卡耐基成功全集之二经营管理方略-第90章
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记忆体，就如小型快速印刷组，可以胜任办公室或个人多样、少量的印刷需 求。
文字处理机的功能就无法这样多层次变化，除非改变硬体构造，不过文 字处理机的市场仍被看好，因为它到底是处理文字的专用机器，彻底应用还
是有它的价值的。只是文字处理机的市场未来势必会有局限。
（2）通讯功能
在资料收集的部分已经陈述过，有通讯功能的 PC 装置可以和资料库连 通，也可以和别的工作站、个人通讯装置连线，由这种联络而形成的组织网
是有无穷趣味和潜在功能的。
（3）资料储存功能
PC 的储存能量随软件不同而有差异，目前有不少个人工作者利用 PC 处 理地址、电话、顾客名单、生活杂用品等。不过这部分的设计大小之间有很
大的不同，一定要非常熟悉并能了解自己未来的需要才能设定。
（2）本国语文字处理专用机
从 80 年代以来，各国本国语的文字处理机已逐步登场，经过不断改进已 成为主要办公机器之一。在改进的过程中，功能也有改变：
（1）输入办法逐渐统一 以中文来说，从最早模仿中文打字的巨大键盘到现在简捷或仓颉输入
法，中文文字处理机的输入法愈来愈简便，而软件互通的状况也愈来愈多。
（2）搭载字数增大，造字功能有改进
（3）编辑功能扩充 已经能删除、插入文字或文件重叠处理。
（4）印字品质有改良
从最早的 16 点到目前 1200 点。
（5）添加基本通讯功能
（6）小型、轻便化
从早期每部 10 公斤以上到目前桌上型、膝上型等，已改良至四五公斤重 或如公文包大小。
为了和 PC 竞争字处理市场，文字处理机不断增加功能，对消费者来说自 是一大福音，工作者要针对自己的工作需要选择使用。
（3）录音机 工作上使用的录音机多半是小型的工作专用机，不同厂牌功能略有差
异，目前市面上最长录音时间是 90 分钟，如果是有两倍速度功能的，则可增 加到 3 小时，这种设计最适合采访或会议使用。
至于小型卡式录音机则可应用在不方便记笔记的场合。而对有立体声音 功能的录音机适合用在会议中，这样可以了解发言者的位置关系。
（4）听写机（Dictation Machine） 录音机所录的只是声音，最终要表现的是文字，而最好的转换机器是听
写机。这种机器可以不断重播，能调整速度，主要是由脚踏板操作，每踏一 次，录音机就往回转到设定的时间，一边听，双手还能处理文件。
在欧美国家，打字机和听写机就像“夫妻”一样，每个办公室都有一套。
（5）录放影机 过去一般会长期使用录放影设备的人似乎都是电视工作者，但根据日本
NHK 的生活时间调查（1985），在使用信息的分配当中，阅读杂志、报纸等 文字信息的时间只占 35 分钟，而看电视占 179 分钟，约为前者 5
倍，可见电 视已渐成信息传送的中心工具。
不过想把电视的信息象从图书馆找资料一样，调出来使用似乎不可能， 一方面在日本有著作权限制，另一方面是电视圈也不太把节目当成经典之作 来处理。
一般人在录下电视节目时，要尽量注明录影时日、频道、节目名称等， 日后参考才有依据。
（6）照相机、静画录影机 照相机的功能是众所周知的，而且转拍成的幻灯片在印刷品的应用上，
效果比一般相纸好。
最近 SONY 和 CANON 发展出静画录影机，有不少特性：
（1）一卷两寸带可录 50 个影像，还能消磁重录，不增加费用。
（2）显像母须送冲洗店。
