你的员工有多棒-第20章
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了什么错误、这样的错误不应该再次出现等内容。口头警告之后就是书面警告。向员工发出一个书面的警告通知，或者在告知员工后将这份警告通知放到他的档案文件里。处分的第三个等级是第二次书面警告（这也是最后的一次警告）。第四级是停职，一般是停职一到三天。最后的处分措施是将其解雇。
而分为三等的累进式纪律处分则简化了处分种类。这种类型一般是由口头警告、书面警告以及最后的停职或解雇组成的。在大多数的公司中，累进式纪律处分作为一项正式的公司管理制度而被规定下来，也有一些公司把这些内容写进了与员工签订的集体合同里。如果你想建立起一套累进式纪律处分的制度，我建议对纪律处分等级的划分最好不要超过三等。而且你也要做出规定，根据违纪行为的严重程度或管理层的集体决定，可以跳过规定的顺序，越级进行处分。换句话说，这个制度要简约一些，不能太复杂，并具有一定的灵活性。
工会的影响
工会的存在既会给纪律处分的实施带来积极的正面影响，也会产生一些消极的负面作用。就积极影响来说，它增加了公司纪律处分程序的透明度，保证了这些程序能够得到正确执行。管理者对工作表现不佳的问题员工采取任何措施都必须事先向工会进行说明，还要与工会进行沟通、协调。而就消极的负面影响来看，工会坚决支持员工进行申诉，要求第三方协调的做法即使耽误很多时间，也并不能解决什么实质问题，只会让局面更加复杂，给公司添更多的麻烦。而且，工会会给公司的纪律处分程序提出很多严格的法律要求，让这些程序在法律味越来越浓的同时也变得越来越繁琐。
工会一旦插手纪律处分，常常会要求公司执行一套严格的申诉程序以作为整个员工申诉处理制度的重要组成部分，而申诉等级从一级到三级不等。当然工会也会对经理可以作为裁判者和执行者来实施纪律处分的行为做出一些妥协和让步。但是工会的存在的确会让纪律处分变成一场噩梦。你必须要把员工申诉的处理过程和结果都一一归档，你要想方设法地争取你所做出的停职处分决定能够及时生效。凡此种种都是十分麻烦的事。而处理这些事项所要做的文书工作和需要花费的时间简直可以用“可怕”来形容。尽管在工会的影响下，纪律处分程序变得异常严格，同时主管们的行动也受到了全面限制，但是只要这套程序得到正确执行，最终公司还是可以把那些必须开除的人从公司中赶走。
工会介入后，纪律处分变得举步维艰的原因之一就在于其积极的正面作用无法得到发挥。在劳资双方处于一种虎视眈眈、完全对抗的状态下，纪律处分是不会收到很好效果的。而值得我们深思的是，很多没有工会组织的公司在实行积极纪律处分的过程中却借鉴了累进式纪律处分、员工申诉程序，甚至是员工向政府监察专员译者注：政府监察专员，原文为ombudspersons。原来专指由议会任命、负责接受公民对行政机关不良行政的申诉进行调查和报告的官员。现在在美国，这个职位的职能范围比以前更广，协调劳资双方的纠纷也成为这些官员的一种职责。进行控诉的观念和做法，而这就是劳工运动的典型产物。了解这一点，对于如何在有工会介入的情况下进行纪律处分是十分有益的。
第五部分：特殊问题与特殊对策会被否决的纪律处分行为
通过对相关法律判决和仲裁裁决的考察，我们发现，主管的处分行为会因为下列原因而被否决：
１证据不足。经理怀疑员工做了错事，但却找不到证据——没有证人、没有生产记录、没有缺勤记录。总之，没有任何东西可以证明他的怀疑和猜测。假如经理在这种缺乏证据的情况下坚持做出处分决定，他的决定也是肯定会被驳回的。
２警告不充分。假设在没有规定、规定没有被公布或者员工尚未因为他的违纪行为而事先受到警告的情况下，公司强行对员工进行处罚，那么法庭会认定公司没有提前警告员工或者警告不充分，并以此为由否决公司采取的处分措施。
３处罚过于严厉。公司或者经理没有采用累进式的处分方法或不通过正当程序就直接对员工处以停职或者解雇的处罚。有时法庭不一定会支持这种做法。具体而言，在以下这几种情况下，法庭会否决公司的处分决定，比如，被处罚的员工是第一次犯这样的错误；被处罚者在其他工作中有过出色的表现；员工受到的处分与他所犯的错误有明显不符。
