卡耐基成功全集之二经营管理方略-第84章

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B5　规格，也要耐心地按部就班，复印存放。由于这类报导符合需求，所以
即使再多，对日后都必有帮助。此外，还要注意只要收集需求的部分，剩余　的部分则一律舍弃，才是整理的方法。
7。从各类书中复印重要信息，收集成适合自己的信息书刊　卡文先生因执笔写书为杂志社撰稿，每个月都须写相当数量的文字。其
写作来源，正是每日收集、整理的各类资料，有些从各类成册资料中，挑出　适合执笔的标题，所需要的部分也以复印收集成册，有别于原始的成册资料。　
当这本新资料册完成时，卡文先生所要的大概也完成　80％左右了，其余的，　就是所学多少的表现了。
在企业公司中，常常需要提出企划案或报告书，碰上这项任务，不知让　多少人伤透脑筋、绞尽脑汁，想法子好好表现一番。这时候，最大的资料来　
源，就是日积月累所得的成绩。懂得把握时机，发挥资料的效用，对收集资　料者而言，便算是已拟好　80％的腹稿了。
此时，手边资料便派上用场了，而且由于入档以活页式处理，便可在遇　到适用的资料时立即取出，甚至把不同项目的资料页一起抽出，同时参考，　
非常理想。这就是资料收集充分活用的方式之一。
当你要写一些法律的评论文章时，该如何使用现有的书籍作参考呢？当　然，不可能将每本法律专业书籍都再阅读一遍，时间有限，那又是如何进行　的呢？
通常，先列举出大纲，再按照所需的相关资料，预先在各书中作记号，　以　A、B、C　的顺序记下，再予以复印，同样地也依序再整理成册。因而在写　
作时，依照所列的大纲、段落，着手使用资料，再加上自己的专业知识和经　验，就能很迅速且正确地完成写稿工作了。
设计企划案的人，更需参考众多的书籍。若采用这种整理方法，制成一　本自己的资料专册，即使再复杂、棘手的企划案，也能迅速完成。
有效而充实的信息，实在是一位好帮手。
8。收集过期杂志，务必作目录或索引　把杂志能作成资料的部分，以复印或原始资料的方式保留，其余部份大
都丢弃。但是，像《法制时报》这类法律专业杂志，对专业人士有着极大的　价值，必须完全收集。
这本《法制时报》，自创刊以来已出刊了一千多期。这么庞大的数量，　绝不可能每本都当座右铭似地充分使用。也因数量过多，利用机会更少，更　
不可能对哪一期刊载哪一类法律判例完全牢记在心。为了弥补以上缺陷，要　设计“索引号”。
将《法制时报》以一百期作为一册，按照出刊年月份排列，并附上判例　标题，使一百期的重要内容全集中在“索引号”内。当要作判决或执笔写稿　
时，将索引号取出参考，此时必能立即查到某判例的出处，也可以委托秘书　代为查阅、复印。
对于过期的相关杂志，以这种索引方法处理，可使这些杂志充分被活用。　现今社会中，能收集最新、最实用的信息，是事业成功、工作顺利的条
件。至于该订多少份杂志，杂志又要保存多久则须视具体情况而定，当然，　应订阅有用的杂志，至于杂志保存，除了像《法律时报》对卡文先生十分重
要，而以索引号方式全部收集外，其他杂志，只收集适合的资料加以复印保　存。须记住，务必作成目录或索引再入档，以备日后查阅方便，使其成为一　套活用的资料。
9。成册信息，以颜色区分标题　成册信息的便捷在于资料能自由取用，立即归档，随身携带，极富机动
性。如前所述，常从成册信息中依标题抽取所需要的，或是为了配合工作、　节省时间，而将写时要用到的资料随身携带着。