（3）在摄影现场如有电视，可当场看到效果。
人际信息的活用技巧
1。人事信息来自于同阶层人士的联系和集会 所谓信息的收集，有来自剪报，或来自无意间所读到的书，且大多数的
人都会认为非自己来收集不可。但只靠自己脑袋所收集到的信息，是有限的，
因此，我们应该活用他人的知识，只靠自己是无法收集到足够的信息，须经 由别人来收集更完整的信息。
我们每天都必须与同阶层的人士联系和集会，而公司同事、学生时代的 同学或往来的客户、车上所遇的人、朋友的结婚宴会上所遇见的人及邻居等，
都可称得上是同阶层的人士。
但是，一般人都倾向于公司内部的同仁、上司和属下的交往，而疏忽了 学生时代的朋友，渐渐形成只和白天共同相处的人来往。
最近，可能商人本身也开始有了不安的危机感，而渐渐有集合公司以外 的人，来开办各种研究活动的情形出现。其目的是借着这类研究活动，来结
识更多的人并处好人际关系。
商人已能留意到人际关系的重要性这是很好的现象。所以，我们应该放 宽胸怀去参与各种集会和研究活动。
象这类聚会，都能收集到各种信息，只是我们尚未充分利用这一渠道罢 了！
和学生时代的朋友不要断绝联络，因为他们毕业后分布在各种职业的领 域中，因此，确保这些人的信息来源非常重要。
2。有效地利用午休来建立人事信息网络 有些人常会说其实他们很想跟各类人交往，但工作实在太忙了，根本抽
不出时间来；其实这些都是借口罢了！的确，若在人际交往上耗费太多时间，
那工作就永远忙不完。因此，不知不觉中就很容易变得和工作以外的人断绝 来往了。
但若想和公司以外的人或和工作上没有直接关系的人交往，通常就得利 用下班后的时间。但一般来说，晚宴几乎都是酒席，且只要一喝酒，就得浪
费相当的时间，致使谈话内容都是一些题外话。
若是在平时，就会妨碍到第二天的工作，若是周末，也会影响到与家人 的聚会，自然就会懒得和老友会唔了。
为了维持信息交流，所以要积极地灵活使用午休时间，而且不论多忙， 都要利用中午休闲时间和某人吃中饭，如此一来，就可有效运用这些时间。
老板应经常和公司同仁去吃中午饭，虽然这些时候所说的话，并不全然 是有关公司的事，但亲密的沟通是有其必要性的；但若每天都只和相同的人
在一起，则仅仅是在延长工作而已，根本不会出现任何新鲜信息，那就是浪 费时间了。
而且，利用午休时间还有一个理由，那就是若约好下班后会面，常常都 因对方或自己须加班或突然有事，而取消约会。
但午休时间就不同了，只要挂通电话说：“中午一起吃饭吧！”只要没 有特别的事，大家都会答应，若能事先约好当然更好，且在短短的一小时交
谈中，就能获得相当内容的信息。
与在不同单位工作的朋友共进午餐，经常可获得许多你所不了解的信 息，并对你的新点子有所提示。
总之，不论以前如何，同阶层的信息网络是不容忽视的。 此类利用午休时间聚会的方法，无论在时间上或金钱上，都比晚间交际
更有效率，即使是信息收集方面也很有效。时间上因彼此都是午休时间，所 以若是有事情，也可单刀直入地商议，用餐即使吃得再丰盛，也比喝酒来得 划算。
偶尔，也会临时为收集某些信息，而须利用午休去图书馆查阅资料，以 致无法和朋友一起吃中午饭时，就应在去图书馆之前，告诉对方如“某人已
在附近等候我多时”或“临时必须和许久不见的另一位朋友会面”等说辞， 来取消约会，不过应事先联系。如此一来，不仅能有效利用时间，并且与朋
友相约吃午饭一事，也不会成为负担。
见面时，事先准备今天工作状况，或想知道的事为话题，然后再跟对方 表示若得知相关信息时，作出通知。同样地，要注意听对方所关心的事，便
