卡耐基成功全集之二经营管理方略-第86章
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13。无用的书，要毅然舍弃 在现代，所谓的“书虫”还相当不少，更荒谬的是，甚至有些书虫用卡
车到旧书摊买下满满一车的书，看起来似乎是位疯狂的藏书家。这种人藏书 汗牛充栋，但本人却几乎从未仔细博览自己所藏的群书。
这种作法极端设计划地买书，书架上堆满书籍却不知如何利用、整理的 人很多。其实正确的买书方法，应是有计划且定期地慢慢购买。冲动地胡乱
购买，以致有限的书架空间一片紊乱、书满为患。但是若将堆积如山的书， 以随手阅读方式处理，成效如何呢？有人认为“精读细阅”的方法不错，只
是以这样没计划的读书法，临时要找某类书时，自然无法立刻就找到。
因此，为了能立即找出所要的书籍，对于不要的书，或不会再读第二遍 的书，都应立刻丢弃，这是藏书的基本原则。
但是，对把拥有多少本书即拥有多少财产的人而言，很难照这种方法去 作。对藏书者而言，书籍象征丰富的精神财产，无法割舍的心理是可理解的，
只是如此优柔寡断，反而使书籍徒占空间，于事无补。
无法有效活用书籍，并非藏书的最初意义。派不上用场的书，就象消耗 品一样，须有毅然丢弃的勇气。
更直接地说，即使刚买的书，在阅读的同时若已察觉没有什么价值，可 以立刻把它丢弃。即使是千辛万苦才买到的书，若一点用途也没有的话，也
不要舍不得而花费时间去读它。
买来的书绝对没有非读不可的义务。喜欢的话，当然可以费心读完；若 不喜欢，千万不要勉强，立刻搁置一旁，是明智的作法。
14。不需要的书绝不买，不值一读的书绝不保存 有关书籍的选择，可能有人以“选老公，挑老婆”的态度精挑细选。实
际上，买书前能理智考虑的人不多，但买前仔细思考，以绝不丢弃书籍为原 则的人也是有的。这种作风可说是理想派的人。如果有很多时间，整天在书
店里看了又看、反复考虑的人倒无所谓，高价位的书或许还值得这样作，但 消耗一天时间在挑选一般价格的书籍上，代价未免太高了。
大多参考图书目录，或报纸广告的新书介绍，认为好的就立刻订购。而 且每一本书的末几页也都有出版社的出书目录，也可作为买书的参考。
利用这种订购的方法，也可买到一些好书，当然也难免买到一些无用的 书。一般而言，最好不要把读不下去的书丢掉，经过一段时间后如果仍引不
起兴趣的话，就立刻丢掉。
最理想的买书方法，是不需要的书不要买；其次，不幸买来一些没有阅 读价值的书，无需勉强去读，甚至可决定立即将它丢掉。
15。书架的使用得当与否，能左右书的利用成效 娱乐性高的书籍，像小说之类的，往往看一次就够了；而作为专业资料、
教材等之用的书，就得反复使用，这就是善用书的价值。此时，必须对书架 上所陈列的书籍作妥善安置，以备日后使用方便。
在整理书架方面，这里提供几个代表性的原则——
（1）选择最好款式的书架。
（2）书架的位置。
（3）书本的排列方式。
（4）书架上的书如何区分种类。
（5）家中放置的书和公司放置的书如何区分。 第（4）及第（5）个问题在前面已详细谈过，在此不多罗嗦，只能以书
架选择、放置处，和书籍摆设作一叙述。 首先，选择什么样的书架最好呢？必须先考虑藏书的大小、形状或是材
质等。一般市面上售的书架，在形状或材质方面都还可以，只是在大小（规 格）方面有出入；普通书籍大概都还能容纳得下，问题是有些“重量级”的
藏书，一般书架可能容纳不下，除了订做一个书架外，也可以利用书架的深 度，将书背向下躺放着就可以了。