成册信息除具机动的优点之外，为了使资料更能活用起见，有一点十分　重要，就是以颜色区分种类册别，以利于辨别。也许有人会指出一些收集信　
息的专家们，都是用单一的颜色作为封套，但这常造成查阅时间的浪费。站　在追求效率第一的原则下，以颜色区分标题，才是正确的。
一般人大多采用布质或塑胶皮两种封套。若用布质为封套，且以不同颜　色区分。这么一来，即使资料册紊乱，只要一看颜色，就可辨知其收集内容。　
也许有很多专家会在资料卡上按照种类涂上颜色以区别内容。事实上，　依封套和标题颜色，即可区分。而将内容的用纸按不同颜色划分则似乎太过　
细密了。除了彩色复印外，复印大都是白纸黑字，所以所收集的内容，还是
一律使用白纸较佳。
10。成册资料也须新陈代谢　卡文先生写稿时，手边必有一份资料，这些资料是他按照写稿大意集结
成册后，再重新装订的。　遇有更新更好的资料，便将旧的或从不使用的丢弃。如此，一方面增加
新信息，一方面丢弃不重要的部分，就完成现存的资料档案了。只要有资料　收集的一天，就有这种资料的新陈代谢出现。写稿时，浮现更好的构思，或　
发现更有用的资料，便迅速以活页插卡法将其装入成册封套内。在资料不断　地被活用的同时，其内容也逐渐增加。
如同发育中的小孩子所穿的衣服一样，隔一段时期就不合穿了，所以不　得不添购新装。资料收集也一样。报纸或杂志剪下来的资料，若是原封不动　
地贴在剪贴簿上，就会停止成长。若以活页插卡法予以补救，不但可装订成　册，便于取阅，也可配合资料的成长，不断地汰旧换新，促进新陈代谢。
为资料整理增加新血液，使其不断成长，虽常令你伤透脑筋，不断思维　的结果却因此而常有心得，是你在资料整理过程中，更能肯定自我实力的乐　事之一。
11。活页式笔记的内页纸只用单面　一般来说，管理者都是采用活页式的笔记本。因此，目前管理者拥有相
当多的笔记本。笔记的使用方法不断改进，最近，管理者的笔记才完全使用　单面记载法。
笔记本纸的两面都可使用，而管理者都只用单面，且留有空白，也许有　人以为那是因为记录不完整的缘故，其实并非如此，更不是因纸张太多而浪　
费，主要还是为了提高日后的活用价值。
资料整理的笔记法中，最重要的不是写入多少字，而是它的内容适用与　否和资料是否易于活用。管理者就是基于这两项原则，才决定采用单面笔记　记载法。
管理者笔记本一律采用横式书写，最上面是大标题，例如第一行写着杀　人事件的标题，次行是凶手资料，最下面详细注明发生的经过，然后再加上
判决内容等等。这时仍以“活页纸”、“单面使用”，以及实行新陈代谢为　原则。若无法集成一册，先依次在上面写上大标题等细节，打上顺序号码。　
如此，万一资料不慎被分散，只要一看标题顺序，仍可迅速归位。
虽是按照顺序排列，但管理者常作改进。比如单面记载，就是考虑到翻　阅浏览时能迅速进行，一入目即了解内容。至于顺序编排方面，若觉不妥，　
应立刻作调整。若是双面记载的话，就没那么便捷、省时了。
需要复印时，单面也快速多了，且可自动操作，一点也不费事。若两面　都有资料的话，就很麻烦了。另外，多使用条列式简单明了显示资料的方式，　
尽量留下空白，使查阅时更为快速。
这种笔记记载法，乍看似乎不具特色，但因收集内容符合实际效用，而　且因单面使用，使查阅时间大幅缩短，效益颇大。
12。活页纸以打孔方式处理
报纸或杂志的资料收集，都以　B5　尺寸为统一规格。然后在资料两侧打　孔，最后予以装订成册。同样地，笔记也是在活页纸左右两边都打上　26　个孔。　