于日后对方知道某项所关心的信息时，就可向对方询问。其实，和朋友会面， 并非只是为了收集信息，有时也是借平时会面的机会，来整理信息收集的网
络，以便以后有需要时，只要一通电话，就可收集到信息。
另外，即使没有会晤的机会，若想询问老朋友某件事时，只要一通电话， 也可得到老友的协助。
3。晚间的交际应酬 前面已提过，酒宴等夜间应酬，无论在时间上或金钱上，其损失都是很
大，因此，个人交际应尽量安排在白天。 当然，不只因加班，有时也因人情往来而晚归。就如卡文先生来说，一
般他的晚间交际，大部分都是聚会或宴会，其中也包括了同行间律师或会计 师的聚会，但此类聚会，原则上是不出席的。因为同行业者的聚会或宴会，
就像和同家公司的同事交际一样，不太会有出现新点子和得到新信息的机 会。
我们积极出席的聚会，是邀集各类不同行业人士的聚会。例如，“青年 俱乐部”，不仅有经济界人士，也有演艺界的人士，或是体育等各种人士参
加，成员往往很多，每次聚会大都有 30～50 人参加。出席人数每次都不一定， 因此每次都可接触到不同职业的人，并且不像“读者会”那般拘谨严肃，所
以聚会时都能轻松交谈。
倾听这些人的谈话，可以听到各种新的观点，得知现今社会是如何运作 的，这些和我们个人的工作并非完全无关。而目前在不同领域所发生的事情，
常常会在一段时间后，也发生在自己的领域中，所以尽可能早一步收集信息， 对工作是有很大意义的。
判断应出席宴会的标准，是以参加聚会的人在平时工作上大都不会有会
面机会的人为标准。话虽如此，但有关的公司顾问宴会，我们也尽可能参加。 虽然，参加者都是在工作上有所接触的某公司职员，但常会有许多和此公司
有来往的外界人士参与，所以可借此宴会结识到各类人士，进一步得到一些 新的信息。
4。如何在宴会上结识新朋友 虽然是出席宴会或聚会，但若要一开口和不认识的人聊天也是很困难
的。通常的情况是，若在会场没看到认识的人，就会四下张望寻找，等发现 认识的人后，就只和他们交谈。
其实，出席宴会是结识各行各业人士的难得机会，只和常来往的人交谈， 这就和与同公司的人交际没什么两样。
话虽如此，卡文先生自己也不是很擅长交际的，理想的自己和现实的自 己，仍然有很大的距离，卡文先生的状况也是在找到认识的人后，才会感觉
比较放心，但是，他仍一直积极地努力想成为能和人侃侃而谈的人，所以他 也曾下了相当大的一番功夫。
首先，向主办人询问当日出席的是哪些人。由于他平时常和主办人来往， 所以主办人很了解他目前所关心的是什么，因此，他们便会告知在此宴会中
与他收集信息有关的是哪些人士，而当然他也会找机会请教对方，事先拜托 主办人介绍某位先生或小姐让他认识，也是很好的办法。
当然有时也会有知名人士出席宴会，而当他见到名人时，就会大方地向 对方打招呼。若曾听过对方的演讲而大略知道对方是属何种类型的人物，且
对其演讲内容很感兴趣时，他就会向对方说：“很抱歉我有事想请教你，我 对你所说的某事很感兴趣？？”
但最容易结识朋友的方法，还是经由朋友介绍去和不认识的人交谈，大 多是请朋友帮忙介绍的，因为在彼此都有共同认识的朋友介绍之下，隔阂很
快就会消失。如前所提，在宴会上若只和认识的人交谈是一种损失，仍需留 意能介绍自己与陌生人认识的朋友。
当然只靠来回在会场走动，就能接连不断地结识一些素不相识的人，这 是最理想的情况，但是实际上要做到，可就相当困难了。
5。培养人际关系时，须留意何事 即使常有见面的机会，但若没有灵活使用人际关系，也就不具任何意义
