书籍。　日积月累下来，知识和信息的吸收将非常的可观。
为了利用上下班的时间，必须避开高峰时间。如果不能把上班时间挪后，　则可以提早上班时间。大都市交通的高峰时间，大致是从　7：30　到　8：30　之　
间。因此，只要提早一小时出门，就不难活用这段时间。虽然只是一小时的　时间，但累积一年下来就相当的可观。
3。在上下班时间养成看笔记本的习惯　早晨检查当天的工作时间表，是管理者的必要功课。确定一下商谈、会
议、跟某人面谈的事，是否记载于工作时间表里，再划分当天工作的次序，　考虑应该如何指挥部属。为了使一天的业务顺利进行，这些作业是不能缺少　的。
在上下班的车里，一定要检查笔记的时间表栏。早晨，检查当天的预定　工作表。夜晚，则一面检查当天有否没有做完的工作，然后再计划明日的事。　每天只耗费　5　
分钟做这种事就足够了，工作效率将大大地提高。
4。手表的妙用　在车厢里面，一旦看书入了神，往往会过站而浑然不知。然而，如果一
直想着下车的时间，那就没有办法集中精神阅读。　这两种情形都对管理者不利，因此，在车厢阅读书籍，或者撰写稿件时，
要把手表的“闹钟”拨到下车的几秒钟以前。经过如此安排以后，就算乘车　时间只有　10　分或者　20　分钟，也可以集中精神读书。逢到疲倦时也可以小睡　
片刻。除此以外，手表还有多种功能，有的手表不但会“叫醒人”，同时还　能做简单的计算。
对于一个管理者来说，与其戴用价格昂贵的手表，不如戴用实际而多功　能的手表。在戴用手表时，不妨学习女性，也就是把字盘朝向手腕内侧，如　
此会给你莫大的方便。例如在车厢里阅读时，只要稍微移动视线，即可获知　时间。逢到谈生意时，也可以在对方不察觉之下，确定时间。
5。厚重不方便携带的书籍，不妨拆开分成几册　根据自己的目的及用途，把书本拆开来以便携带。对于把书本神圣化的
人来说，或许会皱起眉头，不过如此做以后，反而会增大书本的利用价值。　甚至对于专业性且厚重的书籍，也可分成好几部分，再使用订机装订。经过　
如此的处理，就可以把它放入皮包里随身携带，必要时，也可以把它编成章、　节。
不管是内容如何丰富的书本，如果不能在阅读以后把它当成知识活用，　那就没有任何的意义，遇到大型书本时，不妨把书本的封皮都去掉，再把正　
文拆开分成小册子，使它成为容易阅读的状态。只要有时间，随时随地都能　够阅读这一本书，利用价值也能够在无形中提高。依管理者的职业，像辞典　
等，必须频繁地使用的书籍，使用这个方式最为方便。


决定工作的顺序
1。早晨上班时决定工作的程序，就能提高工作效益　古人说：“早起的鸟儿有虫吃”，这也可以作为管理者的座右铭。例如
比一般人早　1　小时起床，早　1　小时上班的话，在上班铃声响起以前，至少可　阅读五六张报纸。如此就能够比别人抢先获得信息，对于工作将有很大的帮　
助。除此以外，早些上班的人，能够有充分的时间，决定一天的工作程序。　不管是哪一种工作，程序决定不佳，将不能获得良好的结果。如果你早一点　
上班，就有充裕的时间决定程序，工作当然也能够顺利地进行。
2。先把必须做的事情列举出来，再决定顺序　决定工作次序时，不要连细节也定得死死的，必须具有某种程度的弹性，
如此才能够顺利地进行。有不少人喜欢详细的规定，从几点到几点做那些工　作，然后才着手工作。乍看起来，这种做法似乎很合理，实际上，这并非很　
有效率的做法。因为一旦决定了时间，难免会受到它的束缚。例如，工作进　行的很顺利时，时间一到就非中断不可；轮到工作进行得不顺利时，仍然得　
熬到时间到达为止。与其采用这种方式，不如趁着干劲十足时，一口气把工　作干完；提不起精神时，干脆做其它的工作，这样效果就更好。
首先，把一天要做的事情全部列出来，如果前一天有未做完的工作，就　必须把它也加进去。写完以后，全部看一遍，再决定从何处着手，以何种顺　
序进行。对于能够同时进行的事情，最好一次就解决掉。例如中午必须会客，　就不要吃完饭再会客，而应采取跟对方一起进餐并交谈的方式。这样的话，　
一次就可以解决两件事，腾出来的时间，可用于其他方面的工作。
3。以“80　对　20　法则”决定工作的优先顺序　把一天的计划列出来以后，接下来就得决定先后顺序。在决定工作的优
先顺序时，都应用“80　对　20　法则”即巴雷多法则。这个法则是“某群体的
重要项目，决定于全体中比较小的比率，而且在多数的场合下，往往是　80　对　20　的比率”。这是意大利经济学家巴雷多发现的。例如某保险公司有　100　