４因为偏见而处分员工。任何歧视员工的举动都会使经理的处分决定失去合理性。员工现在对这一点是再明白不过了，他们甚至会为了分散别人的注意力，或为了掩盖自己的错误，而无中生有地说自己受到了歧视，所以经理在做决定时要加倍谨慎。这里所说的偏见不仅仅包括对员工的种族、年龄或性别等有歧视，也包括员工由于教育水平不高、工作经验不足或身体条件受限等原因而表现不佳，从而得不到上司的认可。而经理如果在此时刻意责难员工并对他进行处分的话，也属于因为偏见而滥用职权的范围。
５处分没有明显违反政策、规定的行为。员工的一些行为可能会不符合公司规定的意旨和精神，而且与这些行为类似的或有关的举止也被公司明令禁止，但是只要公司没有明确禁止这类行为，那就不能对相关员工进行处分。如果公司硬要那样做的话，那么只能坦白说，这种处分的确是不合理的，法院也不可能会支持这种不合理的决定。
６拿不出书面证明文件。如果一位主管无法拿出任何书面文件，那么他就不能说自己的决定是符合累进式纪律处分程序要求的，他的决定是否合理也就自然会受到怀疑。我在本书中已经强调过多次，留下一份书面记录是非常重要的。没有这些文件，经理就无法在法庭上得到自己希望的判决结果。
正式纪律处分只是整个积极处分制度的一部分，如果只依赖这一种纪律处分模式的话，那么只会在公司内部营造出一种墨守成规、劳资对抗的消极气氛。但是如果这种纪律处分模式能和其他激励员工、促进员工发展和提高自身能力的措施相配合使用的话（有时各种措施之间也可以并行不悖，各自发挥作用），就一定能纠正员工的违纪行为，同时在开导他们改正自身错误方面发挥巨大作用。
实际操作示例
下面这些表格呈现了实施正式纪律处分程序的具体方法，这都是公司如何根据自身的特殊需要来实践累进式纪律处分观念的优秀范例。这些例子来自于三家不同公司的实践。在取得许可授权之后，我在这里把它们介绍给大家。出于保密的考虑，所有公司的名称都已经被隐去。
表4和表5这两个表格展示了两种互不相同但又联系紧密的方法。它们都是针对违纪者的，所不同的是要看违纪者违反的是关于员工行为举止的行为准则，还是有关工作表现的工作规定。这两个表格非常清楚地说明了需要对何种违纪行为采取相应的矫正措施。这对我们是非常有价值的，但是它们也呈现出对待不同违纪行为的一种态度差异：对于违反关于行为举止方面员工守则的情形，上司很愿意与员工一同努力来解决问题。而对于违反工作规定的情况，处理手段就相对简单了一些，缺乏一套完整的对员工的约束机制。
表4整改措施表（适用于违反行为守则的情形）
员工姓名：部门：日期：通过累进式纪律处分程序来纠正违反行为守则的行为：（）１长期缺勤
（）２工作拖沓
（）３工作表现无法达到规定标准
（）４举止粗鲁，污言秽语
（）５在上班时间睡觉
（）６不注意个人卫生，衣着、外表不得体
（）７未经允许私自外出，为私人目的使用办公电话
（）８难以协调与同事的人际关系
（）９在许可区以外停车／拒不张贴停车标志
（）10不遵守安全习惯
（）11其他违纪行为纪律处分第一次第二次
步骤谈话（）谈话（）留职察看（）停职（）解雇（）
日期／／／／／／／／／／
时间
拟采取
的措施
员工意见
声明：员工签名仅表示上司已经就出现的问题与他或她进行过交谈，并不表示员工同意谈话所涉及内容。
员工签名日期
基层主管签名日期需要留职察看、停职或者解雇的，应该提交以下人员复核：
人事主管签名日期
部门主管签名日期
副总裁签名日期
表5整改措施表（适用于违反工作规定的情形）
员工姓名：部门：日期：
下列违反工作守则的行为是需要立即解雇的主要违纪行为：（）１虐待病人
（）２偷窃；有充分而合理的证据被怀疑为偷窃嫌疑；企图偷窃
（）３故意破坏公共财物
（）４造成他人人身伤害的蓄意攻击行为
（）５拒不服从工作指令，拒绝完成上级安排的工作
（）６故意违反保密规定，泄露机密
（）７性骚扰
（）８在医疗场所酗酒或者吸毒；因前述行为影响工作表现；被他人发现酗酒或者吸毒
（）９故意伪造、篡改个人档案、工作时间记录、考勤记录或者其他医院记录
（）１０引诱他人或者传销
（）１１在医疗场所携带枪支或者其他危险武器
（）１２违反重要的安全管理条例
（）１３未事先通知主管而在值班期间离开工作岗位纪律处分措施停职（）解雇（）
时间日期
调查结果
第五部分：特殊问题与特殊对策员工意见
声明：员工签名仅表示上司已经就出现的问题与他或她进行过交谈，并不表示员工同意谈话所涉及内容。
