卡耐基成功全集之二经营管理方略-第82章

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名的效率。手提型文字处理机的最大功用是可以制造贺卡。凡是电脑通讯软　件，就必定附有明信片印刷或收件人自动印刷的机能。问题是电脑的记忆容　
量有限，在达到饱和的情况下，每年仍得苦苦抄写那些容纳不下的人名。想　要解决这个难题，不明智的方法就是把需要打印出来的收件人姓名输入电　
脑，把不需要打印的资料保留下来。如果人数仍然过于饱和，使用复数磁碟　或　IC　卡，都是较好的办法。
利用印表机打印收件人姓名时，可先利用电脑程式将姓名、地址等固定　规格设定好，然后将所有人的资料一次打印出来。再将这些打印的原稿资料　
复印数份保存起来，以便将来还可以使用，不必浪费印表机的电脑印刷。
3。“人物资料的整理”注意事项　整理人物资料时，应注意八个事项：（1）整理名片按注音或字母顺序为原
则；（2）名片整理分个人别、公司别、行业别三大分类系统，将名片复印三份　各自归档；（3）整理“工作别”名片时，应该将某项工作的有关人士名片，一　
齐复印于一张纸上，放入该工作的档案袋中；（4）登记通讯录时，如果对方是　普通职员，则登录他的个人资料，再附上公司名称；（5）纸资料通讯录易脱落　
遗失，应每半年或一年即全部重新复印一次；（6）电子化的通讯整理因考虑记　忆容量有限，最好能先以纸资料结构作为系统蓝图；（7）利用电脑的印表机功　
能时，最好只输入需要打印的收件人姓名；（8）电子手册的资料记忆只要输入　电话及传真机号码即可。


人际信息整理技巧
1。是否能够充分运用人际关系，关键在于“人际信息”的整理程序　卡文先生大学毕业十多年以来，一直担任律师和会计师。长期工作经验
的积累，已使他拥有丰富的各类资料，而且数量持续地增加。当然，这些信　息并非完全是他自己的专业信息。在工作上，偶尔也会出现超出他自己所知　
的问题，这时就得请教专家；加上资料的辅助，如此才能顺利地解决问题。　这就是“人际关系的充分运用”。他常借助他人的特长，以解决工作上的难　
题。这样，一遇到问题便迎刃而解，节省了时间，减少了错误。
因工作的关系，卡文先生建立了相当广泛的人际关系网络。社会上交际
甚广的人不计其数，他只不过是其中一员罢了。如果一个人不能充分运用广　泛的人际关系，只是“备而不用”，是不能够开发人际信息这座宝山的。无　
论交际如何广泛，假若不能有效地分类，使其系统化，以致在需要时无法迅　速找出，这就不糟蹋了这些宝贵的资源吗？
2。通讯录应以活页卡的方法整理，提高效用　不论是生意人或一般家庭主妇，必然都拥有一本客户或亲朋好友的通讯
录，以备联络之用。为了加强“人际信息”的有效处理，卡文先生在通讯录　上下了很大的功夫。他公司所使用的通讯录，并非印刷成册的现成格式，而　
是利用“活页卡”的方式，按照　ABC26　个英文字母排列，大小约和名片规格　一样。一张卡片限用一个人，上面记载着个人姓名、住址、公司、电话号码　等。
采用活页卡的优点是能随着交际人数的增加累积页数，随时可依顺序排　列插入其中；此外，当必须取下卡片使用时，也可随意抽取，十分方便。无　
论是重复使用卡片资料，或是新增卡片，都须按照顺序排列，易取、易找、　易处理，是很理想的“人际信息”整理法。除此之外，在每一张卡片的最底　
下一格，只以人名排列，只要知道姓名，就能得到基本信息，十分方便。