利用书架深度，即使像百科全书等大部头的书，将其背面向下竖放即可。 如果市面上售的书架不合用时，也可利用假日自己动手设计制作，也是
一个好方法。 以有效利用现有空间的观点来看，制作高成本拉门式的书架，虽然使书
架成为隐藏式，但因不能一目了然，反而导致时间的浪费。
16。利用剩余的空间 对空间的利用是管理者一直伤透脑筋的事，基于这点，你可以借鉴别人
成功地利用现有多余空间的方法。 首先，将壁橱的拉门去掉，以布帘代替拉门，然后再放入一个由上到下
都可使用的架子，再利用拉门在上层制成一个架子，可摆设东西。如此一来， 壁橱里面、上面，加上高空的架子，再多的书，也不怕没有地方放了！
房间内，若从床到屋顶的空间，都被完全利用，可使你多出一间藏书室。 恐怕 99％的人都会觉得天花板没有什么用途，即使加以利用，也顶多是
在衣柜上堆放一些不常用的物品而已。对管理者而言，这片空间却很宝贵。 办公室的桌上放着一把卷尺，如果有意购买新书架时，一定将其长宽高
作正确的测量，尽可能从书架目录中选出最适当的书架。 如何有效利用空间，比如在公司里，休息室中的墙壁空间正适合书本的
收藏，也是先以卷尺测量其可利用空间的大小。 即使自己的房子，也须懂得利用空间。当看到二楼的楼梯间和床铺成三
角形，一般人会认为这片空间很难利用。却要本着“绝不浪费”的原则，立 刻请木匠在墙壁上打一个洞、作一扇门，如此一来，你的家里又多了一个小 型贮藏室。
为了保存不断累积的资料，书架便成了必需品。哪怕是一个小小空间， 也都要充分利用。所以选择书架时，坚持以适合有限空间的实用尺寸为优先
考虑条件。但无论多狭窄，只要下点功夫，便可将狭窄的地方变成宽阔的空 间。
书架必须作合理的分配计划，这与前面所提的查阅时间是唯一不同处。 以“整理术”而言，充分利用空间，也应是查阅资料的一大重点。
17。玻璃柜式的书柜并不实用 随时随地都能方便取阅的书架是最理想的，如书房、客厅、寝室等，在
家里到处都有放书，即使是厕所也不例外。 在狭窄的空间中，要将书架放在随手可及的位置，似乎不容易。但是，
只需多花点心思，充分利用狭隘的空间，便可将书放在最适当的位置。譬如 有人利用楼梯的空间，制作开放式的书架，象这种自己动脑筋想出的方法，
不也是很有趣吗？
公司大多采用不锈钢书架，也有些公司在会客室摆设木制书架，这些书 架往往加上玻璃窗，以防止灰尘进入。事实上这并不实用，反而碍事。书架
的目的是使书有固定位置，并且取用方便，最主要是缩短查阅时间，所以玻 璃门对书架而言，反而浪费时间，毫无益处。
18。书籍复印后必须立刻归位 书架的目的是给书一个固定位置，所以取用后一定要即刻放回原处。
书从取出到放回原处，常需经过一段时间，短则半天、一天，长则甚至
好几星期，而且很可能一次取用数本书，如果不立刻归位，一段时间后，书 架必显得凌乱不堪。
查询资料，往往所需的只是全书的两三页而已，这时，将所需部分复印 后，立刻将书归还原位，再将复印资料打孔、收集成册后，就又成一份档案 了。
利用这种方法，书籍取阅的时间很短，而且无论拿出多少书，绝不会导 致书架的紊乱。
19。尺寸不同的书籍，可将相关类型的收集成一堆 书架上的书本，有各种分类法，但一般人最主要是以书套、书籍版面的
大小或形状排列。这种方法固然可以使书架的外观看起来整齐井然，但实际 上使用起来却一点也不便利。书籍并非装饰品，有效地使用才是其最大目的，
不应沦为室内装璜的一部分。
