卡耐基成功全集之二经营管理方略-第63章
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地应付各种电话。
3。备忘字条必须写下基本要素 对管理者来说，电话是最重要的通讯手段。不过话又说回来，如果使用
方法不当，那么在时间或者效率方面，都会受到损失。因此，应自制“电话 处理窍门”，以便能迅速地处理电话业务。如接到电话时的备忘字条，一律
采取统一的书写方式。新闻用语有所谓的“5W”，规定办公室的人员也使用
“5W”的书写方式。即“何时”、“何人”、“何事”、“何地”、“如何 处理”五个部分。备忘字条如果包含这些要素，只要看过备忘字条就可以处
理，自然可以节省很多时间。
4。内容比较杂乱的电话，可按不同的目的书写在不同的备忘纸上 如果对方打来的电话包含很多目的，那就一面听电话，一面把目的分别
书写在不同的备忘纸上。即使是接打给自己的电话，也最好把内容记载于备 忘纸上，如此才不至于弄错，看起来一清二楚。例如，业务单位一打电话来，
往往会涉及法律、税务，以及国际等问题。遇到这种情形，如果又杂又长的 全写在同一张备忘纸上，隔不久之后再看，可能就会费力，以致不得不重新
写在别的字条上。这样就多费时间，也不利于提高效率。因此，遇到这种情 形，你都应一面听取对方的话，一面根据不同的目的，分别书写在不同的纸
上。这样做的话，整理起来很容易，而且也能避免错误。
5。打电话时如果接电话者不在，最好也把目的说出来 给某人打电话时，遇到对方不在，一般人总是会说“那么，我以后再打
来”。或者“请他回电话给我好吗？”接着就把电话挂断。但是你不应采取 这种方式。即使接电话的人不在，也应把目的告诉接电话的人，因为等着跟
对方亲自交谈的做法，实在是效率很低的一件事情。就算旁人替你接电话， 对他说“请再打电话来？？”，如果他打来电话的时候，碰巧你又不在，那
岂不是又浪费很多的时间？如果对接电话者说出要点，他就会把“话”带给 对方。甚至接电话者就能直接解决你的问题。对管理者来说，除非必要保密
的范围，否则，不一定要等到某人来接电话时才说出目的。为了减少不必要 的麻烦以及节省时间，不妨把“目的”告诉接电话的人。
6。请对方在指定时间内打来重要电话 为了有效地利用电话，不妨请对方在指定的时间内回电话。有些人不会
在电话里把目的完全表达时，往往会说：“以后，我再打电话给你。”遇到 这种情况，一定会毫不放心地问他“我何时接到你的电话呢？”因为有很多
人口口声声地说“以后再打电话给你？？”然而，却是黄鹤一去不复返了。 有些人虽然不会食言，仍然会打电话来，但是，往往得等上一二个星期，实
在叫人干着急。如果，一开始就请对方决定打电话的时间，他就不好意思食 言，一定会按时打来，你当然也不必心急，更不必为了等对方的电话，而呆
在家里不敢出门。为了提高工作效率，不妨活用这种“指定时间”。
7。从出差地给公司打电话，必须先计划好时间 在指定时间内打电话或者接电话，对于出差等情况也十分有效。从出差
地跟公司打电话联络，是一件非常重要的工作。反过来说，公司跟出差人员 打电话联络，也是一件不可缺少的工作。然而，好不容易打了电话，却碰到
对方不在，或者正在讲话，使得简单的目的无法传达。为了防止这类的“麻 烦”事件，在出差以前，一定要说好每天往回打电话的时间，以及指定接电
话的人。这样，遇到你从出差地往回打电话时，就能够完整地指示部属，同 时，部属也会完整地告诉你，在你不在的时间里，有谁打电话来，发生了什
么事。如此，就能够迅速正确地做出指示。又如在清晨及夜间，办公室没有 人的时候，为了方便联络，都应活用电话录音，以高效地利用时间。例如你
在从事片刻不能离开现场的工作时，一旦电话中断，效率就会大打折扣。遇 到这种情形，不妨使用电话录音的方式。必要的话，可以每隔一段时间，听
取电话录音的内容，再给对方打电话，如此才不会怠慢对方。
8。利用电话监听功能及无线电话，有效率地使用等待时间 你有时打电话，虽然打通了，但是对方并不立刻说话，或者听电话，则
屡次要求“请稍等”。又如打电话询问政府机关时，对方为了调查，或请示 上司，常常会发生这一类的事情。而且这种所谓的“稍等”，往往会长达二
三分钟。在这个时间内，打电话的人只好静静地等待。虽然每次只有二三分 钟，但累积下来在时间上将会造成很大的损失，等待的人也会坐立不安。
为此，办公室专门安装具有监听功能的电话。经过这样的安排，一直到 对方的声音在扩音机里响起来为止，可以放下受话机，从事别的工作。既然
不知道对方何时会“开腔”，你大可不必呆呆地等待下去。使用装置了监听 功能电话机的时候，即使电话铃声响了起来，也不必去管它，一直到扩音机