提醒各位读者，千万不要使用已装订好的通讯录，因为和活页式通讯录　相比较，它具有很多缺点，比如它的容纳量有限，一旦超过容量，就必须再　
买一本，开支过大；还有其记载格式也有缺陷，一般通讯录的记事栏的空间　总是很窄小，而且是一人一行，顶多只留两行的空格。重要资料往往不够使　
用，再加上它不是活页式的插卡，不能自由取用，而且不能将新的资料按照　顺序排列，致使查阅相当不便。
卡文先生所设计的活页插卡，大小和名片一样，将卡片分成四行，第一、　二行记录此人的住址、邮政编码、电话号码，以及传真机号码；第三行记载　
其职位、所属部门；最底下一行则是姓名，或其所参与的社团名称。正如前　面所提到的以姓名为查阅的方法，只要查其姓名，他的资料就能一目了然了。　
若不能一眼就发现所要的资料，这样的通讯录便不能发挥效用，有待重新设　计，所以在使用通讯录时，要特别注意记事栏的空间。
3。复印通讯录，以备在贺年卡寄出前作为核对的依据　使用插卡式通讯录，不仅能使整理的方法统一化，也不会因人数的增多
而弄乱秩序，容易查寻，近乎完美。最可贵的一点是当你拥有这样一册完美　的通讯录后，在寄出大量贺年卡及问候卡时，发挥了更受人欢迎的功能。每　
年卡文先生的公司都得寄出数千张的贺年卡或问候卡。这么多的数量，无法　一一详细检查，常有重复寄出或漏寄等情况出现。即使只有百封左右的贺卡，　
也会产生同样的错误，更不用说是数千封了。因为没有详细地检查，往往产　生差错也不知道。如果能将通讯录作为“对比”依据来使用，检查差错就很　
容易进行了。方法是：首先，将通讯录的姓名部分从　A　至　Z　全部复印出来，　把这张复印本放在手边，当一封贺卡写好收件人的姓名、住址后，就在复印　
本上该收件人的姓名上盖上橡皮章。这些事他都委托秘书处理，他要做的是　在收件人姓名、住址都写妥的明信片上加上几行他亲笔写的贺辞，并在寄出　
时，又用另一个章盖在复印本上。即使出现重复的情况，也会立刻发现。为　了使秘书知道哪些人要寄贺卡，哪些人可以不寄，避免再三叮嘱的麻烦，他　
便在通讯录上画上“○”、“△”、“×”或“（○）”等四种记号。每年　一定要寄的人打“○”；寄了很多年，但都没有回信的以“△”表示保留；
不用寄的打“×”；“（○）”则表示对方现因工作或求学居留在国外。　对于其称谓，活页卡上也记载得十分详细。除了一般称谓“先生”外，
如果旁边注明“医”即写“医师”；写有“妻”字，意即连同太太的名字也　要写上去，要加上“夫人”的称谓；若注明“全”，即是“全家敬启”的意　
思。这一类的记号，一看便能了解该如何称谓。所以无论贺年卡或问候卡，　都可以委托属下处理，实在是方便又迅速。
卡文先生为何要在数千张的贺年卡或问候卡上亲自写上几行字呢？因为　同一印刷格式的明信片令人觉得呆板而缺乏人情味，为了避免这种感觉，他　
亲手写上几行字，给收信人一种既亲切又受重视的印象。这样，卡文先生得　受这种“经常得写这种外交辞令！”之苦。其实，如果真的要写那种“外交　
辞令”，光是贺年卡和问候卡，可能得花去他一整年的时间。他能够在短时　间内，从堆积如山的明信片中逐一添上几行问候语，都是长期收集有关私人　
资料的结果。卡文先生在资料齐全的通讯录上的前几页贴上邮政编码以及国　内外邮资的一览表，要用时，可以省下查询的时间；要寄到何处，需贴多少　
邮资，都一目了然。
4。“人才录”制作法　根据通讯录进行人际信息整理，主要是以能迅速联络对方和缩短邮递时
间为目的。因此，只有查阅其资料时，才能知道对方的专长、近况，及其家　族的概况等等。如果仅仅依赖通讯录，可能都无法清晰地记忆其面貌，更别　
论其它。为了更有效地利用“人际网络”，将其外貌和一些重要记录写在另　一本活页卡上，这是一项很重要的工作。卡文先生起名“人才录”主要是因　
为“人际信息”在当今社会十分重要，它是一项宝贵的财富。他把“人才录”　设计为“姓名栏”、“索引栏”、“性别栏”、“出生年月栏”、“会面栏”、
“学历栏”、“职业栏”、“户籍栏”、“工作地点栏”、“现居住址栏”、
“家族栏”、“备考栏”等　12　个项目。看到各项栏目的名称，都应该有某种　程度的了解，凡个人的基本资料，包括姓名、年龄、学历、任职单位、家族　
成员、结婚纪念日，乃至家族成员的生日等，都有详尽的记载。
在这本人才录中，卡文先生使用的是一般学校常用的资料卡。这种资料　卡是在学生做笔记、实验或统计整理时使用的空白卡片。由于它的规格合乎　
需求，纸张厚薄适中，因此他选中了它。“笔记资料卡”也和人际关系资料　处理所用的卡片一样，市面上也有出售，只是市售的都太厚了，编不了多少　
就成一本了，不能满足日益增加的人际资料的需求。在这方面，笔记资料卡　比市面上的卡片可多编集三、四倍的数量，能容纳更多的资料。他手边约拥　有　3000　
名的“人才录”。
5。“工作地点栏”要预留空白　这本人才录与通讯录一样，依照个人需求而设计，所以具有一些别人所
没有的特色。首先，“索引栏”位于卡片的右上角，以姓氏为原则，按照　ABC　的排列顺序查阅，如果遇到姓氏同音时，则再增加名字的第一个字，查阅时　
仍依英文字母的排列顺序，可以很快地查到所要资料。接下来的“户籍栏”，　是最不容易变更的，即使变更也能够查询得到。当其外出或留学国外无法与　
本人联络上时，这栏便可以发挥作用。另外，还有工作地点栏，必须注意此　栏要预留空白，以便对方转业或调动时，就能立即更正，以便日后查询。同　
样地，对于常有变更的“现住址栏”和“家族栏”也都尽可能预留空白，以　备能立即修正资料。
6。预留“备考栏”，以充实人才录的内容　费心设计的人才录各栏，确实发挥了解对方信息的作用。“备考栏”更
是他的心血结晶。为能更加完美，他在卡片内侧预留此栏，使资料更完备。　在“备考栏”中，可记载有关其生活上的一些事情。例如：在收到的贺年卡　
上或问候卡内，对方写下“某月预定到巴黎旅行”或“现在家里添购个人电　脑，以实行个人信息管理”等个人的特别动向时，就要在收到信件的同时，　
连同日期一起记入备考栏内。当然，诸如“我找到另一半了”或“有结婚的　念头”之类的大消息更是不可疏漏。诸如结婚或增加人口的家庭变化，就要　
记到“家族栏”中，因为这类是有关家族成员的状况。再者，“家族栏”中，　遇婚姻状况有所变更时，男士资料则加注妻子姓名；女士则加注夫姓，如果　
知道的话也尽可能记下原来姓名。结婚日期及伴侣的生日更是不可疏漏。如　果在收到的贺卡上得知对方已有宝宝诞生等消息时，就得赶紧记下。当然这　
种情形往往在来信中不会写何月何日出生，而是写孩子已经几个月了，这时　就要稍微推算一下孩子大约的出生时间。所推算出的年龄应该是正确的，所　
以在寄贺卡或问候卡时，就多了个话题。此外，当要拜访这位朋友时，事先　查阅一下他的家族栏，确定孩子的年龄，顺便可以带个适合小孩的礼物，这　
样，拜访就显得十分得体，格外受对方的欢迎。在人才录中，尽量输入对方　详尽的有关资料，如果需要查阅时，必能发挥最大的效力。
7。人才录的迅速查阅法　人才录是按照英文字母的顺序排列设计出的检索方法，谨将其查阅的步