另一种方法是以种类为分类，例如把法律、医学等方面的书籍各旧成一 类，一般人应多采用此种方法管理书架。这种方法，比起以大小、形状分类
更加合理且具机动性，可以完全发挥书籍的功能。
但是最好的方式是根据自己的用途、目的作书籍分类，使书架“专柜化”。 以卡文先生为例，在他的书架上有所谓的“相关柜”，柜中以法律书籍为主，
而以民法、税法等相关书籍作接续性排列。民法、商法、税法等种类虽异， 却都隶属法律，故以专柜方式来收集。
当然，对过厚、过大或形状不一的书籍，一般人常不论其内容，而将这 些超级书放在一起。可是为了配合个人使用目的，仍各以其所属种类，放置
于所属的柜内，且以最易取用的方式摆放。
例如，要摆置运动医学的书籍时，就可将医学专业书籍和体育杂志以连 柜或同柜法排列。这样，要查询资料时，才能缩短时间。
20。书架的柜子以“半成品”看待 书架的分柜法，最好以“半成品”来看待比较适当。例如把整套百科全
书一起入柜，虽然可以造成系列而整齐的外观，但是由于书柜是以种类划分， 以后同类书籍必会逐日增加，书架易成饱和状态。
因此，书架空间充裕的话，为了将来种类的更改，多预留空间是最好的。 使今后增加的书籍，也能有一席之地，不致紊乱排列，否则就得时时整理、 重新划分。
将有关的资料收集成册，再收入“相关”柜子内，例如遗产税的申请书 格式、遗嘱的法律条例、继承代理人的资格等相关信息，便可收集成册，也
可加上法律杂志、判决书等相关消息的报导，复印后以“相关连柜法”予以 收集整理。
收集的工作，是永不停息的，所以对书架的整理，也是永远的，故应将 书架视作“半成品”，常常整理，使查阅资料更加便捷。
办公文具整理技巧
1。笔记用的文具准备三套：一套放家里，一套放公司，一套随身携带 工作上或读书时所用的文具，因人而异，卡文先生常用的是：圆珠笔、
铅笔、派克笔等三大“法宝”，此外，橡皮擦、圆规、小剪刀、曲别针、卡 片等，都是有助于工作的文具。建筑师等专业人员，就必须使用平行尺、丁
字尺、三角板等制图文具。摇笔杆的人，大概只要一支万能笔就走天下了。
总之，文具用品完全因人而异，各取所需，但卡文先生之所以使用铅笔， 就不是单纯的喜欢因素，而是以“整理术”的观点所作的选择。不同于一般
人所使用的圆珠笔，由于铅笔更正容易，不因涂擦重写而显得脏乱不整齐。
家里、公司都各准备一套文具。也多准备一套随身携带。 当然，有人会认为，只准备一套文具随身携带的话，不是很方便吗？在
家里、公司也可使用。但是，使用后若没归回原处，象有时放在家里的书桌 上或公司的抽屉里，出门在外，临时要用，只能干着急的情形很多。有时灵
感一来，脑中闪现十分有趣的构思，但在当时无纸笔可供记录，事后也无法 完整回忆起来，不是十分遗憾吗？
如你因工作需要，要常去法院办事，花在等开庭的时间很多，也很难确 知何时办完事，因此要常利用等的时间看看书刊，或想想稿子的大纲结构，
所以偶尔需要作个记号，或写点东西，这时身上半只笔都没有的话，是件很 麻烦的事。因此，你必定随身携带一支铅笔，走到哪里都方便无比。
在电车中阅读时，碰到某个重要的地方，也必定用派克笔划，简单却很 重要。
总之，文具用品准备三套的主要目的，是充分利用空间时间。有一点也 十分重要，就是这些文具必须固定放在家里的书桌上、公文包内和公司的抽
屉里，无论如何绝不替代使用，如此，才能发挥效用，哪个地方有欠缺时， 也必定立刻补齐，坚持绝不暂借或替代使用的原则。
2。四色圆珠笔是区分资料颜色的利器 前面已提过，卡文先生喜欢用的三种宝器是圆珠笔、铅笔、派克笔（彩
色笔）。圆珠笔预备四种颜色是最理想的，无论是书籍、出版刊物、 原 稿，以四色笔就可发挥区分资料的重要度。例如：最重要的信息以红色划线
作记号，其次用蓝色、黑色、绿色，校对、复习时都能立即辨知，所以四色
圆珠笔是十分重要的法宝。
曾有一位棒球评论家 K 先生（也是四色圆珠笔的爱用者），他在比赛时 作笔记或记录时，红色表示打者击一中安打，黑色表示投手应使用三振对方
之法，蓝色和绿色是表示有关比赛的感想。所以只要一看这些代表颜色，就 能立刻知道比赛过程及内容。
在四色笔中，一般人最常用的是红色和黑色，所以墨水总是很快就用完， 常常留下其他两种墨水。想必很多人认为实在很不经济。碰到这种情况，就
会把它丢掉，再买一支新的。站在实用及提高效率的立场而言，再买一支的 好处比较多，并不只是文具用品，节约不一定是美德。
平时，人们常使用的圆珠笔、签字笔、钢笔，而很少有人使用铅笔。非 正式文章或演讲草稿，也大多使用圆珠笔或钢笔。从方便书写及可任意修改
的观点来看，铅笔应是比较理想的工具，既可快速地书写，又可立刻涂改而 不留痕迹，文章看起来仍是整整齐齐的，不是很理想吗！
在书上作记号划线所用的“派克笔”，虽是一件小用品，却也是整理术 中方便又重要的文具之一。
3。钢笔类的贵重品在工作上不适用 钢笔是一般生意人最常携带的物品，难免带着显示自己身份的意味，有
些人甚至喜爱外国进口的高级钢笔。其实，钢笔缺乏实用性，一点也不值得 用。
对高级钢笔敬而远之的最大理由，是因为它太名贵了，舍不得随意使用。 文具用品是消耗品，用完就丢，钢笔也是一样，这种高“贵”的钢笔若是用
坏了就丢，普通人没那么大的资本。
由于钢笔使用的是墨水，某些纸质不适合使用；更糟糕的是，多余的墨 水在书写时渗出的话，污损纸张的机率相当高；若一段时间没盖上笔套，也 常有断水现象。
基于这些理由，一般不愿使用钢笔，也没有购买的欲望。既是无多大用 途的文具，实在无需再将它当作礼品，以免老被放入抽屉里，徒占空间。
4。可利用装名片的盒子装些小东西 对商业人士而言，桌子是主要的战场。懂得如何使用、如何整理桌面，
可提高工作效率。 桌子可分为做事、批文件的桌面，和放置各种文具用品的空间两部分。
不需多言，放置文具用品必定是抽屉。但是，抽屉常要开开关关，里面的东 西也因而晃动，如何使文具用品位置固定，而不会凌乱呢？
对于桌子的选择也是很重要的。卡文先生通常是挑两边都有抽屉的桌 子。为了整理用品或资料，桌子的抽屉多一点，使用起来会更方便。但是，
如果对于哪一个抽屉放什么东西都不清楚的话，再多的抽屉也毫无意义。
卡文先生的桌子，左边抽屉是摆最常用的文具用品，或常用的书刊等； 右边就放些比较不重要的书刊。这是为配合左手打开抽屉、右手拿文具的身
体自然动作的原因。还有写字一般用右手，在边书写时，也可边用左手拿东 西。
市面上常出现仅有右边抽屉的桌子，对习惯右手工作的人，事实上是一 点也不方便。
有一项原则：抽屉必须常常整理。有些桌子常附有塑胶制的浅盒子，将 抽屉分为两格，后面一格常因不易使用而空着。
为了使用方便，利用现成的文具盒子是最好的。一般认为整理抽屉最好 的东西就是装名片的小塑胶盒。这种塑胶盒的容器拼装后，和抽屉的大小差
不多，可并列作为间隔。曲别针、邮票、零钱等小东西可分别放在名片盒子 里，取用方便，而且不紊乱。
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