个业务员，他们总共完成了　100　万元的寿险。在这种场合之下，并非每一个　人都拉了　1　万元的人寿保险，而是比较能干的　20　名业务员，总共完成了　
80　万元的保险。这就是“80　对　20　法则”。
这种法则也可以运用到工作方面。其实真正重要的工作并不多，差不多　只占全部工作的两成左右。只要想想这两成的重要工作是什么，即可以很快　
地决定工作的优先顺序，自然就可以决定效率好的工作程序。
对于重要的工作和次要的工作，有不少人采用一视同仁的方式，这种工　作方式不但效率不高，而且精神方面的负担也将使人不胜重负。如果根据这　
个法则进行，只做全体的　20％，即可完成　80％的工作，因此，在精神方面会显　得很轻松，效果也比较好。
4。工作最好分为“亲自动手”和“委托他人”　一般地的工作可分为“只有自己会做”和“他人也能够做”两种。考虑
到工作程序，就应该把这两种区别清楚。一旦把只有你会做的工作委托给他　人做，或者把应该委托他人做的事，由你动手来做的话，将招致很多无谓的　
损失，根本就无法高效率地进行工作。以公司为例，办公室里有几位秘书，　帮主管做种种工作。正因为有了他们，管理者才能够把时间用于只有自己才　能够做的事情。
一般地不可能每一个管理者都拥有秘书，只要把工作分为两大类，即可　交给部属、同事、甚至家人，由他们帮你。像剪报、剪杂志的工作，只要你　
告诉委托者重点，连孩子们也能够做得很好。所以，你不妨请别人多帮忙，　你自己则专门负责重要的工作。
5。工作前的准备工作最好与工作内容有关　为了使一天的工作顺利开展，事前的准备工作是不可缺少的。有一些管
理者在着手工作以前，必须抽一支烟，或者看看报纸。或许，这也算是一种　准备工作吧！不过，与其做一些跟工作无关的准备工作，不如做一些与工作　
内容息息相关的事。为了在有限时间内顺利地进行工作，最好能很快地制造　融洽的工作气氛。例如，在会议上必须报告的话，那就先看看那些会议大纲　
以及内容。虽然只匆匆看了一遍，但是，比起开会时才照本宣科的做法，其　效率有天壤之别。有时，由于要做的事情实在太多，叫人眼花缭乱，不知从　
何处着手才好。遇到这种情形，不妨把每一项工作都写在纸条上，如此才能　胸有成竹。
6。必须最先解决需要对方答复的文件　每天早晨上班时，管理者都应先做以下的一些事情：第一件事情，就是
察看是否有等待对方答复的文件。如果有的话，必须尽快跟对方联络。对管　理者来说，时间一向是分秒必争的。凡事要迅速地在早晨联络，以便当天内　
就可获得答复。但如果稍微延误，到中午才跟对方联络，往往必须等到翌日，　方能得到答复。仅仅延误了两三个小时，却使整件事情慢了一天才能获得解　
决。为了防止这种事情发生，必须一早就跟对方联络。另外一种做法，是指　示部属替你完成某件工作。如果忘记了这方面的指示，而着手你自己的事，　
当你察觉到时，部属可能在进行一些次要或不必要的工作，这也是一项很大　的失误。一上班就得仔细地指示部属，对他们面授机宜。这样，先决定好委　
托他人做的事，然后再着手自己工作的话，就可以达到活用时间的目的。为
了妥善而巧妙地活用时间，就必须建立起健全的组织，这样，即使你不在办　公室，工作也能够很顺利地进行。
7。拜托他人做事时，必须说明做法及意图　以目前的各种公司来说，老一辈的主管往往会突然地对部属说“你给我
做某某事吧！”就只有这一句话，没有前后的说明，叫人摸不着头脑。因为　上司没有对部属传达他的意图，难怪错误丛生，并且导致叫人不满意的后果。　
每逢你拜托他人做事时，都要不厌其烦地告诉对方做法，以及你的意图。例　如拜托秘书去订机票时，你绝对不能这样说“请你订一张某月某日几点几分　
飞往上海的机票。”而应该这样说：“我想在某月某日的几点几分抵达上海　的某饭店，请你帮我订一张机票”。如果你使用前面那种说法，碰到没有座　
位的话，秘书就不会为你订机票，他的理由是“那班客机已经没有座位了”；　如果采用后面的说法，把你的意图传达给对方的话，就算没有最合适的班机，　
他也会为你订前一班客机的票。他能够采取弹性的处置方法。委托他人做事　时，必须把你的意图及目的都说出来，方能在毫无错误之下，很有效率地完　成任务。
8。很快听到工作报告　最近，不仅“等待指示的人”很多，甚至“等待催促的人”也不在少数。
当你苦等委托之事的结果时，对方却迟迟拿不出报告，等到催促他时，他才　悻悻地回答：“啊！我忘记了？？”或者“我以为那一件事并不急呢？？”　
真叫人哭笑不得。关于这件事，忽略报告的人固然不对。但是，指示的人也　有交代不清之嫌。
为了防止这种“交错