传出来对方的声音，再去接也不迟，非常方便。
除此之外，使用无线电话也非常方便。例如，你可以一面利用电话跟对 方交谈，一面在屋子里自由地走动，到书橱找资料，甚至一面记录对方所说 的要点。
9。使用附有收费显示的电话，可以同时节约时间与金钱 最近，电话又增设了种种优异的性能，你不妨把它积极加以活用。办公
室一旦使用“附有通话时间与费用显示”的电话机，通话时间与费用就会同 时被显示出来，就算你不愿意，也会意识到通话的时间，以及不断上升的费
用，这样自然就会很有效率地使用电话了。
10。电话接通后先报上自己姓名 拨错电话号码，会令人感到莫名其妙，要是双方都没发觉，等彼此说上
好半天才知道打错了电话，不仅造成时间的浪费，而且会弄得双方心情烦躁 不安。
为了避免这种失误，只要电话一接通，你可以先报上自己的姓名。这样， 如果打错了电话，对方马上就会察觉到。此外，尽早主动提起对方的姓名、
事情内容，即使对方先前没注意到，也会知道打错了电话，可以减少时间上 的浪费。懂得打电话的要领，可大大地提高电话使用的效率。
11。电话要放在桌子左边 放置电话的位置，也会对工作的流程造成影响。电话放在桌子的左边是
最好的。这样可以用左手接电话，使右手永远保持自由的状态。也可以一边 用左手拿话筒，一边用右手提笔干别的工作。这时候如果电话放在桌子的左
边，就不必特地放下右手的笔，去拿话筒。此外，在桌子的右上方准备好备 忘纸，以便在接电话时能马上记下备忘录。只要在小细节上费点心，将有助
于工作的持续进行。
12。把电话答录机当“备忘录”使用 电话答录机的最大功能在于在自己外出时，也能知道留言的内容。如果
换另一种使用方法，也可以当做自己的“备忘录”。例如，你在家里看报时， 从广告上发现一本好书，就可以打电话到办公室，在电话答录机上留话：“请
顺便帮我买一本书，书名是？？。”这样，你的秘书就会帮你买回来。此外， 一旦突然想到什么好点子，也可以先录在电话答录机上，事后再加以审核。
把电话答录机当“备忘录”使用十分方便。
13。利用“电话答录机” 电视上有部白酒广告：为了安心享用美酒，把电话收到冰箱的冷冻库。
实际上，在埋头做重要工作时，突然受到电话干扰而中断，工作效率会受到
很大的影响。如果把话筒拿起来，使别人打不进来，确实可以免除这些干扰， 可是，万一有重要的电话也接不到，往往会因此耽误要事。在这种情况下，
可以利用电话答录机。忙碌而无暇接电话的管理者，可以每隔一定时间听听 来电的留言内容，马上给对方回电，这样就不会失礼。
14。电话号码要记在随身手册上 必要的信息并不是都可以随身携带。无时无刻都在起伏变化的股市行
情，堪称特别的代表。这时候，电话服务就可以发挥很大的功用，所以你最 好在随身手册上，都记下服务电话的号码。大概有很多管理者都认为：“光
靠电话无法获得有价值的信息”。其实，目前许多信息都可以由电话咨询获 得。打通电话就可以提供信息的电话服务，可以说是高效率的商业伙伴。
15。巧记电话号码
百位数的数字，要想在 10 分钟内记下来，你可以应用“有意义的东西比 无意义的东西更容易进入脑海中”的记忆原理，在无意义的数字上，加以有
意义的记忆线索。例如，把“6167867”想成“溜一溜，去吧溜去。”就可以 很快记住。这种变无意义为有意义的记忆法，经常被用来记忆数字。利用这
种方法，尽量将工作上常用的电话号码记下来，联络事情时就省得再翻电话 簿了。
合理利用午休时间
1。把午饭的时间延缓一小时，就能更有效地活用时间
“你一个人身兼三职，而且又能在不同职务中，干得有声有色，以致有 不少人认为你一定是在废寝忘食地工作”。其实，这是一种误解。除非碰到
特别的事情，你三餐照吃不误，否则的话，一夜也睡上将近 8 个小时。忍着 饥饿及困倦，面对着桌上工作，绝对不会有好成绩，注意力只会减退，结果
是整体的工作量并不会增加，劳累过度又使健康受损，叫人后悔莫及。因此， 不管工作如何地忙，都不应不吃饭。不过，对于中午一个小时的休息时间，
却要想尽办法把它有效地利用起来。利用中午一个小时的原则，是把中午的 休息时间延后一个小时罢了。即把午后 1 点到 2 点，划定为休息时间。大家
都明白，中午 12 点以后，每一家饮食店都是人满为患。想坐下来吃饭，有时 还得等待呢！根本谈不上饮食的乐趣。关于这个问题，只要把中午的休息时
间延后一个小时，就可以获得圆满地解决。到了下午 1 点以后，饮食店再也 看不到人满为患的现象，不会在慌张的气氛下用餐，也不必找有空位的饮食
店，或者等着占位置。正因为如此，进食后将有一段时间可自行支配。这种
