卡耐基成功全集之二经营管理方略-第88章

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比如：打字时，不知是“puter”或是“putter”何者正确，如果　错误的字在连续打了几十页之后才发现，反而要浪费时间作修改。所以一定　
要先确定字的拼法，以免反而耽误工作速度。
就像在驯服野马时，首先须了解它的特性，再骑在其背上驾驭它，一切　得按照自然的训练程序，否则就会浪费许多宝贵时间。操作机器时，除了必　
须熟悉机器特性外，尚须正确使用机器，以求更快速地完成处理文章、资料　等的工作。
17。一张磁碟片一个档案　目前，文书处理机价格十分便宜，对处理个人信息而言，很是方便，所
以很多企业家也在家宅摆上一台。诚然，一片磁碟片可装入许多资料，是信　息最佳存档库。但是对于报纸、杂志或单行本书籍，却不能立刻得知其要点　
所在，所以电脑磁碟片存档不是很理想的方法。但却可利用其存档资料的编
排，以备查询资料时，更加快速。　磁碟片的整理方法，应该一片存一件档案。虽然磁碟片的容量很大，但
是将数个档案存在一起，查询时反而很不方便。　还有一点，就是所收集的信息输入磁片时，以颜色来区分种类。譬如：
绿色代表“个别案件”，蓝色代表“平常档案”，黄色代表“杂项档案”等　等，大略按此区分。在各种形式中，写着“F·法院”的磁片，即表示输入各　
种判决所用的文书。要查资料时，就可从这片磁片显示内容。当然，也可随　时订正修改，以达到最终目的。
无论收集了多少项目，都可按其代表颜色，很快地检索到自己所要的信　息。另外，内容最好使用一目了然的格式化，而且尽可能以“记号”来表示。　
就如同在判决事件上，首先必须找出有关裁决文书的表格，再按表格所示的
“FC·告”的记号，其中，“F”表示形成，“C”表示刑事；“告”表示告　诉状，按其代表符号找出磁片，就可立即了解全部过程了。
如能善加利用电脑的话，对于资料处理的确有很大的帮助，且可增加资　料的活用。
另外，必须强调一点，就是只要一输入磁片，虽经过一番长时间的设计，　但是却能永久保存。一张磁片大约可存入　60　或　70　个项目，平均每一项目约　
值二三十元，以长久保存的功能而言，实在很便宜。
18。电话答录机、传真机是时空的便利兵器　在信息化的现代社会中，在信息的收集或交换上，电话是重要功臣，但
是，电话的最大缺点是不论你是在吃饭或是睡觉，铃声一样大作。有很多人　不喜欢电话，而喜欢以信件方式传情达意，“安静从容”似乎也是一项原因　吧！
因这些缺点，所以研究发明而产生出电话答录机，即使忙碌或无人接听　时，都可靠电话答录机来完成以时间换取空间的重大任务。
和顾客有重要文件传达时，而且时间又紧迫的话，此时，就可利用最新　产品——传真机。它能正确无误地传递信息，可说是信息整理术的最迅速的　武器之一。
在信息整理术中，多加利用电话答录机和传真机，可使信息发挥最大效　力。
为了迅速传递信息，争取生意机会等等因素，电话答录机、传真机已广　为使用。并非因为它们是新产品才使用，而是它们确实对事业帮助很大。
最重要的一点，是对电话答录机及传真机的信息、文件等不能及早处理，　反而拖延的话，那就不具任何意义了。所以除了会使用机器外，也要勤于处　
理机器所传递的信息，才能发挥机器的真正功效。


信息头绪整理技巧
1。只用一张便条纸卡片，也能让头脑清晰　从“整理信息”的观点来看，对于资料存档、书架整理都得列入考虑范