了。即使在宴会中和再多的新朋友交换名片，但若是限于此次宴会的来往， 那也是徒劳无功的。
其实宴会交往最重要的目的，并非仅限于初次会面，而是以后该如何活 用这次的一面之缘。总之，是否确实运用得来不易的一面之缘，才是重点。
许多人交换名片后，就会直接归入名片档案里，但往后再看到这些名片
时，常想不起来这名片是从哪来？对方是何许人？ 为了避免发生这种情况，所以在宴会或聚会结束后，就将当日收到的名
片，写上日期以及由谁介绍认识的，这是名片处理的第一步骤。 为使会晤过的人，成为与自己常来往的朋友，当然，付出相对的努力是
有必要的。宴会中碰过一次面的人，大都不会留有任何印象，这是很平常的 事。当有事请求对方，而仅凭一次会晤，就想请对方帮忙的话，是相当困难 的。
因此，要想请对方帮忙就必须事先确立彼此的依赖关系，而要确立此依 赖关系，就依赖是否能和对方建立起交情。
在初次会面时，应仔细地听对方的兴趣或所关心的事，然后，由我们先 提供一些对方所想要的信息。
例如，某人谈到目前想写些东西，但是由于工作太忙，想自己写实际上 是不可能的。若听到这类的话，我们就会教他使用口述笔记专用的录音机。
不仅当场提供信息，过后，并可赠送对方附有照片的轻便录音机的使用 说明书的复印本，这不仅会得到对方的感谢，而且也能增进彼此感情。总之，
展开提供信息的说明服务，并借此当场订定下次会面时间，但实际上我们并 非对每个人都提供此类服务。这种事后说明的服务，也就是人际关系的最佳
开始，此为第二阶段。 所以，我们先由自己提供信息给对方，然后，在对方打来的致谢电话中，
或是寄来的信件中，也会有“若有可效劳的地方，请告知”。 提供信息的目的，一方面是想得到对方的资料，另一方面也想让对方知
道，我们目前所关切的事，及能够提供有关信息的人并不多等。因此，应先 提供对方消息，然后才能得到相对的回报，为了使一面之缘能延续下去，这 些是很重要的。
当然，并非全是我们先提供信息给对方，也有由我们先向对方拜托的时 候，但通过介绍人仅见过一面交换名片，尚不能算是朋友，所以若直接拜托 对方是很冒昧的。
6。名片是人物信息档案的第一步骤 从见面到获得对方的信息，提供信息给对方是不可缺少的步骤。因此，
整理出对方所需的相关信息是有必要的，这也是所做的人物信息档案。 一般人物信息档案，是将名片整理在名片簿中，然后再按其需要，从名
片中挑出重要的，记入通讯录中。人物信息档案分名片、通讯录、人才录等 三项。有关此三项目，以下将依次做说明。
第一项所要谈的是名片整理： 以前曾经谈过，从和初次见面的人交换名片，到与对方道别后，应尽可
能地将自己对对方的了解，写进名片中。见面日期、见面地点、介绍人、见 面原因都一定要记录起来，若知道对方的籍贯、毕业学校、毕业年度、对方
所关心的事、对方的特征，最好也能记录下来。立刻写下对方的资料，以后 才有与对方进一步交往的可能。并且，这也是以后登记在人才录的重要资料。
以下是名片的整理。通常使用的名片簿，是半边透明活页的硬纸板。而 一般公司中常使用的，多半是长方形的名片簿，一页只能放进三张名片，并
且不是活页式，所以整理后，再插入其他名片时就非常不方便了。 名片簿通常都会遮住名片反面，但是因为有些名片反面，都记录了此人
的相关资料，所以绝不能把反面遮住。乍看之下，或许会觉得很不经济，但 是考虑到正反面都使用得到，这点就会觉得划算了。
名片簿只是放着不用，是没有任何意义的。为了整理名片，做目录本是 必要�
