卡耐基成功全集之二经营管理方略-第76章

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如果买一本书，完全是根据需求而选择，买来之后当然不会轻易丢弃。　但是多费神在书上重要的位置上做记号，在需要时便能立刻派上用场。可是，　
有可能在一本书中只有那么少许的内容是你所需要的，也可能就因这一点点　的需要而买下这本书。但无论购买与否，重要的是把需要的部分保留下来，　
其它的就可以弃置一旁。
有关信息整理的书籍常这样写着：“收集资料要限定期限，在这段期限　中没有用的资料，就可以丢掉了。”不少人赞同这种做法。事实上，无论期　
限长短，如果只是储存，其数量必定愈来愈多，相对地，惰性也因期限延长　而愈来愈重，导致不能有效地整理资料。因为这些缺陷，对于信息“取舍”　
的决定，更要“速战速决”。不知丢舍不适用的资料，反而紧紧抱住各种资　料不放，这是资料收集和整理工作最忌讳的。对于这种建议，也许有人会问：
“断然割舍固然正确，但是稍后又有所需要时，又该怎么办呢？”管理者应　该还记得，速战速决策略是针对报刊杂志等刊物的。即使擦肩而过，往后仍　
可找到这些刊物，这一点是不用担心的。重点在于是否所有图书馆内的期刊　室都可找到过期的报纸？图书馆、出版公司，一定都存有过期的杂志，所以　
大可不必担心资料的丢失；另一项重点是必须拥有过期报纸或杂志的简单目　录，留待查阅时作为“检索”的来源。
除了以“采用标准”作为收集资料的标准外，对于所要的资料，在剪报　时应注明报纸名称、日期；杂志方面则应写下杂志名称、篇名、出版期号，　
以及划下重点等，为未来“检索”工作奠定良好的基础。


信息整理的特征
信息有如生物，随时随地衍生和扩大；尤其对现代人来说，信息的无边，　就如巨大的海洋。管理者每天拿到的早、晚报，加起来的字数那么多；坐在　
汽车里看到的是广告；公司里公文、电话、商业资料如潮水般流过双手；休　息时看到听到的尽是书本、杂志、电视节目、广播录像带？？连一本新的电　
脑手册都是信息家族的一员。这些数之不尽的资料似乎足以将人淹没，但实　际上，一直认为与工作无关的资料大都能可以过眼即丢，想要在信息社会里　
过健康生活，除了大胆取舍外实无他法。
唯一担心的问题，是如何整理自己苦心收集来的实用资料。只要用心收
集资料，光是报纸、杂志就成箩成筐，再加上其它媒体，更是不可胜数。资　料到手未必是难事，但如何整理、活用这些资料却让人大伤脑筋。“资料整　
理术”是利用一种手段处理资料，不让你重复地把小山似的资料搬回家，然　后望着发呆，最后丢进垃圾筒，于是，觉得你是一个傻瓜。相信很多人都有　
这种倾向，常许下承诺，狂热地要求自己把能收集到的资料都放在手旁，其　结果是毫无能力去处理，全变成废纸丢进垃圾筒，许多上班族都有这种经验。　
对于这种状态，可称其为“资料肾亏”。在中国传统中医学里，习惯地把因　房事过度而造成身体虚弱的症状称为“肾亏”；而“资料肾亏”是指资料过　
多过滥，使人们的头脑和神经疲惫不堪。即许多人在没有确定目标和意识不　清的情况下，就大量收集资料，或者收集到的资料重复的太多，以致收集者　
无法理解收集资料的含义，造成大脑神智不清，出现不健康的状态。
不管是何等重要的资料，如果仅保持刚拿到手的形式，一定会因表现方　式和媒体的不同，而无法归纳和应用。未经整理的资料是无法提高工作效率　的。
1。工作效率化　许多人在初尝资料整理术的甜头时，不禁喜上眉梢，而这种快感逐渐使