打孔的理由，是为了统一资料，便于浏览。例如在某一项主题之下，A　与　B　相互关连时，可将两份资料装订在一起，并列对照。在公共场所或车上，
也可拿取自如地查对、参考，实在很方便。　这类将笔记，活页卡化的收集方式，对资料的分类、替换应付自如，而　
且装订成册，也很方便。只是这种笔记需要自己动手制作，市面上没有出售。
除了可以享受独创的乐趣外，或许也可申请专利哩！
13。活页插卡式记事本，数量可不受限制　一本受商业界欢迎的杂志，曾以“记事本的活页术”作专题报导，配合
照片介绍各界名人的记事本用法。例如将计划表作成任何人一看都能了解的　形式，并且举出多位知名人士的记事本为例。对卡文先生而言，看到这类记　
事方法，反而觉得是件苦差事。为什么呢？太麻烦了！所谓记事本，是为了　备忘事情而随身携带的小本子，应该记些最新的资料。总之，记事本应是记　
录一天中与自己有关的事物。
一般不赞成在记事本上写得满满的，应使用一天一张、活页式为主的记　事本。至于记事的时间，可利用归途的车上或睡前，记下已完成以及隔天必　
须做的事；对于已发生的事项也须记下，一天一页，若不够使用时，可随时　增页。由于采用活页式，所以补充十分方便。
第二天，处理记事本上所写的事项时，按照原先计划，不拘顺序，从最　重要的事开始进行。每完成一件，就用红笔划去。没完成或做不完的事，也　
写下理由，再挪写到第二天。当一张活页纸划满红线时，就把它抽出，放到　留存用的资料夹内。
对有关自己的事，一定坚持要登载在记事本内。例如计划表的留存，不　仅今年，连前年、去年的也一定存有档案。即使去年某一时期所作的任何事、　
和谁见面等的正确日期，一定都有记载。此外，工作时看到有趣的资料，如　随手剪下来的出版小广告等，一律放入透明的资料夹中。
管理者记事并非一成不变，也常因当天的内容而作调整。总之，传统格　式化的记事本，对管理者反而是一种束缚，因此，记事本的制作，需要亲自　
动手，才不致本末倒置。
14。多利用公司内部术语，使记事内容记号化、简单化　一些在外奔波的商业人士的记事本，往往写满了密密麻麻的访问行程，
乱七八糟。主要原因是他们不知多加利用代号使其简单化，所以一句话常拖　泥带水。如果将“下午三点打电话与　A　公司联络”，以“十五点　A　电”表示，　
不是很简洁吗？对于重要的事件，还可打上红色圈圈，以提醒自己。
这种使记事记号化、简单化的方法，是大部分人都能办到的。管理者曾　在这记号方面下了不少功夫，而且将记号变成管理者与职员间的共同语言。　
只要管理者写下这类代号，公司职员必定能明了管理者的指示。例如委托打　字小姐打字时，管理者使用简单的记号，象“B”代表文章中要留空格，“R”　
表示要重复，“N”表示内容证明，“律”表示律师等等。
由于工作繁重，需要委托部属分劳，为了使事情能顺利完成，或避免任　务的重复委派，就得注意指令的传达。
以记号下达指示或写上简字代号等，可节省很多时间。所以无论哪一家　公司，都应将公司最常使用的术语或规程，全部以代号表示，且采用横式写　
法，复印后发给公司同仁每人一张，主要是希望指令处理方面能够统一。如　此，在打字时，便无须多加赘言，或反复叮咛，打字小姐便能顺利完成工作。　
如此一来，对于业务忙碌的公司而言，的确可节省不少困扰及时间，帮
助公司每天工作的顺利进行，这是整理术中一项令人意想不到的成果。
15。能让人辨知内容的记事方法是不明智的　所谓“记事”，是随时、立即、迅速记下的意念，所以能辨知的人应很