围。收藏的档案能正确地整理正确地使用，再加上清晰的头脑，才能使收集　的信息顺利地被运用。
人的头脑，是收集信息的第一站，就像书架一样，如果书架乱七八糟，　想要迅速得到或整理资料，是绝不可能的事。解决的方法是使混乱的头脑解　
放，而且必须经常如此地做。其中的一个方法，就是利用记忆。例如当面对
很复杂的问题时，立刻根据记忆及以往的经验，整理出头绪来；若遇到无法　解决的问题时，要培养新的观点。在解决这个难题的过程中，若使问题两层、　
三层地积压，任何人的头脑都会十分混乱的。
对于这种棘手的情况，无论在脑中如何想象，仍要作出最后决定。这时，　我们就得将头脑比拟成活页的记忆插卡，找出最理想的方法。为了达到目的，　
该如何作呢？时间充裕吗？商量的对象是谁？一切有关事项必须在便条卡片　上列举出来。
记忆插卡法有助于帮助混乱的头脑理出头绪。当然，在书写时，一道道　解决方法，也会逐渐清晰浮现。
混乱的头脑是由于血液集中，使脑部感到沉滞，当然也就无法维持自身　的平衡。以手书写，可以缓和这种血液集中的现象。感到迟钝的头脑，也可　恢复正常。
记忆卡的另一个意义，是象灯号故障的十字路口上指挥交通的警察的角　色。警察的手势信号，就代表记忆的指示方向，使混乱的头脑得以畅通。
以一张记忆卡的效用，使头脑清晰，不仅解决头脑的压力，也可解决很　多问题。所以，清晰的头脑是解决一切事情的先决条件。
2。记忆是才华洋溢的根本　人的大脑非常微妙，其记忆容量十分庞大。也许不能与大型电脑相比较，
但是其实际储存量，也是相当可观的，与天文学的规模一般宏伟。　大脑的记忆构造是亲身体验的累积，可使其活用，也可使其冷冻，能够
顺利地活用是最好的作法。若按下资料显示的键盘时，就应有“现在我必定　要作某事”的意识，而不是“请打开吧！我需要某项资料”。意识能使头脑　
确认目标，能对积存的信息加以活用，这是脑部作业很重要的一环。
对于目的意识，必须专心一致，直到完成为止，不能三心二意，否则就　很难以达到目的。
难题的解决方法常会在下意识中浮现出来。有时无法解答的问题，暂且　搁置，反而会有奇迹出现。很多实例都能证明人类潜在能力的不可限量。
例如法国有位数学家宝安卡勒，曾为了某一个数学定理，数日不眠不休　地苦思，最后仍无法解答，于是干脆搁下，暂时出去走走。一会儿马车来了，　
他正踏出脚要爬上车时，脑中突然出现了久思不解的数学解答。
不只是宝安卡勒，很多著名的数学、物理定理或法则，都是经由这种方　式产生的。比如：阿基米德的浮力原理，竟是在洗澡时无意间想出来的；万　
有引力定理，也是牛顿看到苹果落地才发现的。
以这种方式想出很多疑难问题的解答的例子非常多。由此可知，暂时搁　置问题也是很重要的一种作法。这种作法，在思绪的重新整理上，有激污扬　清的功效。
虽然也许你没有因暂时搁置的作法而有重要发明，但在工作上，却肯定　会有很多小小的发现。平时，当你工作搞到焦头烂额的地步时，干脆把事情　
放在一旁，让脑子有点空间，稍微休息一下，再重新出发，毕竟脑力是愈用　愈活的，记忆是才华洋溢的根本。
3。稍加记录后，暂且抛却问题　想了许久的问题，仍不明了，不妨稍做记录后，暂且不去想它。搞不好
也许有奇迹出现，或是转而思考其他问题，这种移动方式也是一种有利的作　法。
如前所述的“暂且抛却”，虽然表面上不思考这问题，潜意识却没放弃。　而其中主要的关键，正是暂且忘掉，转移思考，使头脑轻松一下后，往往能　
意想不到地解决问题。