很多人将资料整理视为嗜好而乐此不疲。当然人人有不同的嗜好，但是不能　错将嗜好当工作，否则很容易又回到浪费精力和无意义的原点上。
有很多人无限制地剪报、贴报、建档，这完全是嗜好。对工作来说，资　料整理只要能够做到需要时就能找到必要的资料就行。也许你觉得，如果费　
时费钱去剪存一些不必要的报纸，还不如去做些对自己生活更有建设性的　事。资料整理并不是信息工作的目的。它是整理各种不同规格的第一手资料，　
然后加以运用在工作上，以发挥整体的功能；资料整理的最终目的是“工作”，　而不是“整理”。所以管理者一定要在收集来的资料中，找出一些法则，以　
此为武器，或创造畅销产品，或找到更有利的商机。创造利益绝对是信息工　作的最终目的。
工作和资料之间存在着密不可分的联系。过去总认为“资料工作”是大　众传播工作者的特殊工作，但现代社会都是以资料为中心而运转，没有任何　
人能公然宣称他的工作和信息全然无关。因此，信息工作的哲学和技术就成　了这个时代社会人的基本素养。
要保持工作愉快的条件之一就是工作效率化，至少资料整理要能发挥清　晰思路的功能。这才是信息整理工作的意义。
2。整理和保管　资料整理可分为“整理”和“保管”两部分。“资料整理”是通过归档、
剪报和索引等方法，来从事“整理保管技术”。不过这种整理保管技术大都　是善后的工作。通过处理，使以后有必要时能迅速方便地获得必要资料。这　
个技术虽然重要，但更重要的却是如何将汇集到的资料加以活用。市面上有　很多关于“资料整理”的书籍，但却过分强调整理保管的技术，容易失之偏　
颇。因此，兼顾活用资料和取用时迅速便利的资料整理术，可以说是资料整　理和保管工作的两大动力。
不过保存资料并不是一件轻松的事，即使投入很大的热情，也不能马上　立竿见影。常花费许多时间和精力整理好的资料，经过一段时间后，总会有
“更需要你注意”的工作分散你的注意力。结果堆积如山的资料再度侵占书　桌，光要找一份需要的报纸，就得花费很多的时间。要简化这段工作的话，
必须在收集资料和活用信息时，已系统化地处理完了存在的问题。因此，资　料整理的第一步，就是要设定连续作业的方式，让资料系统化。


信息整理的技术
在追求信息整理技术完善的过程中，管理者脑中常会留下不愉快的感　觉，这会影响工作的进度。这些感觉包括被丢掉的资料是不是真的不需要？　
明明记得一些有用的资料，但临到用时却记不起来、说不出口？？。它容易　使思考混乱、使工作出错，以致浪费时间，更严重的是增加工作的成本。因　
此，理想的资料整理方法，能让人保持平静、愉快的心情，并有效率地进行　工作，即要符合“资料生理”。
1。资料生理学　任何人在工作时，大脑都在运转，大脑工作的状况就是它的生理状况；
资料整理的目的就在维持大脑清晰和明朗。为了整理大脑的思考，必须找出　资料生理的规律。可是，人类的思绪总是随机而片断的，并没有系统化的管　
理，尤其是在令人意外的时刻经常产生新构想，紧接着又忘记。这些新构想　未必马上可用，但如果能使用一套方法加以利用，很可能整理出一套完整的　计划。
要把这些杂乱无章、毫无次序的想法转变成有意义、有条理、有层次的　思想体系，最重要的工具是语言，而表现的最主要手段则是文字篇章。所以，　
资料工作也可以说是用“语言”道具来处理问题的工作。不论是文件、书籍　或报纸，全都是语言的信息源。用系统化的方法整理资料，设法转化成社会　
通用的法则，这就是“资料工作”。而资料整理法则须根据大脑的思考方式　来设计，即创造整理的资料生理系统。这是效率化工作的成功的钥匙。人都　