员工签名日期
基层主管签名日期
人事主管签名日期
部门主管签名日期
副总裁签名日期
如果内容过多，可以使用本表的背面。表6中的内容摘录于一家公司的员工手册。很明显，这家公司十分关心劳资双方之间的交流，这方面的工作也做得十分出色。通过在随后的程序性阶段，清楚地说明了公司的管理逻辑和管理原则体系，这家公司也向员工说明了一些比简单列出一个违纪行为的清单更丰富的事项。
表7案例中的这家公司想保证对发生问题的员工尽快进行处理，因为任何一个独立的场所/部门，都只有很少员工工作。这里的分析是以书面警告的内容为基础展开的。而警告是为了清楚地告诫员工必须在什么地方加以改进。
在这种各个部门分散工作的场合，由于不能立刻得到人事部门的帮助，因此这种清单对经理是非常具有价值的。
表6员工手册节录
员工纪律
Ⅰ政策。基层主管的职责是运用纪律处分程序来纠正员工的行为，并以此帮助员工提高自己的工作表现，以达到令人满意的水平。
Ａ要仔细观察和思考员工的违纪行为是不是由于以下的几种或者一种原因造成的。要极力避免在采取措施前草草做出判断。
１管理不力
２人员安排不当
３教育培训不足
４不得已的个人问题
Ｂ大多数违纪行为都不必付诸惩罚性的方式便能成功解决。员工心理咨询、补充培训或者临时性的工作岗位调动都可以解决问题。
Ｃ满足下列条件才能采取纠正措施。
１选取的方式一定要与个人情况相符。
２采取的措施必须及时、合理，并且能够为员工所理解。
３给员工的书面通知必须明确和具体，要说明采取行动的原因以及确定员工改正的时间期限。
４基层主管在采取行动的过程中，一定要坚决、公平和保持连贯性。
Ⅱ纪律处分的种类。谈话、心理咨询失败之后，基层主管可以采取以下三个步骤来维护公司的纪律：
Ａ首先，基于上下级之间的正常关系而提出的口头警告。这种方式适合于那些轻微的，但是采取谈话、咨询的方法仍然不能奏效的违纪行为，所以必须向员工指明问题，使他／她理解纠正自身行为的必要性。管理者与员工必须进行一次坦诚布公的、彻底的对话。注意在有其他人在场的情况下，不要采取任何纠正措施。必须在员工的年度报告中记录一份书面声明，表明已经对员工提出过口头警告。
Ｂ其次，书面批评或留职察看通知。这种方法适用于严重的违纪行为或者是反复出现的违纪行为。员工已经受到了口头或书面警告，由此可以确定他／她已经清楚自己所犯下的错误，而且也为违纪行为本身提供了一份书面记录。员工人事档案的部分内容也将被制成一份副本。一封书面批评信要包括以下内容：
１完整而具体地描述违纪行为发生的过程
２重新描述过去曾经发生过的类似行为以及采取的相应措施
３声明如果再次出现违纪行为将会受到严厉处分
４明确责令员工改正错误的期限（对留职察看者而言，期限一般是９０天）
Ｃ再次，解雇该名员工。在要求员工改正自己错误行为和举止的努力不断遭到失败以后，解雇是可以采取的必要措施。这种方法最初可适用于更为严重的不当举止或是违反工作规定的行为。部门主管以及其他管理人员应该向人事主管或者主管助理就事件本身的情况提供正规的文件报告，以便与他们一同商讨并做出决定。当一个员工被解雇时，还应当向他支付最后一笔终止工资。
如果员工平时的工作表现就很差，那么也可以将其解雇，诸如工作质量极差、工作效率低下以及工作过于拖沓都会成为解雇充分而正当的理由。假如员工认为解雇的处分过于严厉，他可以拥有辩解的权利，可以通过医院规定的有关程序来表示异议，提出申诉意见。
在新员工试用期内或者是留职察看期内，一旦发现员工有违反工作规定或行为举止不当的行为，可以立即解雇该名员工。
D停职。除此之外还可以对员工进行停职处分。这既可以作为其他处分的替代措施，也可以作为其他处分的前置措施。基层主管可以将此种停职并停发薪水（最长的期限是五个工作日）的处分方法作为一种临时性的权宜之计。停职可以填补草率对员工做出处分与员工出现问题而管理层毫无反应之间的空白。停职期限仅限于医院方面开始着手解决该员工出现的违规事件以前以及该员工有机会对所面对的职责进行辩解之前。如果该员工在违规事件中面对的指责被最终否定，那么员工有权利立即恢复正常工作，并领回停职期间停发的薪水。但是假如该员工被指责的行为被证实，停职的处分将会维持不变，医院方面将会采取包括解雇在内的其他纪律处分措施。
Ⅲ处罚措施补充表。任何一个