骤说明如下：在人才录的卡片上，上端印有从　A　到　Z　的英文字母。只须保留　代表个人身份的英文字母，剩余的字母都打上孔。例如：大学同学，取第一　
个字母“U”，下一步找有关职位的称呼，是银行职员，就以“B”为代表，　会计师以“A”为代表，律师则以“L”为代表。事先做好这一工作，假如你　
想得知有关支票方面的常识，就得找在银行工作的朋友，首先找大学“U”这　栏，再挑出银行职员“B”的英文字母，只取“U”与“B”这两项的卡片，其　它的　
24　个字母孔已被去掉，所需的卡片便会出现。
这种设计类似电脑程式，十分理想。也许将其电脑化，仍有不符标准作　业程序的问题，但对卡片而言，此种方法比电脑程式方便得多。
如上所述，卡文先生的人才录虽以收集个人基本资料为主，但实际上，　却不限于此范围。贺年卡或问候卡的功用，并非仅是人与人的往来，在事业　
上也能增进双方的发展，足见其效果。人才录对卡文先生而言，是无法替代　的财富，它对他具有相当重大的意义，但对其他人而言也许不一样。
8。名片上的资料是“人际信息”的基本来源　看到此处，读者应该了解“人际信息”的整理方法，须从通讯录和人才
录开始着手，这两者的基本资料来源就显得十分重要了。大致而言，所谓基　本来源，就是双方首次互相交换的“名片”。据了解，能确实整理名片使其　
系统化的商场人士，却是少之又少。
有人将交换得来的名片随便夹放在办公桌的透明桌垫下；也有人按照人　名拼音排列整理，这都不是正确的整理方法。
卡文先生的习惯是：一旦与他人交换名片后，就会在名片背后写上有关　对方的资料，包括本人、见面日期、见面地点、目的，或介绍人等等，都会　
记录上，若能知道其籍贯更好，也可以再加上本人的特征等等。因此，这份　资料便成为人才录的珍贵来源。
须记住，名片必须在交换之后或当天即作处理。由于人的记忆有限，时　间久了，印象就变得模糊，所以要愈快处理愈好。可在公司或回家的电车上　
做此项记录，再将名片交代给秘书，请她转入通讯录及人才录中，经卡文先　生核对无误后，就增加了通讯录和人才录的内容。最后再将那张名片放入活　
页式的名片整理簿内，而且每个名片格只放一张名片，以便在查阅时一翻就　能查到所要的资料。
偶尔翻阅这本名片簿时，脑中便会浮现出双方会面时的细节，不由得感　到很愉快。
9。名片整理采用“逆检索”的方法　通讯录和人才录是以英文字母排列，然而名片整理方面却不使用这种“检
索”方法，而是以工作职位、公司性质等项目作为标准，当然自有其理由。　例如：A　银行的经理带着新进职员来拜访，如果将名片按照英文字母顺　
序放入名片簿内。一段时间后，由于对方的姓名已模糊不清，想要迅速找到　是很不容易的事。如果在收到名片之后，将其放置在　A　银行的档案内，那么
查阅　A　银行，就一定能立刻得知那位新进职员的资料。　想必大家都已了解“逆检索”的真正目的，即是不按照英文字母为排列
方法，而以工作性质的“分类”作为标准，所以适用的范围相当广泛。　对于通讯录、人才录、名片簿等三项相互关连的整理都一一介绍过后，
若能依据所知，加以充分运用，必能获得最大助益。
10。邮件必须趁早处理　在卡文先生的公司里每逢年中、年底，就必须寄出数以千计的贺年卡或
问候卡，若再加上日常的邮政信件，一年内会收到总数在万封左右的信件或　明信片。假如不马上整理这些信件，而一封接一封堆入书房的抽屉里，过一　
段时间，就会陷入无法整理的混乱之中。
整理这些信件时，心中首先不要抱着“这是一件很复杂的事”的心理，　除去此心障后，接下来的工作就轻松多了。第一个步骤应是：收