有惰性，都不愿意处理麻烦的事。因此，在设计资料整理法时，一定要考虑　这种特点。
2。实现低成本高效率
“低成本”和“高效率”是管理者随时要牢记的两个基本概念。商业行　为的基础就是以最小投资创造最大的利益，信息工作亦然。以整理文件为例，　
一般市面上卖的纸制档案夹约　1　元，如果有　500　项资料，要花　500　元，有　2000　项就要花　2000　
元，再加上存放档案的柜子，仅是这些硬件就要大约几千元，　对私人资料整理来说很浪费，而收效如何却仍不得而知；有很多人放弃整理　资料就是因为这个因素。
至于效率，除了检索和取用资料要快外，整理、保存资料的速度更要考　虑。使用从市面上购的档案夹时，还得把文件用打洞机打洞，再贴上一份目　
录，填上资料的内容。此外还得把不同规格的资料做统一处理，每一道手续　都繁琐而费时，每次整理资料时的不快，真让人觉得在浪费人生。一次又一　
次这样的费事耗时后，许多人都无法持久地整理资料，因此，一定得找出低　成本而又不浪费时间的资料整理保管系统。
3。统一规格的意义　圣经上说：“为了不让人互相沟通，共同建造这座高塔，免得减损神的
权威，神让所有的人开始说不同的语言，不再互通信息，且争吵起来？？”。　这个有名的巴别塔的故事，说明了在现代社会中，如果信息规格不统一，人　
们就容易犯错且无法沟通。这种愚蠢的例子到处都有，以录放影机和　VHS　系　统来说，一直到最近才有统一成　VHS　的趋势，显然　BETA　
系统已经落伍，但在
市面上还可以买到　BETA　系统的产品。这种厂商缺乏相容性，几乎就等于现代　的“巴别塔”。不过　VHS　的音质的确没有　BETA　
的好，日本电视公司就爱用　BETA　带，但是：信息规格的统一与否，并不在于比较各种规格的好坏，而是　
重视规格间的互换性；缺乏互换性的规格，会阻碍多数人自由地使用信息。　在个人电脑的键盘设计上也出现同样的问题。现在最普及的　JIS　键盘并　
不符合生理学，因此有人发明出频繁动用拇指的键盘。而一旦熟悉了这种设　计，使用人几乎就不会使用国际通用的电脑或打字机了。这就好像不管英文　
是不是最优秀的语言，只要它一天是国际语言，学习英语就是现代商业人的　基本要求。选用电脑键盘也一样，不管性能好坏，都得使用大多数人通用且
兼容的机种。　选用大多数人使用的规格，是资料整理的基本条件。整理工作的第一步
是统一规格，不同尺寸的纸张、文件是很难处理的；至少自己公司和部门使　用的电脑、文字处理机，应该统一文件和报告的格式、尺寸。规格统一是信　
息工作最重要的原则，但实际收集来的资料却不免有大小、长短、方圆不一，　因此必须事先统一规格。
二、处理各类信息的技巧


人事资料收集技巧
资料工作是把大家都不知道、没发现或没想到的事实，用新的法则相互　贯穿，然后加以分析和综合，以拓展工作领域。在这种定义下，收集资料绝　
不是把老生常谈的常识集合在一起。因此在收集资料时，一定要打破自以为　是的想法。只有人才能真正打破这种陈旧的观念。要从“人”身上取得信息，　
最有效的方法是面对面沟通；通过这个方式，可以接触和证实沟通对象的所　言所行，这个“人”就成为获得信息的最有利来源。
1。找到“人”资料的方法　要与人面对面沟通须注意五个基本技巧：
（1）决定会面对象　找到合适的咨询人选，其实并不容易。不管是纯粹访问还是想请对方配
合，都要预先做准备，把有关资料备齐，制定自己的拜访目的，并写下若干　要点提醒自己。然后再分析搜集来的名单，找到合适人选。这个准备工作关　
系到以后面对面沟通的成败，不可轻视。
（2）订约　订约是面对面沟通方式中最大的一个难关。就对方而言，这是一个他可
以不做的工作、可以不见的约会。无端打电话与人订约，成功的机会并不大，　尤其对一个素不相识的人，想要在几分钟内把自己复杂的动机解释清楚，实　
在很困难。许多担任营销业务工作的人，一定都有这种体验。冒昧打电话联　络不相识的人，有时会给对方无礼的感觉，有时不妨考虑先以信函告知。信　
函内容应包括：a。请对方恕己冒昧；b。说明自己的身份；c。说明想要会面的　原因；d。列举面谈的内容；e。说明希望会面的时间；f。注明自己的地址、联　
络电话；g。说明信件到达后，会再以电话确定各种事项；h。这封信一定要写　得简洁有力，太冗长的信只会折磨对方，尤其是到私人企业采集信息，更要　
注意不要浪费别人的时间。信寄达之后的第二天，就可以打电话做第二次的　确认。有信件沟通在先，交谈起来就不致于有麻烦。
（3）准备工作　在会面之前，要先把沟通对象的背景和专业调查清楚，要收集有关的资
料；如果对方曾有著作出版，要大略浏览，假如对方的著作很多，就要记得　翻阅第一本和最近出版的那本书刊。
（4）拟好问题备忘录　因为沟通时间不能太长，所以要有在最短时间内完成会面的打算。出发
之前，记住在笔记本的第一页上，写下最急于解答的基本问题，做为备忘录。
（5）会面沟通
假如会面的时间是一个小时，在前　30　分钟之内，一定要问完所有准备好　的问题，并且把要点记在笔记本上。当然在谈话过程中，如果对方允许，也　
可以使用录音机，但是一定要记笔记，理由有三：a。录音机常会出现故障、　电池耗尽等情况，记下笔记可以分担部分风险；b。记笔记可以帮助自己思考。　
尽可能使用图解的方法记录，大量利用箭头、记号把对方的回话组织起来，　在会面过程中，新的问题会接连出现，而且经过图解也可以确认是不是遗漏　
了问题，这和速记是不一样的；c。记笔记可以表达沟通的诚意。如果只是把　录音机一摆，傻坐一旁呆听的话，对方会怀疑你到底有没有把话听进去，这
会影响到沟通的气氛。就像夫妻、亲子、情人之间的谈话一样，也是需要若　干身体语言协助的。
记笔记时，要随时把疑点、新问题、个人的观点简略记在笔记栏外空白　的地方，经过前　30　分钟访谈后，就可以回过头来就这些感想和疑问，再和对　
方商讨。在后续这　20　分钟的会谈中，不妨逐渐加入自己的意见和观点，与对　方做一番讨论和交流。如果事先没有处理好记录，是不可能进行这种谈话的，　
很可能问完问题就得赶快夹着尾巴走掉。经过思考后的讨论，不但自己能够　得到清晰的反应，对方也能察觉你的慎重，在谈话中得到理性的反馈，也就　
更能维持融洽的气氛，对方或许会说出更多自己预料之外的信息。
经过　50　分钟的谈话，双方已经建立了某种程度的熟悉感，在接近尾声的
10　分钟里，对方的戒备心理略为松懈，这时候也是许多重大关键问题可以进　行解决的时机，要注意掌握。60　分钟会面结束后，可以合起笔记、关掉录音　
机，相互寒喧一番，然后告辞。通过这样的程序，双方已经有相当的交流，　不但会产生一些亲密感，也为以后的往来留下良好的印象，这是面对面沟通　
和其它方法最大的不同之处。
2。人物资料收集秘诀　管理者在进行人物访谈时，常要去了解他们的时代背景、成长过程、事
业经历等。许多的事实、现象和趋势，往往是通过特定“人”的力量而改变　的，而这些“人”所具有的“力量”常和他们的成长背景有密切关连。前述　的卡文在　20　
岁的时候，曾经替一家刊物做人物系列的报道，每个星期要用