但是，如果最后还是无法解决的话，想在中途就放弃也是不行的。由于　潜意识中有“无法忘记”的意志存在，接二连三地刺激脑部，以致无法有新　的观点重新出现。
因此，要让头脑有空间处理思考，而不是一再给予同样的刺激（即思考　同样问题），使它疲乏，无法正常运作。
再强调一次，清晰的头脑，才能解决混乱的事情。
4。积极的休养是使头脑清晰最好的方法　工作一段时间后，非得作短暂的休息不可。这种作法，主要是以重整思
绪、提高工作效率为前提，所以非实行不可。在家里或事务所时，也要尽可　能利用短时间休息。
这里所谓的积极休养法，是伸伸手，走一圈，时间大概是三分钟。虽仅　三分钟的时间，却也要尽量尽力而行。
短短的三分钟内，弯弯腰也可以，让身体流一点点汗，舒活一下筋骨。　偶尔选择聆听音乐，也可得到休养的效果，使头脑轻松一下。在三分钟内，　
尽可能以各种方式使整个人稍做休息，让头脑没有负担。
把三分钟的休息时间安排在工作段落间，效果远胜于中午在咖啡屋内吹　冷气“休息”更有意义，也比爬在桌上午休片刻更好。至于作剧烈运动，象　
棒球、桌球、跑步等等，却往往不会比运动前头脑更加清楚。
刚才所说的运动，应该算是“消极的休养”，只是在浪费时间，而前面　所说的休息，却是有助于清晰头脑的恢复，所以称为“积极的休养”。反正　
只要能使头脑保持清晰，可以使工作顺利进行，就是“积极的休养”。实行　这种方式，才能稳健处理资料。
“积极的休养”是保持头脑清晰、恢复疲劳最好的强心剂，对整理术而　言，绝不能漠视这一点。
5。将复杂问题“分条化”处理是解决的关键　卡文先生常被人委托处理有关遗产方面的问题，而委托人往往只是说
道：“一切拜托了！”正确地说，虽然他们急于告诉详情，但从一开始招呼　后，就省略不少重要实情，只想要尽可能在利他的情况下处理案子，而不让　
卡文先生得知真正的“详情”，以致使他常常在处理上摸不着头绪。
不只这样，有不少当事人连过世亲人的遗产有多少都不知道。往往他们　不告诉他实际情形，只要代为处理遗产。若他多问一些切身而重要的问题时，　
就用“你是局外人”这句话来回答他，使他不能顺利处理案件。的确，涉及　遗产的法律与税务问题是十分麻烦的，外行人很难理解。但是即使对相关法　
律一无所知也无所谓，而重要的是应具备一些基本常识，如“到底应先考虑　什么”的问题，首先以切身问题为例，例如：“税金”、“不动产”、“分　
配方法”等小问题，能先列出的话，就很容易了解而可寻求解决的办法了。　对于复杂的问题给予细分化，常有助于案件的明朗化，使案件能尽快解
决。对于无法细分的部分，就可委托专业人士处理。　对于复杂的小问题，同样可分为几个小题来处理，这种方法称“因数分
解法”。无论是大学每期期末考试，或会计师检定考、司法考试等等，认真　的考生可用此法作为读书时整理分析的标准。若能顺利通过数种考试，也是
归功于此。　所以无论读书或写文章，在遇到无法理解的情况时，分析问题往往可以
使复杂问题简易化，进而解决问题。尤其遭到大问题时，用这方法，绝对没　错。
6。以因数分解法，使头脑清晰　前面谈过，对于长期的目标，采取“因数分解法”是十分有效的。此外，
一天或一小时的短时间，也能有效地处理信息。　比如看专业论文时，深奥的文章，有时读一遍或两遍仍不能融会贯通。
论文难懂的原因，往往是因文句太冗长。法律论文便是这一类的典型。　一篇文章内如果常出现“由于”、“所谓”、“但”、“如此一来”、
“是谓”等等句型，首先把这些字作上记号来整理，使其成为单句型的文章，　就很容易了解。象这样把问题细分化，就是因数分解的应用，十分容易。