“时差”的活用，对于规定中午 12 点为休息时间的公司来说，或许很难照办。 不过，根据各人的情况，可以稍为提早时间休息，或者利用午休时间会客，
以达到活用时间的目的。对某些人来说，一向都利用午饭时间会客，或者跟 朋友见面。时常跟不同职业的人接触，或者跟老朋友保持联系，不仅可以获
得新的信息，又可以从别的角度看看自己，以及自己所从事行业的优势，而 且可以使气氛轻松，实在是一件很有意义的事情。如果想安排一个日子见面，
彼此也许会感到难以配合，结果呢？只好一拖再拖。如果选中午时间会客， 彼此比较容易配合，而且又不必如夜间的交际一般，多喝几杯。因此，可以
在不破坏自己生活步调的情况下，跟多数人沟通。遇到吃午饭及必须会客时， 你都会预订一桌的饭菜。这样，客人一到就可以立刻入席，不会浪费时间。
宾主都能够在愉快的气氛下交谈及进餐。
2。午休是交换信息的黄金时段 如果你利用午休时间，积极与不同行业的朋友会面，和他们边吃饭，边
聊天，其乐融融。这样借机与不同行业的人会面，可以获得各种信息与知识， 非常新鲜有趣。与很久不见的朋友在一起聊天，有时会自其中获得意想不到
的灵感。这是一种宝贵的人际关系，也是十分重要的信息网。想郑重其事地 与朋友见个面，往往彼此时间很难配合。不过，如果选择午餐时间，彼此都
比较容易挤出时间来。
3。中午与人会餐时，必须先向餐厅订位 午餐时间是与不同行业的朋友边吃饭边交换信息的绝好机会。不过，由
于一般公司的午休时间顶多只有一小时，如果在等人与选择餐厅上浪费太多 时间，不用说吃饭就连说话也没有多少时间。因此，如果你与朋友准备午餐
约会，最好先订位，而且双方都稍早离开办公室，就可充分利用午餐时间， 从容不迫地享受会餐的乐趣。这样彼此都可以彻底地活用人际关系网。
开会省时的方法
1。开会的方法 为了防止开会迟到，不妨活用“零数效果”。管理者由于职业上的关系，
不仅要主持自己办公室的会议，有时也得参加外面各种团体的会议。外面的 会议一向很长，一小时能够结束的会议已算很短，有些会议甚至长达二三个
小时。如果耗费了这么长的时间，内容能达到充实的境地，那就没有话说。 糟糕的是，跟主题无关的废话连篇，以致延长了时间。除此之外，会议开始
时间不确定，也令人恼火。有一些人生来就缺乏时间观念，分明说好下午 2 点钟开会，这些老兄往往会延迟 10 分或者 15 分钟才到达。使得其他准时赴
会的多数管理者，白白浪费了 10～15 分钟。如果以 10 个出席者计算，总共 浪费 2 小时左右，这个数目未免大了一些。为了避免浪费时间，管理者每逢
主持会议时，总要实行几种防止迟到的对策：其一是把开会的时间设定于“2 点 15 分”等有零数的时间。正因为大家都习惯于“×点钟左右”，以致把 1 点
50 分，2 点 10 分都看成“2 点左右”。于是，就加上了“15 分”的零数， 这样，开会时刻并非“几点左右”，而是被特定于某一个焦点时刻。经过这
么决定，老是迟到的老兄，开始变得很积极，顶多只延误二三分钟，这就是
“零数效果”。乍看之下，并没有什么特别，然而，效果却是相当的惊人。 另外如果有等待迟到者的“前例”，那么，在全体尚未到齐就召开会议的话，
势必有不少人会抱怨说“为什么不等我一下呢？”可是，一旦大家都有这种 意识，浪费时间将有增而无减。因此，事前就应该采取上述方式。既然一开
始就说清楚，就算在全体尚未到齐之前召开会议，后来的迟到者也不至于抱 怨，按时开会者也不会抱怨。同时，准时来的出席者也不至于浪费时间。只
要彻底地实施这个原则，就不会有人迟到。
2。搞好准备工作，消除冗长会议 会议进行的方式，有时也存在很大的问题。一般管理者都有一种固定观
念，认为所谓的会议，是坐着喝茶而进行的那种“玩意”，而且又一致认为， 越是重要的问题，越需要耗费时间讨论。但是，某知名企业不管是多么重要
的会议，会议参与者往往站在走廊谈论几句，一下子就把问题解决了。管理 者要积极地采用迅速的谈论方式，同时也明白了一件事，那就是：所谓的会
议，并不一定要浪费时间，不管是如何重大的决定，只要有心的话，在短时
间内就可以处理妥当。为了达到这个目的，在会议开始以前，要做一种准备 工作，以便提高出席者的意识。在开会前，应叫出席会议的人提出“必须讨
论的内容”、“其问题点”、“解决的方案”、“每一个解决方案的利弊分 析”、“本人所下的结论”等问题，把它们列举出来以后，再复印几份，在
会议前分发给每一个与会者。经过如此的处理，在召开会议以前，已经提高 了出席者的问题意识。这以后，只要针对重点展开若干的质疑讨论，即可形 成决议。
如果不经过这种步骤而集合开会，那么，与会者处于盲从的状态