少。的确，象这种灵光一现立刻写下来的意念雏形，往往不是很有效用的资　料。所以，偶有疑难或有新的构想时，就立刻记录下来，并且每天花点心思，　
将其处理，可行则存，不行则丢掉。象这样将瞬间闪过脑海的构思加以记录　并整理使其活用，也应算是善用大脑的表现。为了将这种构思传达给公司同　
仁，就得使用共同术语，使其快速传阅，发挥高度的效用。
公司、家里的电话留言，也是十分重要的。对于“何时及何人打来的、　内容、处理方式”等都要详细记载。总之，理想的留言，应是不论是谁接电　
话，只要看留言就能处理事情。这就得多花点心思了。
公司中，在电话的应接上，问出对方来电的目的是最重要的。管理者规　定统一方式来作记录。譬如对方没说其目的时，我方必须主动询问；收线时，　
更要说“再联络”等话；为了慎重起见，更要请教对方的尊姓大名、公司名　称、电话号码等等，而且要全名，不要只记录张、李等姓氏。详细的留言方　
式，使事后处理时，十分省事而方便。
传达留言也是一种很重要的资料。记录不完整，即使字迹整齐，也不具　任何意义。留言也算公司重要资料之一，所用术语仅公司同仁了解即可，不　
要用易令人辨知的方式书写，才是确保公司资料的明智之举。
16。将简洁、正确的留言当作资料加以保存
留言是便条纸使用　B5　规格，留言部分不注明由谁记录，而以共同代号写　下，但有三点必须牢记，就是“主旨、时间、事由”。
从主旨可直接知道对方是谁，必要时冠上主题，更可明了其留言的目的。　一看到留言标题，即可明白这份资料的内容大纲。经过整理，便成为一
份重要的信息。然而，为免流于道听途说之虞，凡由他处传来的信息，记录　完毕后，以最短时间证明其真实性，再以简单明了的形式书写于规格纸上整　
理入档，可使这类资料成为一种重要信息。
17。卡式录音带采用一事一卷的记录方式　随着学习语言、学校上课和演讲活动的频繁，使得卡片式录音带（以下
简称卡带）的使用数量逐日增加，因此卡带的管理也就变得重要了。　目前，卡带的数量仍不断增加。将录音带当作私有财产，所以特别珍惜。
卡带大都是从电视节目上录下的音乐或语言教学，因为没有二次机会，如果　被洗掉的话，当需要时，就无法派上用场了。这是和收集书籍、杂志等印刷　
资料最大的不同点。
卡带外形比书本小，且其规格统一，不占用空间，整理也比较容易，只　要分一般卡带和迷你卡带即可。百余卷卡带，一个大抽屉便可容纳。迷你卡　
带，更可节省空间。由于卡带外形相似，所以很难辨知卡带其内容为何，因　此得确实地作整理。
将一个可容纳十卷卡带的整理盒放在书桌上，和书籍一样，都以种类分　别排列整理。譬如：在语言类方面，这个架子放英语卡带，那个架子放法语　
卡带，取用时，几乎不需经过查阅就可立刻找到。
卡带上再以厚纸板写出录音内容的目标，也是分辨卡带的方式之一。例　如这卷卡带是花两周录制而成的，卡带哪个部分录了什么，在录音时，也要　
确实记录。至于录音时如何作记号，主要是准备一台有数字标示的录音机，　在录音时从零开始记录，就能很正确地标示段落号码了。
再注意一点，千万不要为了节省一点点空间，而把不同种类卡带放在一　起，如此只会扰乱卡带分类，所以整理卡带时也应采用活动式，随时增加或　
减少，且要遵守一个项目一卷卡带的原则。


办公书架整理技巧
1。给经常使用的书加一层书套　近来大多数人以电视、收音机等作为传播媒体，但管理者却认为书籍、
报纸杂志才是知识的重要来源。　书籍是信息的媒介，优点在其收集量能与日俱增，携带方便，随时可添
加相关资料，顺序、分类上的调整也很方便，优点很多，而且可借书籍缩