因数分解法是解决复杂问题最有效的方法，但至于如何分法、如何使用，　其前提是要有清晰头脑，才能使信息清楚，这是运用的方法。
7。细分法的另一个武器——分枝法
“复杂问题细分化”，除了因数分解法外，还有一种很有效的方法。　任何信息不会单独存在，必定是互相关连的。因此，如果其构成要素只
有一个时，便要详细观察整个事情。最初所收集的资料往往不能给予正确的　评价。
譬如公司概况，如财务方面，是赚？是赔？往往一般人守口如瓶；至于　今年与去年相比较，是成长或后退？甚至与其他公司比较又如何？？往往不　
得而知。由于这是公司机密，属于个体的单独信息，想要作评量考核是不可　能的。
管理者应对公司的财务状况公开化，而且为了让全体同仁都能了解，可　设计出一套“系统树”的结构图，象财务状况、经营业绩，以及资产状况等，　
作成树木的根、干、枝的图表化方式来说明。整体上，把各枝干的重要性也　细加解释，使公司同仁均能了解公司营运状况，此方法也称“树木分枝法”。　
这种方式可以运用于各种情况。比如实行新的计划方案时，有关预算、　人员、用具等的数量、获得方法等等，将一段时期内的各种相关问题，以分　
枝方式顺序推演下来。看到这张图表，必能完全掌握整体构成，而且可以轻
而易举地思考相关问题的解决方法。　此分枝法与前面所介绍的“因数分解法”，目的都是使复杂问题细分化，
逐一的理解后，再予以整体性的处理，这与保持头脑清晰的原则息息相关。　文字报告书表现技巧　一般来说，目前各种报告、企划书的形式都分为手写或打字两种，有时
还要动用到印刷，不过其构成要素大致都相同。　过去的人喜欢用稿纸写报告，唯一的好处是容易计算字数，比较有利于
打字、印刷，但基于时代潮流，愈来愈多的人喜欢用横式的条纹纸书写。不　论使用哪一种用纸，一定要记得，如果要发出去打字，那么手稿一定要遵守
“直书直打、横书横打”的原则，千万不要直书横打或横书直打，否则打出　来的稿子一定错误百出，因为你违反了人的自然习性。
相对地，如果报告书不发打字稿时，最好不用有格稿纸，因为对阅读者　来说，方格是一种视觉负担。
除了书写打字的问题外，其实制作文字报告书最困难的是执笔的工程，　管理者常对着完整的资料、预定好的内容大纲发呆，就是写不出一个字来。　
这种混乱的主要原因，是现成材料和原先的概念已在人脑中混成一团，　不知从何起头。最简单的解决方法是把脑中的想法“拿”到脑外来，一一列
举整理再下笔。可以下列步骤逐次完成报告书：
1。执笔工程部分
（1）重新整理预备使用的资料　利用各种整理方法，重新处理一下准备使用的资料，注意统一规格，同
样大小的资料可以堆在一起。
（2）在资料上做记号　如果资料有好几份，不妨按性质或次序做上记号，用号码或字母编号都
可以，免得有所遗漏。
（3）开始读资料　把资料整理好后，就要开始重读这些信息，这回要一边读，一边用笔把
要用的、重要的地方划起来，并且把心得写在空白的地方。
（4）转记在卡片上
卡片大小大约为　11cm×3cm　比较恰当，也就是一张　A4　纸裁成四张的大　小。把刚刚划好的重点和心得一一转记到卡片上，记住一个主意、一张卡，　
不要在一张卡上列两个以上的意见。卡片要注明刚刚编好的号码以备查照。　这种转记一定要清楚到自己能了解的地步，以免时时回头查原资料。
（5）卡片分类　转记完成的卡片就是文字报告书的主要构成部分，在使用前要先将卡片
分类，以便按类使用。分类前要把桌上清理干净，不要和别的文件混在一起。　分类过程中一定会产生新想法，不妨再将想